Obbligo di consegna documenti: la prova della PEC

Un condominio ha presentato reclamo contro un’ordinanza che aveva compensato le spese legali in una controversia per la ritardata consegna di documenti da parte dell’ex amministratrice. Il Tribunale di Milano ha rigettato il reclamo, sottolineando che il condominio non ha fornito la prova che l’indirizzo PEC utilizzato per le richieste appartenesse effettivamente alla precedente amministratrice. In assenza di tale prova e non essendo la controparte obbligata a possedere una PEC registrata, la decisione di compensare le spese è stata ritenuta corretta. Di conseguenza, il condominio è stato condannato al pagamento delle spese legali della fase di reclamo.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 11 febbraio 2026 in Diritto Immobiliare, Giurisprudenza Civile, Procedura Civile

Obbligo di Consegna Documenti: La Prova della Notifica a Mezzo PEC è Decisiva

L’obbligo di consegna documenti da parte dell’amministratore di condominio uscente è un dovere sancito dalla legge, la cui violazione può dare origine a contenziosi. Tuttavia, una recente ordinanza del Tribunale di Milano chiarisce un aspetto procedurale fondamentale: per ottenere la condanna alle spese legali della controparte, non basta affermare di aver inviato solleciti; è necessario provare che questi siano stati effettivamente ricevuti. Il caso in esame ruota proprio attorno alla validità di notifiche inviate tramite Posta Elettronica Certificata (PEC) a un indirizzo non presente in pubblici registri.

I Fatti di Causa: Il Passaggio di Consegne e il Reclamo sulle Spese

La vicenda ha origine dalla revoca di un’amministratrice di condominio e dalla nomina di un successore. Quest’ultimo, dopo aver sollecitato a più riprese la consegna della documentazione condominiale senza successo, avviava un procedimento d’urgenza. Nel corso del giudizio, la documentazione veniva finalmente consegnata, portando il primo giudice a dichiarare la “cessata la materia del contendere” e a compensare integralmente le spese legali tra le parti, ritenendo il ritardo involontario a causa dell’uso di un indirizzo PEC non corretto da parte del nuovo amministratore.

Insoddisfatto della sola decisione sulle spese, il Condominio proponeva reclamo, sostenendo che l’indirizzo PEC utilizzato fosse valido e che il ritardo fosse quindi ingiustificato, chiedendo la condanna dell’ex amministratrice al pagamento di tutte le spese legali.

L’Onere della Prova nell’obbligo di consegna documenti

Il fulcro della decisione del Tribunale di Milano risiede nel principio dell’onere della prova. Il collegio ha stabilito che la parte che agisce in giudizio (il Condominio reclamante) ha il dovere di dimostrare i fatti posti a fondamento della propria pretesa.

L’Indirizzo PEC Non Presente nei Pubblici Registri

Il punto cruciale è che l’ex amministratrice, in quanto persona fisica, non era legalmente obbligata a possedere un indirizzo PEC e a registrarlo in pubblici registri come INI-PEC. Di conseguenza, il Condominio non poteva semplicemente presumere che l’indirizzo utilizzato fosse riconducibile alla destinataria. Spettava al reclamante fornire la prova certa che quell’indirizzo PEC appartenesse effettivamente all’ex amministratrice. Tale prova non è stata fornita. Anzi, è stato lo stesso reclamante ad ammettere che l’indirizzo era stato “estratto da altro” e non da un registro ufficiale.

La Notifica a Mezzo Ufficiale Giudiziario come Unica Prova Certa

Il Tribunale ha osservato che l’unica comunicazione la cui ricezione era certa era stata la notifica del ricorso effettuata tramite ufficiale giudiziario. Significativamente, la consegna della documentazione è avvenuta poco dopo tale notifica formale. Questo ha rafforzato la tesi che le precedenti comunicazioni via PEC potessero non essere mai giunte a destinazione, rendendo il ritardo non imputabile a una colpa diretta dell’ex amministratrice.

La Decisione del Tribunale

Sulla base di queste considerazioni, il Tribunale di Milano ha rigettato il reclamo. La mancata prova della riconducibilità dell’indirizzo PEC all’ex amministratrice ha reso impossibile addebitarle la responsabilità per il ritardo nella consegna.

Le Motivazioni

La motivazione del rigetto si fonda su un principio cardine del diritto processuale: chi accusa deve provare. Il Condominio ha sostenuto che il ritardo fosse colpevole, ma non è riuscito a dimostrare che i suoi solleciti fossero stati recapitati. Il Tribunale ha specificato che, in assenza di un obbligo di legge di possedere una PEC registrata, non si può presumere la conoscenza di un indirizzo non ufficiale. La decisione del primo giudice di compensare le spese, basata sul dubbio circa la volontarietà del ritardo, è stata quindi ritenuta corretta e confermata. Di conseguenza, applicando il principio della soccombenza per la fase di reclamo, il Condominio è stato condannato a rifondere all’ex amministratrice le spese legali di questo secondo grado di giudizio.

Le Conclusioni

L’ordinanza offre un’importante lezione pratica: nell’adempiere all’obbligo di consegna documenti, così come in altre comunicazioni legali verso soggetti non obbligati a possedere una PEC pubblica (come le persone fisiche), l’utilizzo di un indirizzo non ufficiale è rischioso. Per avere certezza legale della ricezione, è sempre preferibile avvalersi di metodi di notifica tradizionali, come la notifica a mezzo ufficiale giudiziario o una raccomandata con avviso di ricevimento. In caso contrario, il rischio è quello di non poter dimostrare la colpa della controparte e, di conseguenza, di dover sostenere le proprie spese legali, anche se si ha ragione nel merito della questione.

Chi deve pagare le spese legali se la consegna dei documenti da parte dell’ex amministratore avviene in ritardo?
Secondo l’ordinanza, la decisione dipende dalla prova della colpa nel ritardo. Se il nuovo amministratore non riesce a dimostrare che le richieste di consegna sono state effettivamente ricevute dall’ex amministratore (ad esempio, perché inviate a un indirizzo PEC non provato), il giudice può decidere di compensare le spese, come avvenuto nel primo grado di questo caso.

L’invio di una PEC a un indirizzo non presente in pubblici registri come INI-PEC costituisce prova legale di ricezione?
No, l’ordinanza chiarisce che se un soggetto (in questo caso, l’ex amministratrice) non ha l’obbligo legale di possedere e registrare una PEC in pubblici registri, spetta a chi invia la comunicazione dimostrare che quell’indirizzo appartiene effettivamente al destinatario e che la comunicazione è stata ricevuta. La sola prova di invio non è sufficiente.

Cosa succede se un amministratore di condominio non adempie all’obbligo di consegna documenti dopo la revoca?
L’amministratore uscente ha l’obbligo di consegnare immediatamente tutta la documentazione. Se non lo fa, il nuovo amministratore può agire in giudizio, anche con un procedimento d’urgenza (ex art. 700 c.p.c.), per ottenere un ordine del tribunale. Tuttavia, per ottenere anche la condanna al pagamento delle spese legali, dovrà provare che il ritardo è imputabile a una condotta colpevole del predecessore.

Testo del provvedimento

ORDINANZA TRIBUNALE DI MILANO – N. R.G. 00044345 2025 DEPOSITO MINUTA 04 02 2026 PUBBLICAZIONE 04 02 2026

TRIBUNALE ORDINARIO di MILANO

TREDICESIMA CIVILE

Il Tribunale in composizione collegiale nelle persone dei seguenti magistrati:

AVV_NOTAIOssa NOME COGNOME Presidente Relatore

AVV_NOTAIO NOME COGNOME Giudice

AVV_NOTAIOssa NOME COGNOME Giudice

a scioglimento della riserva assunta all’udienza camerale del 18.12.2025, pronuncia la seguente

ORDINANZA

Si richiamano i fatti come esposti diffusamente dalle parti negli atti e compiutamente esaminati e conosciuti dal Collegio.

Nell’ordinanza reclamata è stato disposto: ‘ Il Giudice, dato atto di quanto sopra, preso atto del fatto che è avvenuta la consegna di tutta la documentazione necessaria per consentire all’amministratore del di proseguire nell’incarico conferitogli, che l’amministratrice revocata non era presente alla assemblea condominiale di fine luglio 2025 e che, nelle richieste di consegna della documentazione effettuate nel mese di agosto 2025 e agli inizi del mese di settembre 2025, pare essere stato utilizzato un indirizzo di posta elettronica certificata non corretto, ragion per cui la ritardata consegna parte essere stata del tutto involontaria, dichiara cessata la materia del contendere e compensa interamente le spese di lite tra le parti. ‘.
Avverso l’ordinanza in data 6.11.2025 il ( c.f.

), in persona dell’amministratore pro tempore

, in persona del suo legale rappresentante , ha proposto reclamo al Collegio ex art. 669 terdecies , svolgendo le seguenti conclusioni: ‘ che il Tribunale voglia: – in riforma dell’ordinanza impugnata in punto spese, condannare la AVV_NOTAIOssa al pagamento, in favore del delle spese legali del procedimento cautelare ex art. 700 c.p.c. R.g. 36536/2025 per tutti i motivi esposti. Con vittoria di spese e compensi del presente giudizio . ‘.

Si costituiva (c.f. ) e chiedeva i n via preliminare di accertare e dichiarare l’inammissibilità del reclamo promosso e nel merito di rigettarlo, confermando il provvedimento reclamato, in ogni caso con vittoria di spese. C.F.

All’esito dell’udienza fissata in data 18.12.2025, sostituita da note scritte, dopo la discussione effettuata tramite il deposito di note, il Tribunale si riservava.

I motivi di doglianza sono infondati.

Sull’eccezione di inammissibilità, si osserva che la statuizione del provvedimento sulle spese di giudizio costituisce un capo autonomo della decisione ed è, pertanto, reclamabile.

Il reclamante ha dedotto che: ‘ in data 30.7.2025, l’arch. richiedeva alla precedente amministratrice tutta la documentazione inerente il Condominio per poter iniziare ad espletare i vari compiti connessi all’incarico conferitogli (doc. 2); 4) nonostante le ripetute richieste (1.8.2025, 6.8.2025, 11.8.2025, 18.8.2025 e 3.9.2025 -doc. 3), il nuovo amministratore nulla riceveva; 5) in data 26.8.2025 la AVV_NOTAIOssa senza nemmeno procedere con una richiesta in via bonaria, depositava, avanti al Giudice di Pace di , ricorso per decreto ingiuntivo R.g. 34740/2025 -n. 25349/2025 (emesso il 31.10.2025 e notificato al nuovo amministratore il 6.11.2025) per il pagamento dei suoi compensi stante l’intervenuta revoca (doc. 4); 6) in data 10.9.2025 veniva inviata dal sottoscritto procuratore ulteriore richiesta alla precedente amministrazione per sollecitare la consegna di tutta la documentazione relativa al Condominio… 12) veniva dalla scrivente difesa, quindi, predisposta ed effettuata la noti-fica cartacea (doc. 9); 13) solo ed esclusivamente ad abundantiam – ai fini di una più rapida con-segna della documentazione condominiale – veniva dallo scrivente tentata anche la notifica a mezzo pec nella cui relata lo scrivente dava correttamente atto che l’indirizzo pec della AVV_NOTAIOssa non proveniva da ma era ‘estratto da altro’ (doc. 10): pertanto, non corrisponde al vero quanto dedotto nella propria costituzione da controparte e cioè che ‘Tale circostanza, di per sé singolare, con -ferma che l’indirizzo utilizzato per la richiesta di consegna documentale non pro -veniva affatto dal registro INIPEC, come invece dichiarato, …’; 14) a seguito della notifica del ricorso e del relativo provvedimento di fissazione dell’udienza la AVV_NOTAIOssa – per tramite del suo difensore – si rendeva disponibile alla restituzione della documentazione condominiale che veniva con-segnata al nuovo amministratore in data 15.10.2025 e, pertanto, successivamente alla notifica del ricorso’.
E’ pacifica, pertanto, la cessazione della materia del contendere.

A sostegno del reclamo ha lamentato che: le PEC inviate all’indirizzo (sia quella dello scri-vente inviata il 10.9.2025, sia la notifica del ricorso ex art. 700 c.p.c.) risultano correttamente consegnate alla casella destinataria (doc. 11); -pertanto, l’indirizzo risulta un indirizzo tutt’ora valido; – per ammissione della stessa controparte

l’indirizzo PEC è riconducibile alla resistente; – a tale indirizzo sono state inviate ben 5 pec dell’amministratore 3, una pec dello scrivente del 10.9.2025 e una notifica (del ricorso ex art. 700 c.p.c.) contenenti richieste di riconsegna della documentazione e, francamente, risulta quantomeno bizzarro che un diverso soggetto ‘NOME‘ con dominio ‘mps’ (pec di correntisti Monte dei Paschi di Siena fornito da RAGIONE_SOCIALE) non abbia ritenu-to di rispondere a ben 7 ben sostenendo di non essere la destinataria delle comunicazioni ivi inviate…A prescindere dalle richieste stragiudiziali di consegna della documenta-zione condominiale, il cessato amministratore ha l’obbligo di consegnare imme -diatamente la predetta documentazione senza ritardi e senza essere sollecitato. Come noto, le norme (art. 1129 c.c., art. 1713 c.c. ed art. 1176 c.c.) che vengono in rilievo nel caso di specie non hanno mai disposto una concessione di un termine entro il quale l’amministratore possa ritenersi tutelato, prima di veder -si intimato nella consegna. L’indicazione codicistica è «alla cessazione dell’incarico», ed è da inten -dersi nel senso che immediatamente dopo l’avvenuta conoscenza (quanto meno dal 26.8.2025 come documentato con documento di formazione successiva) della cessazione del suo incarico, l’amministratore deve attivarsi e non viceversa essere ‘inseguito’ – per consegnare tutta la documentazione in suo possesso.
Anzitutto, riguardo alla notifica via pec lo stesso reclamante ha dichiarato: Al proposito, nulla rileva il fatto che la pec sia o meno presente sul pubblico registro INI-PEC, tenuto conto che la AVV_NOTAIOssa non è un soggetto per il quale la legge impone l’obbligo di avere una pec in un pubblico registro (tanto che la notifica del ricorso cautelare nei confronti della AVV_NOTAIOssa è stata effettuata a mezzo ufficiale giudiziario mentre la notifica a mezzo pec è stata effettuata solo in aggiunta alla prima cartacea).
Ciò significa che la AVV_NOTAIOssa ben può aver più di una pec (come del resto ha dichiarato la stessa che afferma di essere titolare della pec e della pec entrambe non presenti su ).

Proprio il fatto che la AVV_NOTAIOssa non abbia l’obbligo di registrare la propria pec su INI -PEC o su un pubblico registro, impedisce al Condominio di poter fornire la prova dell’appartenenza dell’indirizzo pec alla stessa Lo scrivente, nell’interesse del , deposita pec del 27.11.2025 (doc. 13) con cui ha contattato a mezzo pec Monte dei Paschi di Siena richiedendo informazioni circa la titolarità dei seguenti indiNOME pec e nonché la risposta di Monte dei Paschi di Siena (doc. 14) la quale si è resa disponibile a fornire tali informazioni solo a seguito di autorizzazione da parte del Tribunale.
Al riguardo, si osserva che, quindi, neppure il reclamante ha fornito la prova che la pec in questione appartenga alla reclamata, che, appunto, come riconosciuto dallo stesso, n on ha l’obbligo di

registrare la propria pec su EMAIL-PEC o su un pubblico registro.

La notifica del ricorso è stata infatti fatta anche tramite ufficiale giudiziario. Inoltre, manca la prova del fatto che le richieste in data 1.8.2025, 6.8.2025, 11.8.2025, 18.8.2025 e 3.9.2025 siano state consegnate alla casella di destinazione (doc. 3 fasc. reclamante).

Per la richiesta del 10.9.2025 e la notifica del ricorso vi è la prova della ricezione nella casella che la reclamata ha escluso sia alla stessa riferibile (doc.5 fasc reclamante e doc. 11). Pertanto, considerato che la consegna della documentazione è avvenuta il 15.10.2025 e la spedizione della cartolina ex art.140 cpc relativa alla notifica del ricorso è avvenuta il 15.10.2025 (pertanto verosimilmente ancora prima del perfezionamento per il destinatario della notifica del ricorso, atteso che il reclamante non ha prodotto sub doc. 3 la relativa cartolina), va confermata l’ordinanza reclamata anche sulla regolamentazione delle spese.
Il reclamo proposto deve essere pertanto rigettato.

In ragione dell’esito della presente procedura ed in ossequio al principio della soccombenza, si dispone che le spese di lite della presente fase di reclamo cautelare – liquidate come in dispositivo cui in questa sede si rinvia- siano poste interamente a carico della parte reclamante soccombente.

Infine, sussistono i presupposti previsti dall’art. 13 comma 1 -quater del D.P.R. 30 maggio 2002, n. 115, così come modificato dall’art. 1 comma 17 della L. n. 228/2012, per la condanna della parte reclamante al pagamento in favore dell’Erario di una somma pari all’importo del contributo unificato dovuto per il presente gravame.

P.Q.M.

visti gli artt. 669 terdecies e ss c.p.c. il Tribunale di Milano in composizione collegiale:

❖ Rigetta il reclamo proposto da avverso l’ordinanza del Tribunale di Milano emessa in data 6/11/2025 (all’esito del procedimento rubricato al NNUMERO_DOCUMENTO) che qui si conferma;

❖ Condanna la parte reclamante alla refusione, in favore di ., delle spese di lite della presente fase di reclamo, che si liquidano in complessivi € 1615 per compensi professionali, oltre IVA e CPA nella misura di legge ed oltre la percentuale del 15% a titolo di rimborso dovuto per le spese forfettarie;

❖ Dichiara sussistere i presupposti per il pagamento dell’ulteriore importo, a titolo di contributo unificato, da porsi a carico della parte reclamante

e con onere economico a carico della stessa, a norma del comma 1 quater dell’art. 13 del DPR n. 115/2002, così come modificato dall’art. 1 comma 17 della L. n. 228/2012.

Così deciso in Milano, nella camera di consiglio in data 18/12/2025 Si comunichi.

Il Presidente relatore NOME COGNOME

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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