Protocollo informatico: prova legale della ricezione

La Corte di Cassazione stabilisce che il protocollo informatico di una pubblica amministrazione costituisce atto pubblico e fa piena prova della data di ricezione di un documento. Questa prova non può essere invalidata dalla semplice assenza della firma del funzionario sul timbro di ricezione. La sentenza chiarisce che per contestare la data registrata è necessario avviare una querela di falso. Il caso riguardava una sanzione per omessa dichiarazione di denaro contante, che il cittadino riteneva estinta per superamento del termine di 180 giorni, contestando la data di ricezione degli atti da parte del Ministero. La Suprema Corte ha accolto il ricorso del Ministero, affermando il valore legale del protocollo informatico.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 16 settembre 2025 in Diritto Civile, Giurisprudenza Civile, Procedura Civile

Protocollo Informatico: la Cassazione ne sancisce il Pieno Valore Probatorio

Una recente sentenza della Corte di Cassazione, la n. 2068/2025, ha ribadito un principio fondamentale per i rapporti tra cittadini e Pubblica Amministrazione: il valore legale del protocollo informatico. Questo strumento, ormai centrale nell’operatività degli uffici pubblici, costituisce prova piena della data di ricezione di un atto, una certezza che non può essere messa in discussione dalla semplice assenza di una firma su un timbro. Analizziamo insieme questa importante decisione.

I Fatti di Causa: una Sanzione Contestata

Il caso trae origine da una sanzione amministrativa di oltre 200.000 euro, irrogata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze a un cittadino per aver omesso di dichiarare trasferimenti di denaro contante attraverso la frontiera. Il cittadino si opponeva alla sanzione sostenendo che fosse illegittima perché il decreto ministeriale era stato emesso oltre il termine perentorio di 180 giorni dalla ricezione degli atti da parte del Ministero.

La questione cruciale era, quindi, stabilire con certezza la data in cui il Ministero aveva ricevuto la documentazione dall’Ufficio Italiano dei Cambi (U.I.C.).

La Corte d’Appello, in un primo momento, aveva dato ragione al cittadino. I giudici avevano ritenuto che la documentazione prodotta dal Ministero – una copia del protocollo estratta dagli archivi e una copia della nota dell’U.I.C. – non fosse sufficiente a provare la data di ricezione, in quanto il timbro apposto sul documento era privo della sottoscrizione del funzionario ricevente. Secondo la Corte territoriale, questa mancanza rendeva la prova incerta.

La Prova Legale del Protocollo Informatico nella Decisione della Cassazione

La Corte di Cassazione ha completamente ribaltato la decisione di secondo grado, accogliendo il ricorso del Ministero. Gli Ermellini hanno chiarito che il registro di protocollo di un ufficio pubblico, sia esso cartaceo o informatico, costituisce un atto pubblico di rilevanza esterna.

In quanto tale, fa piena prova (fino a querela di falso) della data dell’annotazione e della successione cronologica delle ricezioni e spedizioni. Di conseguenza, è possibile desumere con certezza l’esistenza di un documento ricevuto a una determinata data. Questo principio, già consolidato in passato, viene esteso pienamente anche al protocollo informatico del Ministero dell’Economia e delle Finanze.

La Suprema Corte ha affermato che la Corte d’Appello ha commesso un error in procedendo nel negare rilevanza probatoria alla documentazione prodotta. L’assenza della firma del funzionario sul timbro è un elemento secondario e irrilevante di fronte alla registrazione ufficiale nel sistema di protocollo.

Le Motivazioni della Sentenza

La motivazione della Cassazione si fonda sulla natura stessa del registro di protocollo. Tale registro è destinato a creare una registrazione ufficiale e incontestabile degli eventi documentali, garantendo trasparenza e certezza giuridica. Considerare il registro di protocollo come una prova debole, subordinata ad elementi formali aggiuntivi come una firma su un timbro, minerebbe la funzione stessa dello strumento.

Il sistema di protocollazione, specialmente quello informatico, è progettato per essere un marcatore temporale affidabile e non alterabile. L’unica via per contestarne la veridicità è lo specifico procedimento della querela di falso, un’azione legale complessa che mira a dimostrare la falsità materiale o ideologica di un atto pubblico. Non è sufficiente, pertanto, eccepire una mera irregolarità formale per privare il protocollo della sua efficacia probatoria.

Conclusioni

Questa sentenza ha importanti implicazioni pratiche. In primo luogo, rafforza il valore legale degli strumenti digitali adottati dalla Pubblica Amministrazione, confermando che il protocollo informatico è a tutti gli effetti un atto pubblico con piena efficacia probatoria. In secondo luogo, chiarisce l’onere della prova per i cittadini che intendono contestare la tempestività di un atto amministrativo: non basta indicare un’imperfezione formale, ma è necessario intraprendere la via della querela di falso per smentire quanto attestato dal registro di protocollo. La decisione rappresenta, quindi, un passo fondamentale verso la certezza dei rapporti giuridici nell’era della digitalizzazione amministrativa.

Quale valore legale ha il registro di protocollo di una pubblica amministrazione?
Il registro di protocollo, sia cartaceo che informatico, è considerato un atto pubblico che fa piena prova legale, fino a querela di falso, della data di annotazione e della sequenza cronologica dei documenti ricevuti e spediti.

La mancanza della firma di un funzionario su un timbro di ricezione invalida la prova della data fornita dal protocollo?
No. Secondo la Corte di Cassazione, l’assenza della firma sul timbro è irrilevante. La prova certa della data di ricezione è fornita dalla registrazione nel registro di protocollo, che prevale su elementi formali secondari.

Come può un cittadino contestare la data di ricezione registrata nel protocollo informatico di un Ministero?
Per contestare efficacemente la data attestata dal registro di protocollo, che è un atto pubblico, il cittadino deve avviare uno specifico procedimento giudiziario chiamato ‘querela di falso’, volto a dimostrare la falsità del documento.

Testo del provvedimento

Sentenza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 2068 Anno 2025

Civile Sent. Sez. 5 Num. 2068 Anno 2025

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 29/01/2025

SENTENZA

sul ricorso iscritto al n. 27456/2015 R.G. proposto da: RAGIONE_SOCIALE, in persona del Ministro pro tempore , domiciliato ex lege in Roma alla INDIRIZZO, presso l’Avvocatura AVV_NOTAIO RAGIONE_SOCIALEo Stato (CODICE_FISCALE), che lo rappresenta e difende -ricorrente- contro

NOME COGNOME, elettivamente domiciliato in Roma alla INDIRIZZO, presso lo studio RAGIONE_SOCIALE‘AVV_NOTAIO (CODICE_FISCALECODICE_FISCALECODICE_FISCALE CODICE_FISCALE lo rappresenta e difende unitamente e disgiuntamente all’AVV_NOTAIO NOME COGNOME (CODICE_FISCALE), in virtù di procura speciale a margine del controricorso

avverso la sentenza RAGIONE_SOCIALEa C orte d’appello di Trento sezione distaccata di Bolzano – n. 136/2014, depositata il 18/10/2014.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 6 marzo 2024 dal AVV_NOTAIO;

Udito il AVV_NOTAIO RAGIONE_SOCIALE in persona del AVV_NOTAIO, che, riportandosi alla memoria depositata, ha chiesto la riassegnazione ad altra sezione RAGIONE_SOCIALEa presente causa valutaria;

Udito l’AVV_NOTAIO per l’Avvocatura AVV_NOTAIO RAGIONE_SOCIALEo Stato , che ha chiesto l’accoglimento del ricorso;

FATTI DI CAUSA

NOME sigNOME COGNOME propose ricorso in opposizione, ai sensi degli artt. 22 e 22 -bis RAGIONE_SOCIALEa l. n. 689/1981, dinanzi al Tribunale di Bolzano, avverso il decreto n. 116088 del 28 maggio 2008, notificato in data 17 settembre 2008, con il quale il RAGIONE_SOCIALE –RAGIONE_SOCIALE -(di seguito RAGIONE_SOCIALE o RAGIONE_SOCIALE) gli aveva irrogato la sanzione di euro 206.875,00, per avere omesso di dichiarare all’U.I.C. il trasferimento al seguito di denaro contante in entrata ed in uscita dall’Italia, in occasione di sette viaggi transfrontalieri, in violazione RAGIONE_SOCIALE‘art. 3 del d. l. n. 167/1990, convertito, con modificazioni, in l. n. 227/1990.
Per quanto rileva in questa sede, l’opponente eccepì l’estinzione RAGIONE_SOCIALE‘obbligazione al pagamento RAGIONE_SOCIALEa somma irrogata a titolo di sanzione, ai sensi RAGIONE_SOCIALE‘art. 32, sesto comma, del d.P.R. 31 marzo 1988, n. 148, per essere stato il decreto ministeriale emesso oltre il termine perentorio previsto di 180 giorni dal momento RAGIONE_SOCIALE‘acquisizione degli atti da parte RAGIONE_SOCIALE‘U.I.C.

Il Tribunale, rigettato detto motivo, così come le ulteriori contestazioni nel merito, accolse tuttavia parzialmente l’opposizione, riducendo la sanzione irrogata ad euro 100.000,00.

Avverso detta sentenza il COGNOME propose gravame con ricorso dinanzi alla Corte d’appello di Trento sezione distaccata di Bolzanoche, con sentenza n. 136/2014, depositata il 18 ottobre 2014, non notificata, accolse l’appello, ritenendo fondato il detto mo tivo di opposizione, riproposto come motivo di appello, rilevando come, a seguito di ordinanza istruttoria con la quale era stato disposto l’ordine di esibizione in giudizio del registro di protocollo, attestante la ricezione da parte del RAGIONE_SOCIALE degli a tti trasmessi dall’U.I.C., l’RAGIONE_SOCIALE avesse prodotto copia del protocollo estratta dagli archivi centralizzati del RAGIONE_SOCIALE e la copia archiviata RAGIONE_SOCIALEa nota U.I.C. del 21 novembre 2017, documentazione inidonea, secondo il giudizio RAGIONE_SOCIALEa Corte, a fornire la prova certa RAGIONE_SOCIALEa data di ricezione, recando la nota U.I.C. timbro di ricezione privo però RAGIONE_SOCIALEa sottoscrizione del funzionario ricevente.
Avverso la sentenza RAGIONE_SOCIALEa Corte d’appello il RAGIONE_SOCIALE ricorre per cassazione in forza di quattro motivi.

La parte privata resiste con controricorso.

Avviata la causa alla trattazione in pubblica udienza, il AVV_NOTAIO RAGIONE_SOCIALE, in persona del AVV_NOTAIO, ha depositato memoria, cui si è riportato, chiedendo disporsi la riassegnazione a sezione ordinaria, non avendo la causa in oggetto natura tributaria, esulando quindi dalla competenza RAGIONE_SOCIALEa sezione specializzata tributaria che, ai sensi RAGIONE_SOCIALE‘art. 3 RAGIONE_SOCIALEa l. 31 agosto 2022, n. 130, norma avente natura procedimentale ‘è incaricata esclusivamente RAGIONE_SOCIALEa trattazion e RAGIONE_SOCIALEe controversie in materia tributaria’.
RAGIONI DELLA DECISIONE

Preliminarmente rileva il Collegio che non possono essere accolte le conclusioni del AVV_NOTAIO RAGIONE_SOCIALE, che postulano che il

riparto di affari tra la sezione tributaria RAGIONE_SOCIALEa Corte di cassazione e le altre sezioni civili RAGIONE_SOCIALEa Corte medesima si ponga in termini di questione di competenza.

1.1. Nell’assetto ordinamentale e processuale anteriore all’entrata in vigore del citato art. 3 RAGIONE_SOCIALEa l. n. 130/2022 recante Misure per la definizione del contenzioso tributario pendente presso la Corte di cassazione -secondo il quale:

« 1. Presso la Corte di cassazione è istituita una sezione civile incaricata esclusivamente RAGIONE_SOCIALEa trattazione RAGIONE_SOCIALEe controversie in materia tributaria. 2. Il primo presidente adotta provvedimenti organizzativi adeguati al fine di stabilizzare gli orientamenti di legittimità e di agevolare la rapida definizione dei procedimenti pendenti presso la Corte di cassazione in materia tributaria, favorendo l’acquisizione di una specifica competenza da parte dei magistrati assegnati alla sezione civile di cui al comma 1» – era invero affermata in maniera incontrovertibile dalla giurisprudenza RAGIONE_SOCIALEa Corte, nella sua massima espressione, con specifico riguardo alla materia tributaria, l’unitarietà RAGIONE_SOCIALEa disciplina processuale del giudizio di cassazione (cfr., in particolare, da ultimo, Cass. SU 7 aprile 2014, n. 8053, che ha ribadito, nell’ambito RAGIONE_SOCIALE‘esegesi del novellato art. 360, primo comma n. 5, c.p.c., l’indirizzo costante RAGIONE_SOCIALEa giurisprudenza RAGIONE_SOCIALEa Corte, secondo cui il giudizio di legittimità in materia tributari a, alla luce RAGIONE_SOCIALE‘art. 62 del d. lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, non ha connotazioni di specialità).
1.2. L’istituzione successiva, ex lege, di una sezione specializzata RAGIONE_SOCIALEa Corte riguardo alla trattazione RAGIONE_SOCIALEe cause in materia tributaria trova il suo antecedente storico, quantunque sul piano amministrativo, nel decreto del Primo Presidente del 19 -21 giugno 1999 -di cui condivide pur sempre quelle stesse finalità di tipo organizzativo, volte alla contrazione del contenzioso di natura tributaria che alimenta in misura preponderante l’arretrato in materia civile RAGIONE_SOCIALEa Corte, ciò che costituisce uno degli obiettivi
primari del PNRR, nell’ottica di assicurare una ragionevole durata del processo. Può dirsi, pertanto, che essa non abbia inciso sulla natura meramente tabellare di riparto interno degli affari tra la sezioni civili RAGIONE_SOCIALEa Corte; ciò, viepiù, ove si consider i che dall’esame dei lavori preparatori all’emanazione RAGIONE_SOCIALEa l. n. 130/2022 si evince come, in sede di approvazione RAGIONE_SOCIALEa riforma, siano venute meno proprio quelle norme originariamente concepite in termini di diversificazione RAGIONE_SOCIALEa disciplina processuale del giudizio civile dinanzi alla Corte di cassazione, con la previsione di rimedi ad hoc , quali il rinvio pregiudiziale o il ricorso del AVV_NOTAIO AVV_NOTAIO nell’interesse RAGIONE_SOCIALEa legge con specifico riferimento alla materia tributaria; avendo altresì trovato conferma detto approdo nella c.d. ‘riforma Cartabia’ del codice di procedura civile (d. lgs. 10 ottobre 2022, n. 149), con l’introduzione di una norma di carattere generale, l’art. 363 bis c.p.c., in tema di rinvio pregiudiziale, ritenuta significativamente applicabile dalle Sezioni Unite RAGIONE_SOCIALEa Corte anche in tema di giurisdizione con riferimento a questione sollevata dal giudice tributario (cfr. Cass. SU 13 dicembre 2023, n. 34851) e con la conferma come norma di carattere generale RAGIONE_SOCIALE‘art. 363 c.p.c., quanto al principio di diritto nell’interesse RAGIONE_SOCIALEa legge, come da ultimo sostituito dall’art. 4 del d. lgs. 2 febbraio 2006, n. 40.
1.3. Ne consegue che -seppur pacificamente la controversia in oggetto esuli dalla materia tributaria, investendo opposizione a sanzione amministrativa in tema di infrazioni valutarie, attribuita, secondo le tabelle attualmente vigenti, ad altra sezione civile RAGIONE_SOCIALEa Corte medesima -non essendone stata ivi disposta la trasmissione in sede di c.d. spoglio preliminare del ricorso, la controversia, una volta pervenuta dinanzi a questa sezione RAGIONE_SOCIALEa Co rte all’odierna udienza pubblica di discussione nel regolare contraddittorio tra le parti, debba essere decisa, nel solco dei principi già tracciati in materia dalla giurisprudenza RAGIONE_SOCIALEa Corte.
Con il primo motivo di ricorso l’RAGIONE_SOCIALE denuncia «[v]iolazione e falsa applicazione degli artt. 50 e 53, d.P.R. n. 445/2000, recante ‘ Testo unico RAGIONE_SOCIALEe disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa’, e del d.m. 14.10.2003 (in G.U. n. 249 del 25.10.2003) portante ‘ Approvazione RAGIONE_SOCIALEe linee guida per l’adozione del protocollo informatico dei procedimenti amministrativi’ e RAGIONE_SOCIALEe medesime Linee guida ad esso allegate, nonché degli artt. 2699 e 2700 c.c., in combinato disposto tra loro ed in relazione all’art. 360, comma 1, n. 3, c.p.c.».
Con il secondo motivo la ricorrente RAGIONE_SOCIALE denuncia «[n]ullità RAGIONE_SOCIALEa sentenza o del procedimento per violazione degli artt. 115 e 116 c.p.c. in combinato disposto tra loro ed in relazione all’art. 360, comma 1, n. 4, c.p.c.».

La prima RAGIONE_SOCIALEe due censure evidenzia, in primo luogo, come la Corte d’appello avrebbe potuto e dovuto decidere la controversia in relazione al documento già prodotto, in sede di costituzione, da parte RAGIONE_SOCIALE‘RAGIONE_SOCIALE, sin dal primo grado di giudizio, in allegato alla nota RAGIONE_SOCIALE‘U.I.C. del 21.11.2007, relativo al codice a barre ( barcode) apposto in sede di protocollazione da parte del RAGIONE_SOCIALE ricevente, sotto la dizione Documento NUMERO_DOCUMENTO -I RAGIONE_SOCIALE Archivio Centralizzati RAGIONE_SOCIALE NUMERO_DOCUMENTO, ove era possibile, peraltro, rilevare il timbro del RAGIONE_SOCIALE resistente (nello specifico, del RAGIONE_SOCIALE –RAGIONE_SOCIALE V), recante la data del 5.12.2007 ed il numero di protocollo NUMERO_DOCUMENTO.
Sempre nell’ambito del primo motivo e, come sviluppo consequenziale RAGIONE_SOCIALEa relativa argomentazione, nel secondo motivo, l’RAGIONE_SOCIALE ricorrente denuncia quindi la nullità RAGIONE_SOCIALEa decisione impugnata nella parte in cui ha ritenuto inidonea ad offrire la prova rigorosa RAGIONE_SOCIALEa data di ricezione da parte del RAGIONE_SOCIALE degli atti trasmessi dall’U.I.C., la documentazione prodotta dall’RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALEe RAGIONE_SOCIALE a seguito RAGIONE_SOCIALE‘ordine di esibizione «del registro di protocollo

attestante la ricezione RAGIONE_SOCIALE‘atto contestato», in ragione del fatto che la nota U.I.C. esibita recasse timbro di ricezione privo però RAGIONE_SOCIALEa sottoscrizione del funzionario ricevente.

3.1. I due motivi, tra loro strettamente connessi, possono essere trattati congiuntamente e sono fondati.

Come è noto, l’art. 32, comma 5, del d.P.R. 31 marzo 1988, n. 148, prevede che «[i]l decreto di ingiunzione al pagamento RAGIONE_SOCIALEa sanzione amministrativa pecuniaria deve essere emesso nel termine perentorio di centottanta giorni dalla ricezione degli atti da parte RAGIONE_SOCIALE‘ufficio italiano RAGIONE_SOCIALE».

3.2. Orbene, questa Corte (cfr. Cass. sez. 2, 18 aprile 2018, n. 9521, in senso conforme Cass. sez.6-2 ord. 29 luglio 2020, n. 16204), ha già avuto modo di affermare che «[l]a data ricezione da parte del RAGIONE_SOCIALE al fine RAGIONE_SOCIALEa valutazione RAGIONE_SOCIALEa tempestività del decreto è attestata dal registro di protocollo RAGIONE_SOCIALE‘Ufficio e non vi è alcuna incertezza al riguardo, perché il registro di protocollo di un pubblico ufficio, nel quale vengono annotate in ordine cronologico le corrispondenze in arrivo e in partenza, costituisce atto pubblico di rilevanza esterna e fa fede fino a querela di falso, in quanto destinato a provare la data RAGIONE_SOCIALE‘annotazione e la successione nel tempo RAGIONE_SOCIALEe ricezioni e RAGIONE_SOCIALEe spedizioni, così consentendo di desumere l’esistenza a quella data del documento ricevuto e spedito (Sez. U, sent. n. 759 del 1999).
Tale rilevanza esterna del registro di protocollo vale anche per il protocollo informatico del RAGIONE_SOCIALE, che fa fede RAGIONE_SOCIALEa data di ricezione dei verbali di contestazione fino a querela di falso».

3.3. La decisione del giudice di appello -nel negare rilevanza probatoria in ordine alla data di ricezione degli atti provenienti dall’U.I.C. alla documentazione riprodotta a seguito RAGIONE_SOCIALE‘ordine di esibizione (copia del protocollo estratto dall’archivio i nformatico centralizzato del RAGIONE_SOCIALE e la copia archiviata RAGIONE_SOCIALEa nota U.I.C., già

peraltro rilevabile in forza degli atti prodotti) -si è posta in contrasto con le norme indicate in rubrica nel primo motivo di ricorso, così come interpretate dalla giurisprudenza di questa Corte, incorrendo quindi nel consequenziale error in procedendo denunciato con il secondo motivo di ricorso.

Restano assorbiti, per l’effetto, i restanti motivi, con i quali la ricorrente ha rispettivamente denunciato, con il terzo, in relazione all’art. 360, primo comma, n. 5, c.p.c., omesso esame circa un fatto decisivo che è stato oggetto di discussione tra le parti, o, in subordine, con il quarto motivo, nullità RAGIONE_SOCIALEa sentenza o del procedimento per violazione RAGIONE_SOCIALE‘art. 132, secondo comma, n. 4, c.p.c., in relazione all’art. 360, primo comma, n. 4, c.p.c. per motivazione meramente apparente.
La sentenza impugnata va pertanto cassata in relazione ai motivi accolti, con rinvio alla Corte di appello di Trento -sezione distaccata di Bolzano -in diversa composizione, che, uniformandosi al principio di diritto trascritto sub 3.2. RAGIONE_SOCIALEa presente decisione, provvederà a nuovo esame, restando ad essa demandata anche la disciplina RAGIONE_SOCIALEe spese del presente giudizio di legittimità.

P.Q.M.

Accoglie il ricorso in relazione al primo ed al secondo motivo, assorbiti gli altri.

Cassa la sentenza impugnata in relazione ai motivi accolti e rinvia alla Corte di appello di Trento -sezione distaccata di Bolzano -in diversa composizione, cui demanda anche di provvedere in ordine alle spese del giudizio di legittimità.

Così deciso in Roma nella camera di consiglio del 6 marzo 2024

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