Rimborso delle spese: quando è negato al collaboratore

La Corte di Cassazione ha dichiarato inammissibile il ricorso di un collaboratore che richiedeva a un’organizzazione sindacale il rimborso delle spese per trasferte, ricariche telefoniche e materiali. La decisione conferma che, senza una preventiva autorizzazione scritta per le spese fuori territorio e prove documentali adeguate (come scontrini fiscali dettagliati), il diritto al rimborso non sussiste. La Corte ha inoltre chiarito che i regolamenti interni dell’ente non costituiscono norme di diritto appellabili in Cassazione.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

Prenota un appuntamento

Per una consulenza legale o per valutare una possibile strategia difensiva prenota un appuntamento.

La consultazione può avvenire in studio a Milano, Pesaro, Benevento, oppure in videoconferenza.

PRENOTA

02.37901052

8:00 – 20:00
(Lun - Sab)

Pubblicato il 20 dicembre 2025 in Diritto del Lavoro, Giurisprudenza Civile, Procedura Civile

Rimborso delle Spese: la Cassazione Stabilisce i Limiti per i Collaboratori

Il tema del rimborso delle spese sostenute da collaboratori e dipendenti è una fonte costante di contenzioso. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione ha ribadito alcuni principi fondamentali, chiarendo le condizioni necessarie affinché un collaboratore possa legittimamente pretendere il rimborso dei costi affrontati nell’ambito del proprio incarico. La decisione sottolinea l’importanza della prova documentale e delle autorizzazioni preventive, elementi cruciali per evitare spiacevoli sorprese.

I Fatti del Caso

Un collaboratore, segretario di una struttura locale di un’organizzazione sindacale, aveva citato in giudizio l’organizzazione stessa per ottenere il rimborso di una serie di spese che sosteneva di aver affrontato nel suo interesse. La richiesta, per un importo complessivo di oltre mille euro, includeva costi per spostamenti in auto, una visita a Matera, ricariche telefoniche, acquisto di materiali e consulenze legali. Sia il Tribunale in primo grado che la Corte d’Appello avevano rigettato la domanda, spingendo il collaboratore a presentare ricorso in Cassazione.

La Decisione della Corte d’Appello

La Corte territoriale aveva già delineato con precisione i motivi del rigetto, che sono stati poi il fondamento della decisione finale. Nello specifico, i giudici d’appello avevano stabilito che:

* Spostamenti chilometrici: Quelli effettuati all’interno del territorio di competenza della struttura locale non erano rimborsabili per prassi consolidata, mentre per quelli fuori territorio era necessaria un’autorizzazione scritta, che nel caso specifico mancava.
* Spese telefoniche: Per ottenere il rimborso delle ricariche, sarebbe stato necessario presentare uno scontrino fiscale da cui si potesse evincere il numero di cellulare, al fine di collegare la spesa all’attività svolta per l’organizzazione. Tali scontrini non erano stati prodotti.
* Forniture e materiali: La prova testimoniale aveva dimostrato che i materiali venivano forniti direttamente dalla sede centrale, rendendo non necessarie anticipazioni di spesa da parte del collaboratore.
* Viaggio a Matera: Le testimonianze avevano chiarito che si trattava di un viaggio ricreativo organizzato per gli iscritti, con costi a carico dei partecipanti, e non di una trasferta lavorativa.
* Consulenza legale: Le spese legali erano state sostenute nell’esclusivo interesse del collaboratore per promuovere le sue stesse rivendicazioni contro l’organizzazione e non potevano quindi essere rimborsate.

Il Rimborso delle Spese Secondo la Cassazione

La Corte di Cassazione ha dichiarato il ricorso del collaboratore inammissibile per diverse ragioni procedurali e di merito. In primo luogo, ha rilevato l’esistenza della cosiddetta “doppia conforme”, ovvero due sentenze di merito (Tribunale e Corte d’Appello) che erano giunte alla medesima conclusione, limitando così la possibilità di contestare la ricostruzione dei fatti. Inoltre, i motivi del ricorso sono stati giudicati troppo generici.

Le Motivazioni

Nel merito, la Corte ha fornito chiarimenti essenziali. I giudici hanno stabilito che i regolamenti interni di un’associazione (in questo caso il regolamento amministrativo e quello del personale) non sono “norme di diritto” la cui violazione può essere denunciata in Cassazione. Si tratta, infatti, di atti di natura negoziale, espressione dell’autonomia privata dell’ente, che stabiliscono regole vincolanti per gli iscritti ma che non assurgono al rango di legge. Pertanto, una loro presunta violazione non può essere motivo di ricorso per cassazione.

La Corte ha inoltre ribadito che non rientra tra i suoi compiti riesaminare le prove testimoniali o documentali, attività riservata ai giudici di merito. La richiesta del ricorrente di una diversa valutazione delle testimonianze è stata quindi ritenuta inammissibile. Infine, è stata confermata l’inapplicabilità dello Statuto dei Lavoratori (in particolare l’art. 7 sul potere disciplinare) a un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa, che non costituisce un rapporto di lavoro subordinato.

Le Conclusioni

Questa ordinanza offre spunti pratici di grande rilevanza. Per chi opera in regime di collaborazione, emerge la necessità assoluta di ottenere autorizzazioni scritte e preventive per tutte le spese che esulano dall’ordinaria amministrazione, specialmente per le trasferte. È altrettanto fondamentale conservare una documentazione probatoria ineccepibile e dettagliata, come scontrini fiscali parlanti, che colleghino in modo inequivocabile la spesa all’attività lavorativa. Per le organizzazioni, la decisione conferma che prassi interne e regolamenti, seppur vincolanti, devono essere gestiti e applicati con chiarezza, ma non possono essere equiparati a norme di legge in un contenzioso di legittimità.

Un collaboratore ha sempre diritto al rimborso delle spese di viaggio?
No. Secondo la sentenza, il diritto al rimborso dipende da quanto previsto dai regolamenti interni e dalle prassi. Per gli spostamenti fuori dal territorio abituale di lavoro, è necessaria una preventiva autorizzazione scritta. In assenza di questa, la richiesta di rimborso può essere legittimamente respinta.

Che tipo di prova è necessaria per ottenere il rimborso delle spese?
È necessaria una prova documentale specifica e inequivocabile. Ad esempio, per le spese telefoniche, non basta una ricevuta generica, ma serve uno scontrino fiscale da cui risulti il numero di telefono ricaricato per poterlo associare all’attività svolta per l’ente. La semplice affermazione di aver sostenuto un costo non è sufficiente.

I regolamenti interni di un’associazione sono considerati come leggi dello Stato?
No. La Corte di Cassazione ha chiarito che i regolamenti interni di un’associazione hanno natura negoziale e non normativa. Sono espressione dell’autonomia privata dell’ente e, pur essendo vincolanti per gli iscritti, non costituiscono ‘norme di diritto’ la cui violazione possa essere motivo di un ricorso per cassazione.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. L Num. 25861 Anno 2024

Civile Ord. Sez. L Num. 25861 Anno 2024

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 27/09/2024

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 23418/2019 r.g., proposto da

COGNOME NOME , elett. dom.to in presso la Cancelleria di questa Corte, rappresentato e difeso dall’AVV_NOTAIO.

ricorrente

contro

RAGIONE_SOCIALE , in persona del legale rappresentante pro tempore , elett. dom.to in presso la Cancelleria di questa Corte, rappresentato e difeso dall’AVV_NOTAIO.

contro

ricorrente

avverso la sentenza della Corte d’Appello di L’Aquila n. 25/2019 pubblicata in data 17/01/2019, n.r.g. 126/2018.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del giorno 19/06/2024 dal AVV_NOTAIO NOME AVV_NOTAIO.

RILEVATO CHE

1.- COGNOME NOME aveva intrattenuto con RAGIONE_SOCIALE un rapporto di collaborazione coordinata e continuativa nell’ambito della struttura RAGIONE_SOCIALE, di cui era segretario.

Esponeva di aver diritto al rimborso di tutte le spese sostenute durante il rapporto nell’interesse della RAGIONE_SOCIALE, relative in particolare agli

OGGETTO:

collaborazione coordinata e continuativa – rimborso delle spese – condizioni

spostamenti da lui effettuati nell’ambito del territorio, alla visita a Matera, a titolo di ricariche telefoniche ed acquisto di materiali nonché di quelle sostenute per consulenza legale, per il complessivo importo di euro 1.154,60, di cui chiedeva la condanna di RAGIONE_SOCIALE.

2.Costituitosi il contraddittorio, espletata l’istruttoria, il Tribunale di RAGIONE_SOCIALE rigettava la domanda.

3.Con la sentenza indicata in epigrafe la Corte d’Appello rigettava il gravame interposto dal COGNOME.

Per quanto ancora rileva in questa sede, a sostegno della sua decisione la Corte territoriale affermava:

con riguardo ai rimborsi chilometrici, gli spostamenti eseguiti nel territorio della RAGIONE_SOCIALE di appartenenza non sono rimborsabili, in quanto non è previsto il rimborso; per gli spostamenti eseguiti fuori da quel territorio, sarebbe stata necessaria la previa autorizzazione scritta, nella specie mancata;

in tal senso sono sia gli artt. 37 regolamento amministrativo, 60 regolamento del personale quanto alle missioni e 59 quanto ai trasferimenti casa-lavoro, sia le numerose testimonianze, che hanno altresì confermato l’esistenza di una prassi nel senso di non rimborsare le spese sostenute per gli spostamenti nel territorio della RAGIONE_SOCIALE di appartenenza;

quanto alle spese telefoniche, come esattamente ritenuto dal Tribunale sarebbe stato necessario uno scontrino fiscale, da cui risultasse il numero di cellulare oggetto della ricarica, al fine di verificarne la riferibilità all’associazione; tali scontrini sono mancati;

neppure sono rimborsabili le asserite spese per forniture di beni e materiali, dal momento che dalla prova testimoniale è emerso che non vi era necessità di anticipare la spesa, dal momento che beni e materiali venivano forniti dalla sede centrale;

quanto alla spesa per la visita della città di Matera, dalle deposizioni testimoniali è emerso che era un viaggio di piacere con finalità ricreativa, organizzato dalla RAGIONE_SOCIALE in favore dei propri iscritti, ma con accollo delle spese di gita a carico dei partecipanti;

quanto infine alle spese per la consulenza professionale, si è trattato di un incarico che l’appellante ha conferito nel suo esclusivo interesse, al fine di promuovere rivendicazioni nei confronti dell’organizzazione; in senso contrario non può essere invocato l’art. 5 dello statuto, che si limita a riconoscere agli iscritti la piena tutela e l’opposizione avverso atti e fatti violativi dei principi statutari, ma non garantisce il rimborso delle spese sostenute dall’iscritto addirittura contro l’organizzazione di appartenenza;
le denunziequerele sporte dall’appellante nei confronti dei vari testimoni escussi in primo grado non possono avere alcun rilievo, sicché è superflua l’ulteriore attività istruttoria richiesta dall’appellante.

4.- Avverso tale sentenza COGNOME NOME ha proposto ricorso per cassazione, affidato a due motivi.

5.- RAGIONE_SOCIALE ha resistito con controricorso.

6.- Il Collegio si è riservata la motivazione nei termini di legge.

CONSIDERATO CHE

1.- Con il primo motivo, senza indicarne la sussunzione in uno di quelli a critica vincolata imposti dall’art. 360, co. 1, c.p.c. , il ricorrente lamenta ‘omessa, insufficiente e contraddittoria motivazione su punti decisivi della controversia’, nonché ‘violazione ed errata applicazione di norme di diritto’.

Il motivo è inammissibile per plurime ragioni.

In primo luogo è precluso il vizio di motivazione su fatto decisivo in conseguenza della c.d. doppia conforme (art. 360, penult. co., c.p.c.).

In secondo luogo la censura di ‘insufficiente e contraddittoria’ motivazione è oramai inammissibile, in quanto espunta dal motivo a critica vincolata di cui all’art. 360, co. 1, n. 5), c.p.c.

Per effetto della nuova formulazione dell’art. 360, co. 1, n. 5, c.p.c., come introdotta dal d.l. n. 83/2012, convertito, con modificazioni, dalla I. n. 134/2012, oggetto del vizio di cui alla citata norma è oggi esclusivamente l’omesso esame circa un «fatto decisivo per il giudizio, che è stato oggetto di discussione tra le parti». Come si è già detto, tale vizio risulta nel caso di specie precluso dalla c.d. doppia conforme.

Ancora, la censura di violazione di norme di diritto è del tutto generica, in

quanto non sono indicate le norme asseritamente violate.

Peraltro, non sono ‘norme di diritto’ il regolamento amministrativo e quello del personale della controricorrente, di cui il ricorrente ha denunziato la violazione. Si tratta infatti di atti che hanno natura meramente negoziale e non normativa, espressione di autonomia privata propria dell’ente associativo, con cui vengono dettate regole per il proprio funzionamento negozialmente vincolante per gli iscritti.

Infine la censura di errata valutazione delle deposizioni testimoniali è inammissibile, perché sollecita a questa Corte una diversa valutazione di quelle risultanze istruttorie, attività interdetta in sede di legittimità.

2.- Con il secondo motivo, senza indicarne la sussunzione in uno di quelli a critica vincolata imposti dall’art. 360, co. 1, c.p.c. il ricorrente lamenta ‘violazione e/o falsa applicazione’ degli artt. 37 e 39 del regolamento amministrativo, 59 e 60 del regolamento del personale, 88 c.p.c. nonché dell’art. 7 dello Statuto dei lavoratori.

Il motivo è inammissibile sia per il difetto della natura normativa del regolamento amministrativo e del regolamento del personale, come sopra detto, sia per l’inapplicabilità dell’art. 7 della legge n. 300/1970 (riguardante il potere disciplinare) ai rapporti di collaborazione coordinata e continuativa, che non sono rapporti di lavoro subordinato.

P.Q.M.

La Corte dichiara inammissibile il ricorso; condanna il ricorrente a rimborsare alla controricorrente le spese del presente giudizio di legittimità, che liquida in euro 2.000,00, oltre euro 200,00 per esborsi, oltre rimborso forfettario delle spese generali e accessori di legge.

Dà atto che sussistono i presupposti processuali per il versamento, da parte del ricorrente, dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato, ai sensi dell’art. 13, co. 1 quater, d.P.R. n. 115/2002 pari a quello per il ricorso a norma dell’art. 13, co. 1 bis, d.P.R. cit., se dovuto.

Così deciso in Roma, nella camera di consiglio della sezione lavoro, in

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

Desideri approfondire l'argomento ed avere una consulenza legale?

Prenota un appuntamento. La consultazione può avvenire in studio a Milano, Pesaro, Benevento, oppure in videoconferenza / conference call e si svolge in tre fasi.

Prima dell'appuntamento: analisi del caso prospettato. Si tratta della fase più delicata, perché dalla esatta comprensione del caso sottoposto dipendono il corretto inquadramento giuridico dello stesso, la ricerca del materiale e la soluzione finale.

Durante l’appuntamento: disponibilità all’ascolto e capacità a tenere distinti i dati essenziali del caso dalle componenti psicologiche ed emozionali.

Al termine dell’appuntamento: ti verranno forniti gli elementi di valutazione necessari e i suggerimenti opportuni al fine di porre in essere azioni consapevoli a seguito di un apprezzamento riflessivo di rischi e vantaggi. Il contenuto della prestazione di consulenza stragiudiziale comprende, difatti, il preciso dovere di informare compiutamente il cliente di ogni rischio di causa. A detto obbligo di informazione, si accompagnano specifici doveri di dissuasione e di sollecitazione.

Il costo della consulenza legale è di € 150,00.