Onere prova esenzioni contributive: la Cassazione

La Corte di Cassazione ha rigettato il ricorso di una società, stabilendo che in tema di esenzioni contributive per trasferte, l’onere della prova grava interamente sul datore di lavoro. Non basta la registrazione sul Libro Unico del Lavoro; è necessaria una documentazione analitica che provi in modo rigoroso le singole trasferte e le spese sostenute, altrimenti l’esenzione non è applicabile.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 8 settembre 2025 in Diritto del Lavoro, Giurisprudenza Civile, Procedura Civile

Onere della Prova Esenzioni Contributive: Guida alla Documentazione

L’onere della prova per le esenzioni contributive su trasferte e rimborsi spesa ricade interamente sul datore di lavoro. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione ribadisce questo principio fondamentale, sottolineando che non basta una semplice registrazione contabile, ma è necessaria una documentazione analitica e rigorosa. Analizziamo insieme questa importante decisione e le sue implicazioni pratiche per le aziende.

I Fatti di Causa

Una società si è opposta a un avviso di addebito emesso da un ente previdenziale per il mancato versamento di contributi su somme erogate ai dipendenti a titolo di “varie” e “trasferte”. L’azienda sosteneva di avere diritto all’esenzione contributiva per tali importi. Tuttavia, sia il Tribunale di primo grado sia la Corte d’Appello avevano dato ragione all’ente, ritenendo che la società non avesse fornito prove sufficienti a dimostrare il suo diritto. La questione è quindi approdata in Corte di Cassazione, con la società che ha presentato sei motivi di ricorso, tutti incentrati sulla violazione delle norme in materia di prova.

La Decisione della Corte di Cassazione

La Suprema Corte ha respinto integralmente il ricorso della società, confermando le sentenze dei gradi precedenti. La decisione si fonda su un principio cardine del nostro ordinamento: chi intende beneficiare di un’eccezione o di un’agevolazione ha l’obbligo di dimostrare la sussistenza di tutti i requisiti previsti dalla legge. In questo caso, il datore di lavoro che chiede di applicare le esenzioni contributive per le trasferte deve provare in modo inequivocabile che tali trasferte siano realmente avvenute e che i rimborsi corrispondano a spese effettive.

L’Onere della Prova Esenzioni Contributive e i Limiti del LUL

La Corte ha chiarito che il Libro Unico del Lavoro (LUL), pur essendo un documento obbligatorio, non costituisce una prova sufficiente. Trattandosi di una dichiarazione unilaterale del datore di lavoro, la sua validità probatoria è subordinata alla presenza di riscontri documentali specifici e dettagliati. La semplice registrazione di una voce “trasferta” non basta.

La Necessità di Prove Analitiche e Rigorose

Un altro punto cruciale riguarda la qualità della prova. La Cassazione ha ribadito che la prova del diritto all’esenzione deve essere rigorosa. Non sono sufficienti documenti generici come fatture, bolle o rapporti giornalieri se non sono accompagnati da una ricostruzione precisa che colleghi ogni singolo documento a un lavoratore specifico, a una trasferta determinata e a un rimborso giustificato. L’onere del datore di lavoro è quello di fornire un quadro probatorio analitico, dimostrando nel dettaglio:
* Le trasferte effettuate da ciascun dipendente.
* Le modalità di pagamento delle indennità.
* I rimborsi chilometrici, con documentazione analitica dei viaggi e dei chilometraggi.

le motivazioni

La Corte ha smontato uno per uno i motivi di ricorso. In primo luogo, ha affermato che il principio di tutela dell’affidamento del contribuente non si applica in materia di contributi previdenziali obbligatori. Anche se gli ispettori avessero esaminato solo un campione di documenti in fase di accertamento, ciò non riduce l’onere della prova a carico dell’azienda in sede giudiziale.

In secondo luogo, ha ritenuto inammissibili le censure relative alla violazione degli articoli 115 e 116 del codice di procedura civile, poiché la Corte d’Appello non ha basato la sua decisione su prove non prodotte dalle parti, ma ha semplicemente valutato come insufficiente la documentazione fornita dalla società ricorrente.

Infine, la Corte ha respinto il motivo relativo all’errata applicazione dell’articolo 51 del TUIR, spiegando che l’esclusione dell’esenzione non è stata un errore di diritto, ma la logica conseguenza del fatto che le trasferte non erano state provate in modo adeguato. Senza la prova del presupposto (“an”), non si può discutere dell’applicazione dell’esenzione (“quantum”).

le conclusioni

Questa ordinanza rappresenta un monito fondamentale per tutti i datori di lavoro. Per beneficiare delle esenzioni contributive su trasferte e rimborsi spesa, non è sufficiente agire in buona fede o effettuare registrazioni contabili. È indispensabile implementare un sistema di documentazione analitico e meticoloso, in grado di resistere a un controllo ispettivo e, se necessario, a un contenzioso giudiziario. Ogni spesa rimborsata deve essere tracciabile e supportata da prove documentali chiare e inequivocabili che ne attestino la veridicità e la congruità. In assenza di tale rigore, il rischio di vedersi contestare le esenzioni e di subire un recupero contributivo, con sanzioni e interessi, è estremamente elevato.

A chi spetta l’onere della prova per le esenzioni contributive su trasferte e rimborsi spese?
Secondo la Corte di Cassazione, l’onere della prova grava interamente sul datore di lavoro che intende beneficiare dell’esenzione. È suo compito dimostrare il possesso di tutti i requisiti previsti dalla legge.

La registrazione delle trasferte nel Libro Unico del Lavoro (LUL) è una prova sufficiente?
No. La Corte ha stabilito che la mera registrazione sul LUL non è sufficiente, in quanto si tratta di una dichiarazione unilaterale del datore di lavoro. Deve essere supportata da specifici e dettagliati riscontri documentali esterni.

Che tipo di documentazione deve produrre il datore di lavoro per dimostrare il diritto all’esenzione?
Il datore di lavoro deve fornire una prova analitica e rigorosa. Deve produrre documenti che dimostrino nel dettaglio le trasferte, le modalità di pagamento delle indennità e i rimborsi spese chilometrici con riferimento a tutti i dipendenti nel periodo oggetto di accertamento, collegando ogni spesa al singolo lavoratore e alla specifica trasferta.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. L Num. 23403 Anno 2025

Civile Ord. Sez. L Num. 23403 Anno 2025

Presidente: COGNOME

Relatore: COGNOME

Data pubblicazione: 16/08/2025

ORDINANZA

sul ricorso 31536-2021 proposto da:

RAGIONE_SOCIALE in persona del legale rappresentante pro tempore, rappresentata e difesa dall’avvocato NOME COGNOME

– ricorrente –

contro

RAGIONE_SOCIALE in persona del Presidente e legale rappresentante pro tempore, rappresentato e difeso dagli avvocati NOME COGNOME NOME COGNOME NOME COGNOME, NOME COGNOME NOME COGNOME

– controricorrente –

nonchè contro

RAGIONE_SOCIALE Società di Cartolarizzazione dei Crediti I.N.P.S.;

intimata –

Oggetto

R.G.N. 31536/2021

COGNOME

Rep.

Ud. 26/06/2025

avverso la sentenza n. 752/2021 della CORTE D’APPELLO di MILANO, depositata il 16/06/2021 R.G.N. 187/2021; udita la relazione della causa svolta nella camera di consiglio del 26/06/2025 dal Consigliere Dott. NOME COGNOME.

RILEVATO CHE

RAGIONE_SOCIALE impugna la sentenza n. 752/2021 della Corte d’appello di Milano che ha confermato la pronuncia del Tribunale di Como che, in un giudizio avente ad oggetto un verbale unico di accertamento ed il conseguente avviso di addebito per errato inquadramento aziendale con aliquota artigiani da luglio 2011 ad aprile 2017, errato assoggettamento contributivo delle somme corrisposte ai dipendenti a titolo di ‘varie’ e ‘trasferte’ ed errata applicazione di sgravi conseguenti all’assunzione di un dipendente, aveva annul lato l’avviso e condannato a pagare gli importi nello stesso indicati con esclusione delle somme dovute da novembre 2011 a novembre 2012 perché prescritte e di euro 1323.00 per recupero sgravi del dipendente in quanto già rimborsati.
Propone sei motivi di censura, illustrati da memoria.

Resiste INPS con controricorso.

Chiamata la causa all’adunanza camerale del 26 giugno 2025, il Collegio ha riservato il deposito dell’ordinanza nel termine di giorni sessanta (art.380 bis 1, secondo comma, cod. proc. civ.).

CONSIDERATO CHE

La sentenza è censurata sulla base di sei motivi, così rubricati. ‘ 1) Violazione dell’art. 115 c.p.c. in riferimento all’articolo 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ. in relazione alla esistenza e produzione in giudizio da parte del ricorrente dei documenti attestanti le trasferte e le spese sostenute.

Falsa applicazione dell’art. 10 della legge n. 212/2000 in riferimento all’articolo 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ. Erronea esclusione della illegittimità del verbale derivante dalla richiesta da parte degli ispettori di condurre l’accertamento limitatamente a campione di lavoratori.

Violazione e falsa applicazione dell’articolo 2697 cod. civ. e degli articoli 115 e 116 cod. proc. civ. in riferimento all’articolo 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ. Erronea declaratoria che l’attestazione delle trasferte possa essere supportata solo da specifici e dettagliati riscontri documentali. Illegittima esclusione delle ulteriori prove fornite dal ricorrente. Omessa valutazione complessiva e comparativa dei mezzi istruttori.

Violazione e falsa applicazione dell’art. 39 del d.l. n. 112/2008 convertito in legge n.133/2008 nonchè dell’art 2697 cod. civ. degli artt. 115-116 cod. proc. civ. in riferimento all’articolo 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ. Erronea determinazione che il libro unico del lavoro non possa costituire prova a f avore dell’impresa.

Violazione e falsa applicazione articolo 414 cod. proc. civ. nonché degli art. 115 e 116 cod. proc. civ. e dell’art. 2697 cod. civ. in relazione all’articolo 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ. Ritenuta sussistenza di mera allegazione e carenza dello specifico recepimento nel ricorso del contenuto dei documenti nella parte rilevante ai fini decisori.

Violazione e falsa applicazione artt. 115 e 116 cod. proc. civ. nonché dell’articolo 2697 cod. civ. Violazione e falsa applicazione dell’articolo 51, comma 5, del d. P.R. n. 917/1986 in riferimento all’articolo 360, comma 1, n.3 cod. proc. civ. Omesso riconoscimento dell’esenzione contributiva per l’importo giornaliero forfettario di euro 46,48 previsto

dall’articolo 51, comma 5, d. P.R. n.917/1986 per ogni giorno di trasferta ‘ .

La Corte ha motivato come segue.

-Non si può invocare il principio di tutela dell’affidamento del contribuente di cui all’art. 10 della legge n. 212/2020 in materia di contributi previdenziali obbligatori (Cass. n. 16865/2020): quindi, se anche la richiesta di documentazione avanzata dagli ispettori fosse stata limitata ad un campione di lavoratori, ciò non comporterebbe effetti invalidanti del verbale poiché la richiesta non incide sui fatti costitutivi della pretesa contributiva, non essendo la società esonerata dal produrre (quantomeno) in sede contenziosa i documenti relativi alle trasferte di tutti i dipendenti, competendo al richiedente che chiede di beneficiare della riduzione degli obblighi contributivi in caso di trasferta o rimborso spese di viaggio provare i requisiti che danno diritto all’esonero.
-A tale scopo non è sufficiente la mera registrazione apposta sul LUL, trattandosi di dichiarazione unilaterale del datore di lavoro che può attestare la trasferta solo se supportata da specifici e dettagliati riscontri documentali.

-Era onere della società fornire la prova del diritto a beneficiare delle esenzioni contributive, fornendo nel dettaglio la prova delle trasferte, delle modalità di pagamento delle relative indennità, dei rimborsi spese chilometrici con riferimento a tutti i dipendenti nel periodo oggetto di accertamento.

-Il Tribunale si è attenuto ai principi della giurisprudenza di legittimità per cui i rimborsi chilometrici versati dal datore ai dipendenti in occasione di trasferte fuori dal territorio comunale devono essere analiticamente documentati, rilevando come i viaggi ed i relativi chilometraggi non fossero dimostrabili con ogni mezzo di prova, risultando, quindi, insufficienti le eventuali

dichiarazioni rese dai lavoratori al datore di lavoro dei viaggi e dei chilometri percorsi nonché delle spese sostenute.

-Inidonea è la congerie di documenti prodotti in primo grado (fatture, bolle, rapporti giornalieri), privi di una chiara allegazione circa la loro rilevanza, senza una precisa ricostruzione che possa contrastare gli esiti dettagliati dell’ispezione e senza l’indicazione degli elementi che permettano di collegare i singoli documenti ai lavoratori inviati in trasferta e possano far comprendere i titoli che hanno giustificato l’erogazione delle somme portate in busta paga nonché i criteri adottati dalla società per effettuate gli asseriti rimborsi, considerato altresì che i prospetti riassuntivi sono assolutamente generici e non precisano le modalità utilizzate per la compilazione, né vengono posti in comparazione con gli esisti ispettivi al fine di mettere in evidenza i contrasti tra le due impostazioni.
-L’appellante, invocando il carattere forfettario del rimborso, ritiene di poter fornire una prova presuntiva delle trasferte che, invece, richiedono una prova rigorosa in punto an, laddove l’importo dell’esenzione forfettaria attiene al diverso profilo de l quantum.

A fronte di tale analitica motivazione, il ricorso è da rigettarsi.

I motivi primo, terzo e quinto sono da analizzarsi congiuntamente per l’intima connessione che li unisce in quanto volti a contestare la decisione in punto necessità di prova analitica delle trasferte ed inidoneità a tal fine della documentazione in atti.

Va premesso che, in parte, tali motivi, dietro la apparente censura di violazione di legge, tendono invece ad una nuova valutazione del materiale probatorio, non ammissibile in questa sede.

Ciò posto, la sentenza gravata ha correttamente statuito che, in tema di esenzioni dall’obbligo contributivo, l’onere della prova grava su chi la invoca, di tal che non si riscontra alcuna violazione dell’art. 2697 cod. civ.

Si veda, ex multis , da ultimo Cass. n. 9560/2025 secondo cui, «Richiamati i principi che presiedono al riparto dell’onere della prova, come delineati dalla giurisprudenza costante di questa Corte, è stato osservato (Cass. ord. n.16466/2023) che sull’ente previdenziale incombe la prova che il lavoratore ha ricevuto dal datore di lavoro somme a qualunque titolo, purché in dipendenza del rapporto di lavoro; per contro, è onere del datore di lavoro provare che sussiste una delle cause di esclusione dell’obbligo contributivo (Cass., sez. lav., 11 gennaio 2011, n. 461, citata dalla parte ricorrente). Allorché si discuta di esenzione da tale obbligo, grava sul soggetto che intenda beneficiarne l’onere di provare il possesso dei requisiti che, per legge, danno diritto all’esonero (o alla detrazione) di volta in volta invocato; “Chi rivendichi l’eccezione in senso riduttivo dell’obbligo ha l’onere di dedurre e provare i presupposti che legittimano l’esonero (Cass., sez. lav., 10 luglio 2018, n. 18160). Grava dunque sul “datore di lavoro che pretenda di avere accesso ai benefici contributivi previsti in caso di trasferta dei dipendenti o di rimborso per spese di viaggio, l’onere di dimostrare la causa dell’esonero dell’assoggettamento a contribuzione” (Cass., 18 giugno 2018, n. 16033, punto 10 del “Considerato”). In virtù di tali enunciazioni, “l’INPS deve solo provare l’ammontare complessivo delle somme erogate ai lavoratori in costanza del rapporto di lavoro” e spetta, invece, al datore di lavoro “provare l’ammontare delle somme sottratte all’applicazione della regola generale in ipotesi di rimborsi o indennità per trasferte, dimostrando le trasferte effettuate e
l’ammontare dei rimborsi e delle indennità erogate per ciascun giorno” (ordinanza n. 16033 del 2018, cit., punto 9 del “Considerato”). Ne consegue che il datore di lavoro deve provare “sia che vi erano state trasferte e indennità connesse a trasferte sia il rispetto dei limiti di esenzione di cui al d.P.R. n. 917 del 1986, art. 51, comma 5” (ordinanza n. 16033 del 2018, cit., punto 11 del “Considerato”)”. Spetta, pertanto, al datore di lavoro fornire prova persuasiva dei presupposti che consentono di fruire dell’esenzione accordata dall’art. 51, comma 5, del d.P.R. n. 917 del 1986, anche con riferimento all’osservanza dei limiti di volta in volta sanciti per l’esenzione in esame».
Né appaiono conferenti gli artt. 115 e 116 cod. proc. civ..

Non è stata denunciata una violazione dell’art. 115 cod. proc. civ. nei termini rigorosi delineati dalla giurisprudenza di questa Corte, poiché la Corte d’appello non ha attinto elementi di riscontro da prove non introdotte dalle parti e assunte d’ufficio al di fuori dei casi che il codice di rito contempla ma, posto quanto sopra in ordine al riparto dell’onere della prova, ha deciso sulla base del fatto che: non era sufficiente la mera registrazione apposta sul LUL poiché, trattandosi di dichiarazione unilaterale del datore di lavoro, può attestare la trasferta solo se supportata da specifici e dettagliati riscontri documentali, nella specie mancanti; i viaggi e relativi chilometraggi (e in definitiva le spese per tali voci e i relativi rimborsi) devono essere analitici e non possono esser dimostrati con qualunque mezzo di prova, anche non documentale, insufficienti essendo le eventuali dichiarazioni dei lavoratori al datore di lavoro dei viaggi e dei chilometri percorsi e delle spese sostenute; i documenti prodotti dalla società non sono idonei a dare tale dimostrazione (per le ragioni esposte a pagina 6); irrilevante, ai fini della prova dell’effettuazione delle trasferte, il
carattere forfettario del rimborso, che attiene al quantum, una volta, però, che l’an sia stato dimostrato.

La violazione dell’art. 116 cod. proc. civ. è, poi, configurabile solo allorché il giudice apprezzi liberamente una prova legale, oppure si ritenga vincolato da una prova liberamente apprezzabile (Cass. n. 27301/2024, Cass., Sez.Un. n. 11892/2016), situazioni queste non sussistenti nel caso in esame.

Infatti, come si ricava dalla parte motiva come sopra trascritta, la Corte ha analizzato la documentazione prodotta dalla società in primo grado, l’ha valutata e l’ha ritenuta inidonea a dimostrare il diritto all’esenzione (pag. 6).

La motivazione su riportata dà conto, altresì, della inammissibilità del quarto motivo di censura, che non si confronta con il decisum : la Corte territoriale non ha affermato che il LUL non può costituire prova del diritto rivendicato, ma ha correttamente evidenziato che detto documento, da sé solo, non è sufficiente a ritenere assolto l’onere probatorio rigoroso gravante su chi invoca l a spettanza dell’esenzione.

Il secondo motivo è da respingere: quanto alla inapplicabilità dell’art. 10 della legge n. 212/2000, i Giudici territoriali si sono attenuti ai principi affermati da questa Corte come, ex multis , Cass. n. 16865/2020: «in tema di contributi assicurativi e previdenziali obbligatori, non è utilmente invocabile il principio di tutela dell’affidamento del contribuente, di cui all’art. 10 della l. n. 112 del 2000, (se non, ove ne ricorrano i presupposti, ai limitati fini di escludere sanzioni e interessi moratori), trattandosi di prestazione patrimoniale di natura pubblicistica, fondata sull’art. 38 Cost. e coperta da riserva di legge ex art. 23 Cost., con conseguente indisponibilità del relativo credito da parte dell’ente». Anche se in sede ispettiva l’esame foss e stato
limitato ad un campione di documenti, ciò non comporterebbe l’illegittimità del verbale né ridurrebbe l’onere della prova in sede giudiziale.

Inammissibile è, infine, il sesto motivo che, ancora una volta, non si confronta con la motivazione, posto che l’esclusione dell’applicazione dell’art. 51, comma 5, TUIR è conseguenza del fatto che le trasferte sono state disconosciute in toto .

Il ricorso deve, pertanto, essere complessivamente respinto, con condanna al pagamento delle spese di legittimità secondo soccombenza, come liquidate in dispositivo.

Ai sensi del d.P.R. n. 115 del 2002, art. 13, comma 1 quater, atteso il rigetto del ricorso, dà atto della sussistenza dei presupposti processuali per il versamento, da parte di parte ricorrente, dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello previsto per il ricorso a norma dello stesso art. 13, comma 1 bis.

P.Q.M.

La Corte rigetta il ricorso.

Condanna parte ricorrente al pagamento delle spese del giudizio di legittimità, liquidate in complessivi € 7000,00 per compensi, € 200,00 per esborsi oltre spese generali al 15% ed accessori di legge.

Ai sensi del D.P.R. n. 115 del 2002, art. 13, comma 1 quater, atteso il rigetto del ricorso, dà atto della sussistenza dei presupposti processuali per il versamento, da parte di parte ricorrente, dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello previsto per il ricorso a norma dello stesso art. 13, comma 1 bis.

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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