Indice vistato dal cancelliere: prova regina del deposito

Una società si è vista respingere una richiesta di risarcimento perché, secondo i giudici di merito, non aveva depositato il contratto. La Cassazione ha ribaltato la decisione, stabilendo che l’indice vistato dal cancelliere è la prova definitiva dell’avvenuto deposito. La Corte ha chiarito che tale attestazione prevale sull’esame fisico del fascicolo e può essere contestata solo con querela di falso, affermando un principio fondamentale a tutela della parte che ha correttamente depositato gli atti.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 5 ottobre 2025 in Diritto Commerciale, Giurisprudenza Civile, Procedura Civile

Indice Vistato dal Cancelliere: La Prova Definitiva del Deposito Atti

Nel contesto di un processo civile, la corretta produzione dei documenti è un passaggio cruciale per far valere le proprie ragioni. Ma cosa succede se un documento, che si è certi di aver depositato, non si trova più nel fascicolo di causa? Una recente ordinanza della Corte di Cassazione fa luce sul valore probatorio dell’indice vistato dal cancelliere, stabilendo un principio fondamentale per la tutela delle parti processuali. L’ordinanza chiarisce che questo documento è la prova regina dell’avvenuto deposito, prevalendo su qualsiasi ispezione fisica del fascicolo.

I Fatti di Causa: Un Contratto Conteso e un Documento “Smarrito”

Una società fornitrice di servizi di lavanderia conveniva in giudizio un ente ospedaliero per ottenere il pagamento di maggiori compensi relativi a un appalto. La società sosteneva che l’ente non avesse comunicato correttamente il numero di posti letto, parametro su cui si basava il calcolo del corrispettivo.
Il Tribunale, in primo grado, respingeva la domanda. La motivazione? La società non aveva depositato né la delibera di aggiudicazione dell’appalto né il contratto, documenti essenziali per provare l’esistenza e il contenuto del rapporto.
La società proponeva appello, sostenendo di aver ritualmente depositato la delibera di aggiudicazione, come risultava dall’indice degli atti vistato e firmato dal cancelliere. Chiedeva quindi di essere autorizzata a depositare nuovamente il documento, da considerarsi smarrito.

La Decisione della Corte d’Appello: L’Esame della “Carta Gommata”

La Corte d’Appello confermava la decisione di primo grado, respingendo l’impugnazione. I giudici d’appello si basavano su una minuziosa descrizione fisica del fascicolo di parte fatta dal primo giudice, il quale aveva osservato che la rilegatura del fascicolo era “accurata e solida” e non presentava segni di manomissione. Da ciò, la Corte deduceva che il documento non fosse mai stato inserito nel fascicolo, e che quello indicato nell’indice fosse in realtà una semplice nota di trasmissione. Di conseguenza, la richiesta di ridepositare l’atto in appello veniva respinta, in quanto considerata produzione di un documento nuovo, inammissibile in quella fase.

Le Motivazioni della Cassazione: Il Valore Legale dell’Indice Vistato dal Cancelliere

La Corte di Cassazione ha accolto il ricorso della società, cassando la sentenza d’appello e delineando un principio di diritto di fondamentale importanza. Secondo i giudici supremi, i giudici di merito hanno commesso un grave errore nel valutare la prova del deposito.
Il modo corretto per stabilire il contenuto originario di un fascicolo di parte non è esaminare “l’integrità della carta gommata”, bensì fare affidamento esclusivo sull’indice vistato dal cancelliere. Ai sensi dell’art. 74 delle disposizioni di attuazione del codice di procedura civile (nel testo applicabile all’epoca), la sottoscrizione dell’indice da parte del cancelliere ha valore di certificazione. Essa attesta ufficialmente la presenza nel fascicolo dei documenti elencati.
Questa certificazione ha la natura di un atto pubblico e, come tale, può essere contestata solo attraverso il procedimento speciale della querela di falso. Non è sufficiente una semplice ispezione materiale del fascicolo per superarne il valore probatorio.
Se l’indice attesta il deposito di un documento e questo non viene poi ritrovato, l’unica deduzione logica è che il documento sia stato smarrito, non che non sia mai stato depositato. Di conseguenza, la Corte d’Appello ha errato nel ritenere “ragionevole” che il documento non fosse mai stato depositato e, soprattutto, ha sbagliato a non consentire il nuovo deposito in secondo grado.

Le Conclusioni: Implicazioni Pratiche per Avvocati e Parti in Causa

La decisione della Cassazione riafferma la centralità e l’affidabilità degli atti formali compiuti dalle cancellerie giudiziarie. Per chi opera nel mondo del diritto, questa ordinanza offre una garanzia fondamentale: la diligenza nel predisporre e depositare un fascicolo completo, attestata dalla firma del cancelliere, non può essere vanificata da eventi successivi come lo smarrimento di un atto. L’indice vistato dal cancelliere costituisce una fortezza probatoria a tutela della parte, assicurando che il diritto di difesa possa essere esercitato pienamente sulla base degli atti ritualmente e tempestivamente introdotti nel processo.

Come si prova di aver depositato un documento in un fascicolo processuale cartaceo?
La prova definitiva dell’avvenuto deposito è fornita dall’indice degli atti e dei documenti, firmato e timbrato dal cancelliere. La sua sottoscrizione certifica ufficialmente la presenza dei documenti elencati.

L’esame fisico dello stato del fascicolo può smentire quanto attestato nell’indice del cancelliere?
No. La Corte di Cassazione ha stabilito che la certificazione del cancelliere sull’indice ha un valore probatorio superiore rispetto a una valutazione basata sull’integrità fisica del fascicolo (es. la rilegatura). L’attestazione del cancelliere può essere contestata solo con lo strumento specifico della querela di falso.

Cosa accade se un documento, che risulta depositato dall’indice, non si trova più nel fascicolo?
In tal caso, il documento deve essere considerato smarrito, non come mai depositato. Di conseguenza, la parte deve avere la possibilità di produrlo nuovamente, anche in appello, per sopperire allo smarrimento non imputabile alla sua volontà.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 1 Num. 23059 Anno 2025

Civile Ord. Sez. 1 Num. 23059 Anno 2025

Presidente: COGNOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 11/08/2025

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 37097/2019 R.G. proposto da :

RAGIONE_SOCIALE già RAGIONE_SOCIALE in persona del legale rappresentante pro tempore elettivamente domiciliato in ROMA INDIRIZZO presso lo studio dell’avvocato COGNOME (CODICE_FISCALE che lo rappresenta e difende -ricorrente-

contro

AZIENDA OSPEDALIERA COMPLESSO OSPEDALIERO COGNOME ADDOLORATA DI ROMA, elettivamente domiciliato in ROMA INDIRIZZO presso lo studio dell’avv. NOME (CODICE_FISCALE che lo rappresenta e difende

-controricorrente-

avverso la SENTENZA di CORTE D’APPELLO di ROMA n. 4664/2019 depositata il 09/07/2019.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 14/05/2025 dal Consigliere COGNOME

FATTI DI CAUSA

La società RAGIONE_SOCIALE ha convenuto in giudizio l’Azienda ospedaliera San INDIRIZZO di Roma, deducendo che con verbale di aggiudicazione del 23 marzo 2006 aveva ottenuto l’appalto del servizio lavanderia per l’ospedale, e chiedendo la condanna a maggiori compensi per gli anni 2009 e 2010. La società ha dedotto che in contratto era previsto un certo costo unitario per il numero dei posti letto e che l’azienda negli anni 2009 -2010 non aveva correttamente comunicato il numero dei posti letto; ha chiesto pertanto un accertamento tramite consulenza tecnica d’ufficio.
Il Tribunale ha respinto la domanda, sul rilievo che la società non aveva depositato né la delibera di aggiudicazione né il contratto. La società ha proposto appello, assumendo che in primo grado aveva depositato la delibera di aggiudicazione, come si poteva evincere dall’indice del fascicolo (doc. 2), ed in ogni caso la depositava nuovamente, allegando che sulla base di questa delibera e dei documenti in atti risultava già provata l’esistenza e il contenuto del contratto.

La Corte d’appello ha respinto l’impugnazione, rilevando che il primo giudice aveva operato una puntuale e meticolosa descrizione del fascicolo di parte del primo grado dell’appellante (pag. 7/8 sentenza primo grado), e ha quindi ritenuto che il documento sub 2 non fosse la delibera di aggiudicazione, ma una mera nota di trasmissione; che di conseguenza non si poteva dare ingresso alla delibera di aggiudicazione nuovamente depositata in appello, in quanto documento nuovo, e quindi non poteva ritenersi provato il rapporto contrattuale, non applicandosi il principio di non contestazione ai rapporti, come quello di specie, in cui è richiesta la forma scritta ad substantiam
Avverso la predetta sentenza ha proposto ricorso per cassazione la società, affidandosi a due motivi. Si è costituita con contro-

ricorso l’Azienda ospedaliera. Sono state depositate memorie da entrambe le parti.

MOTIVI DELLA DECISIONE

1. -Con il primo motivo del ricorso la parte lamenta la nullità del procedimento e della sentenza per avere considerato quale documento nuovo un documento ritualmente prodotto in primo grado e certificato nell’indice vistato dal cancelliere ai sensi degli artt. 74 e 77 delle disposizioni di attuazione c.p.c., nonché ai sensi dell’art. 169 c.p.c. La parte deduce che la certificazione dei documenti prodotti dalla parte è compito del cancelliere (art. 74 disp. att. c.p.c.) e che nella specie il cancelliere aveva vistato l’indice del fascicolo di parte di primo grado, nel quale risultava prodotto come documento 2 la delibera di aggiudicazione; che alla prima udienza utile dopo l’ordinanza del Tribunale di Roma, con la quale si rilevava la mancata produzione di detto documento, la parte aveva opposto che il documento era stato ritualmente prodotto, come dimostrava l’indice, e doveva quindi ritenersi smarrito, e pertanto chiedeva che se ne disponessero le ricerche ovvero di essere autorizzata al nuovo deposito dello stesso; che pertanto ha errato il Tribunale a ritenere il documento come non prodotto e ha errato la Corte d’appello a fare propria la motivazione del Tribunale e non ammettere il rinnovato deposito del documento stesso.
2. -Con il secondo motivo del ricorso si lamenta ai sensi dello art. 360 n. 3 c.p.c. la violazione e falsa interpretazione degli artt. 16 e 17 del R. D. n. 2440 del 1923 e degli artt. 1336 -1350 c.c. in relazione alla prova scritta del contratto. La ricorrente deduce che in atti vi era la tabella dalla quale risultavano i prezzi unitari e che la delibera di aggiudicazione era sufficiente a integrare la forma scritta del contratto intercorso tra le parti. Infatti, detta delibera conteneva anche l’impegno di spesa, oltre che i prezzi unitari, e
quindi unitamente agli altri documenti in atti era sufficiente a provare l’esistenza del contratto e il suo contenuto.

-I motivi possono esaminarsi congiuntamente e sono fondati nei limiti di cui appresso si dirà.

3.1. -Da quanto esposto in atti, e in particolare dal controricorso (pag. 5), risulta che il giudice di primo grado, con motivazione che è stata richiamata dalla Corte d’appello, ha escluso che la delibera di aggiudicazione fosse stata depositata non già in base alla certificazione del cancelliere, ma esaminando i documenti che erano presenti in detto fascicolo (allora cartaceo) al momento della decisione e la struttura stessa del fascicolo di parte, e in particolare rilevando che la documentazione della società era « assicurata alla sua cartellina in cartoncino da spille e carta gommata presente tra un documento e l’altro; tra l’ultimo foglio del documento 1 e il primo del documento (2) era presente un’unica striscia di carta gommata » Da ciò il giudice ha tratto la conclusione che sin dall’origine il doc. 2 era composto così come si presentava al momento della decisone -trattandosi di una confezione accurata e solida che non avrebbe potuto essere violata -e cioè da una semplice nota di trasmissione e non anche dal verbale di aggiudicazione. Questa argomentazione è stata condivisa dal giudice d’appello, in quanto « fondata su una puntuale e meticolosa descrizione del fascicolo di primo grado dell’appellante (che la Corte fa propria e a cui rinvia v. sentenza appellata pagg 7 -8)».
3.2. -Entrambi i giudici di merito cadono in errore, perché non è così che si stabilisce qual è il contenuto originario del fascicolo di parte, che è attestato – nel caso di fascicolo cartaceo – dall’indice vistato dal cancelliere, secondo quanto dispone l’art. 74 disp. att. c.p.c., nel testo ratione temporis vigente, e non dalla integrità della carta gommata che unisce i documenti. L’art. 74 disp. att. c.p.c., imponendo al cancelliere di controllare la regolarità degli atti

e documenti prima di firmare l’indice, riserva(va) solo al cancelliere il potere di certificare, con la sua sottoscrizione, la effettiva presenza nel fascicolo di parte dei documenti elencati nell’indice, e la predetta sottoscrizione ha valore di certificazione della effettiva presenza nel fascicolo di parte dei documenti indicati nell’indice e può essere contestata solo con la proposizione della querela di falso (Cass. n. 27313 del 29/10/2018; Cass. n. 5893 del 23/02/2022). Non così invece, nella disciplina del deposito telematico, ove non trovano applicazione queste regole, segnatamente in tema di attestazione da parte del cancelliere della regolarità degli atti e dei documenti inseriti nel fascicolo di parte, atteso che la modalità telematica rende il deposito di un atto o di un documento irreversibile (Cass. SU n. 28403/2023; Cass. n. 5420/2024). Ed invero l’art 74 disp. att. c.p.c. è stato modificato dal D.lgs. 164/2024, qui però non applicabile.
4. -Nel caso di specie, la parte allega e documenta che vi era l’indice firmato dal cancelliere, nel quale il documento 2 era indicato come «copia deliberazione n. 338/DG del 23.3.2006», elemento di cui la Corte d’appello non ha tenuto conto, di conseguenza errando a non ritenere il documento smarrito, unica deduzione logica consentita se il documento non è rinvenuto al momento della decisione qualora il cancelliere ne abbia invece attestato la presenza inziale, essendovi peraltro una specifica deduzione della controparte in merito e uno specifico motivo di appello, con il quale si chiedeva alla Corte distrettuale di considerare che il deposito constava dallo indice. La Corte d’appello ha invece ritenuto ‘ragionevole’ che il documento non fosse stato mai depositato sol perché la confezione del fascicolo era solida e inviolata, e ha quindi errato a non consentire un nuovo deposito del suddetto documento. Il deposito in appello del verbale di aggiudicazione avrebbe quindi dovuto essere ammesso e valutato tenendo conto del principio enunciato da que-
sta Corte secondo il quale in tema di appalti pubblici, nel regime anteriore al d.lgs. n. 163 del 12.4.2006 (il verbale di aggiudicazione in questo caso è del 23.3.2006) in ambito di contratti stipulati dalla P.A. con il sistema dell’asta pubblica o della licitazione privata, il processo verbale di aggiudicazione definitiva equivale per ogni effetto legale al contratto, con forza immediatamente vincolante anche per l’Amministrazione appaltante, da un lato, perché l’art. 16 del r.d. n. 2440 del 1923 non è stato abrogato dalla l. n. 109 del 1994, rispetto alla quale non presenta profili di incompatibilità, dall’altro lato, perché il d.P .R. n. 554 del 1999, recante il regolamento di attuazione della l. n. 109 cit., non possiede efficacia precettiva derogatoria del summenzionato art. 16 (Cass. n. 9499 del 06/04/2023; v. anche Cass. n. 29798 del 12/12/2017, secondo la quale l’art. 16, comma 4, r.d. n. 2440 del 1923, nell’attribuire al verbale di aggiudicazione definitiva, formato a seguito di incanto pubblico o licitazione privata, un’efficacia equivalente a quella del contratto, non detta una norma imperativa, restando nella facoltà discrezionale della P.A. rinviare ad un momento successivo l’instaurazione del vincolo negoziale).
Deve qui rimarcarsi che per i contratti della P.A. è necessaria la forma scritta ad substantiam e non può applicarsi il principio di non contestazione, ma che per la valida stipulazione dei contratti della P.A., anche diversi da quelli conclusi a trattativa privata con ditte commerciali, il requisito della forma scritta non richiede necessariamente la redazione di un unico documento, sottoscritto contestualmente dalle parti, poiché l’art. 17 del R.D. n. 2440 del 1923 contempla ulteriori ipotesi in cui il vincolo contrattuale si forma mediante l’incontro di dichiarazioni scritte, manifestate separatamente, che per l’Amministrazione possono assumere anche la forma dell’atto amministrativo (Cass. Sez. U, n. n. 9775 del 25/03/ 2022).
Ne consegue, in accoglimento per quanto di ragione del ricorso, la cassazione della sentenza impugnata e il rinvio alla Corte d’appello di Roma in diversa composizione per un nuovo esame e per la liquidazione delle spese anche del giudizio di legittimità.

P.Q.M.

accoglie il ricorso, cassa la sentenza impugnata e rinvia per un nuovo esame alla Corte di appello di Roma in diversa composizione, cui demanda di provvedere anche sulle spese del giudizio di legittimità.

Così deciso in Roma, il 14/05/2025.

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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