Rimborso spese trasferta: quando è reddito tassabile?

Un lavoratore ha richiesto un rimborso per tasse pagate sui rimborsi spese di viaggio. I tribunali di merito gli hanno dato ragione. La Cassazione, tuttavia, ha ribaltato la decisione, chiarendo la distinzione cruciale per il rimborso spese trasferta: quello analitico basato su ricevute non è tassato, mentre quello forfettario lo è oltre certi limiti. Il caso è stato rinviato per una nuova valutazione.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 17 ottobre 2025 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Rimborso Spese Trasferta: Analitico o Forfettario? La Cassazione Chiarisce la Tassazione

Il rimborso spese trasferta rappresenta un elemento comune nella gestione del rapporto di lavoro, ma la sua corretta qualificazione fiscale è fondamentale per evitare contestazioni. Un dipendente che si sposta quotidianamente per raggiungere una sede di lavoro diversa da quella contrattuale ha diritto a vedersi rimborsare i costi? E, soprattutto, tali somme concorrono a formare il suo reddito imponibile? Con l’ordinanza n. 628/2024, la Corte di Cassazione è tornata su questo tema, offrendo un chiarimento decisivo sulla differenza tra rimborso analitico e forfettario e le relative conseguenze fiscali.

I Fatti del Caso: Il Lavoratore e le Spese di Viaggio

Il caso ha origine dalla richiesta di un lavoratore dipendente di una grande società energetica. A partire dal 2004, il lavoratore era stato assegnato a una sede operativa distante dalla sua residenza, costringendolo a sostenere quotidianamente ingenti spese di viaggio. L’azienda rimborsava tali spese, ma operava su di esse le ritenute IRPEF, considerandole a tutti gli effetti parte della retribuzione imponibile.
Ritenendo ingiusta tale tassazione, il dipendente ha presentato un’istanza di rimborso all’Agenzia delle Entrate per le imposte versate negli anni 2004, 2005 e 2006, ma l’amministrazione finanziaria non ha risposto, facendo scattare il meccanismo del silenzio-rifiuto.

Il Percorso Giudiziario e la Questione sul Rimborso Spese Trasferta

Il contribuente ha impugnato il silenzio-rifiuto davanti alla Commissione Tributaria Provinciale, che ha accolto le sue ragioni, stabilendo che le somme dovevano essere rimborsate. La decisione è stata confermata anche in appello dalla Commissione Tributaria Regionale. Secondo i giudici di merito, i rimborsi per le spese di viaggio, se documentati, non costituiscono reddito per il lavoratore. L’Agenzia delle Entrate, non condividendo questa interpretazione, ha presentato ricorso per cassazione, portando la questione all’attenzione della Suprema Corte.

Le Motivazioni della Corte: La Distinzione Chiave nel Rimborso Spese Trasferta

La Corte di Cassazione ha accolto il ricorso dell’Agenzia delle Entrate, giudicando la sentenza d’appello errata e contraddittoria. Il cuore della decisione risiede nella corretta applicazione dell’art. 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi (T.U.I.R.), che disciplina il trattamento fiscale delle indennità di trasferta. La Corte ha ribadito che esistono due modalità di rimborso completamente diverse, con trattamenti fiscali distinti:

Il Rimborso Analitico (o ‘a piè di lista’)

Questo metodo prevede che il datore di lavoro rimborsi al dipendente le spese effettivamente sostenute per vitto, alloggio e viaggio, a condizione che siano adeguatamente documentate (tramite fatture, ricevute, scontrini). In questo caso, il rimborso non ha natura retributiva ma meramente restitutoria. Poiché il lavoratore viene semplicemente reintegrato di un costo che ha anticipato, tali somme non concorrono in alcun modo a formare la base imponibile e, di conseguenza, non sono soggette a tassazione.

Il Rimborso Forfettario

Con questo sistema, al dipendente viene corrisposta una somma fissa (un forfait) per coprire le spese, indipendentemente dai costi effettivamente sostenuti e senza necessità di presentare pezze giustificative. A differenza del metodo analitico, l’indennità forfettaria è considerata reddito da lavoro dipendente e concorre alla formazione della base imponibile per la parte che eccede determinati limiti massimi fissati dalla legge. Questi limiti variano a seconda che la trasferta avvenga in Italia o all’estero.
La Corte ha censurato la sentenza impugnata proprio perché aveva erroneamente assimilato le due modalità, affermando in modo generico che i rimborsi documentati non costituiscono mai reddito, senza distinguere tra il rimborso analitico delle spese di viaggio e altre forme di indennità, come quella chilometrica, che possono avere natura diversa.

Le Conclusioni: Cosa Cambia per Lavoratori e Aziende

La pronuncia della Cassazione riafferma un principio fondamentale: per determinare la tassabilità di un rimborso spese trasferta, è essenziale identificare la modalità con cui è stato erogato. Non è sufficiente che una spesa sia documentata per garantirne l’esenzione fiscale. La sentenza è stata cassata con rinvio alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado, che dovrà riesaminare il caso applicando correttamente questi principi. Dovrà verificare la natura esatta dei rimborsi percepiti dal lavoratore e stabilire se, ed in quale misura, essi debbano essere assoggettati a tassazione secondo le regole del T.U.I.R. Questa decisione serve da monito per aziende e lavoratori: la gestione delle trasferte richiede precisione e una chiara distinzione tra le diverse forme di rimborso per evitare errori e future contestazioni fiscali.

Il rimborso delle spese di viaggio sostenute dal lavoratore è sempre esente da tassazione?
No. Secondo la Corte, la tassabilità dipende dalla modalità di rimborso. Il rimborso analitico, basato su documentazione specifica delle spese, non è tassato. Il rimborso forfettario, invece, è considerato reddito e tassato per la parte che supera i limiti di legge.

Qual è la differenza fondamentale tra rimborso analitico e rimborso forfettario ai fini fiscali?
Il rimborso analitico ha una funzione meramente restitutoria delle spese effettive e documentate, quindi non costituisce reddito. Il rimborso forfettario è una somma fissa che può generare un arricchimento per il lavoratore e per questo motivo è considerato reddito imponibile al di sopra di determinate soglie.

Qual è stata la decisione finale della Corte di Cassazione in questo caso?
La Corte ha accolto il ricorso dell’Agenzia delle Entrate, annullando (cassando) la sentenza di secondo grado. Ha rinviato la causa a un altro giudice d’appello affinché riesamini i fatti applicando la corretta distinzione tra rimborso analitico e forfettario per determinare la giusta tassazione.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 628 Anno 2024

Civile Ord. Sez. 5 Num. 628 Anno 2024

Presidente: COGNOME

Relatore: COGNOME

Data pubblicazione: 08/01/2024

Oggetto: Diniego rimb. IRPEF 2004-2005-2006

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 13344/2020 R.G. proposto da Agenzia delle Entrate, in persona del legale rappresentante p.t., rappresentata e difesa dall’Avvocatura Generale dello Stato, con domicilio ex lege in Roma, alla INDIRIZZO

– ricorrente –

contro

COGNOME, con l’avv. NOME COGNOME presso cui è elettivamente domiciliato in Messina in INDIRIZZO

– controricorrente e ricorrente incidentale – avverso la sentenza della Commissione Tributaria regionale per la Sicilia n. 420/16/2020 pronunciata il 15 gennaio 2020 e depositata il 24 gennaio 2020, notificata il 21.03.2020.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 14 dicembre 2023 dal Co: NOME COGNOME

RILEVATO

Il contribuente impugnava il silenzio-rifiuto dell’Agenzia delle Entrate -Direzione Provinciale Messina -in relazione all’istanza di rimborso presentata in data 03.05.2007 e relativa alle ritenute Irpef operate dall’Enel sulle spese di viaggio sostenute, quale datore di lavoro e sostituto d’imposta, in relazione agli anni 2004, 2005, 2006. In particolare, il contribuente evidenziava che, a far data dal 01.04.2004, egli prestava la sua attività lavorativa in Catania, così sopportando quotidianamente le spese del viaggio; spese sì rimborsate, ma sulle quali il datore di lavoro aveva successivamente operato le ritenute Irpef.
La CTP di Messina accoglieva le ragioni del contribuente, statuendo che le somme richieste, ai sensi dell’articolo 51, comma quinto, T.u.i.r., dovessero essere ripetute dall’Amministrazione.

Sul gravame dell’ Ufficio , il collegio d’appello confermava la sentenza di prime cure.

Insorge l’ Ufficio affidandosi ad un unico mezzo di ricorso.

Il contribuente si è costituito con controricorso, spiegando altresì un motivo di ricorso incidentale.

CONSIDERATO

Con l’unico motivo, sollevando censura ex art. 360 n. 3 c.p.c. per violazione e falsa applicazione dell’art. 51, d.P.R. 22 dicembre 1986, n. 917 , l’ Ufficio censura la pronuncia di seconde per aver confermato il diritto del contribuente al rimborso delle ritenute subite sull’indennità di trasferta, ritenendo la stessa non concorrente alla determinazione della base imponibile Irpef.

Il motivo è fondato nei termini che seguono.

Per il rimborso delle spese di trasferta l’art. 51, comma 5, t.u.i.r. distingue due diverse modalit à̀ : a) il rimborso analitico (o pi è di lista) in cui il rimborso avviene sulla base delle spese effettivamente sostenute per il vitto, l’alloggio ed il viaggio, adeguatamente documentate; b) il

rimborso forfettario, in forza del quale al dipendente viene data una provvista di denaro forfettaria con la quale sostiene le spese di vitto e alloggio; è inoltre prevista anche una possibilit à̀ di rimborso «misto», ossia in parte analitico ed in parte forfettario. Nel caso di rimborso analitico non si determina alcun riflesso di tassazione in capo al dipendente, poich é́ il riconoscimento di detti costi avviene sulla base della documentazione fornita dallo stesso dipendente e non pu ò̀ mai essere superiore alla spesa effettivamente sostenuta; invece, nell’ipotesi in cui si utilizzi il metodo forfettario, il citato art. 51, comma 5, t.u.i.r. prevede un limite massimo oltre il quale l’importo forfettario riconosciuto al dipendente concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente. Al riguardo, questa Corte ha chiarito che «In tema di imposte sui redditi, il rimborso delle spese di trasferta ex art. 51, comma 5, d.P.R. n. 917 del 1986, pu ò̀ essere analitico, se ancorato agli esborsi, per vitto, alloggio e viaggio, effettivamente sostenuti e adeguatamente documentati dal dipendente, ovvero forfettario, se operato attraverso il riconoscimento di una provvista di denaro per sostenere le spese di vitto e alloggio, con la conseguenza che, mentre nel primo caso il rimborso non determina alcuna tassazione in capo al dipendente, nel secondo l’importo che oltrepassi il limite massimo previsto dall’art. 51 cit. concorre alla formazione del reddito di lavoro» (Cass. n. 8489 del 2020;
conf. Cass. n. 6816 del 2023), così Cass., n. 25683 del 2023.

3. Nel caso di specie la C.t.r. ha reso una motivazione contraddittoria ed erronea laddove ha affermato che ‘ la giurisprudenza di merito e di legittimità, con riferimento ai rimborsi di spesa analitici delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica e di trasporto, ha chiarito che non formano comunque reddito quando le spese stesse siano rimborsate sulla base di idonea documentazione ‘, avendo assimilato il trattamento dei distinti metodi di rimborso delle indennità di trasferta.
Pertanto, il ricorso deve essere accolto e la sentenza cassata con rinvio alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado per la Sicilia, in diversa

composizione, affinché verifichi se nel caso di specie ricorrano i presupposti per l’applicazione della tassazione ridotta ai sensi del citato art. 51, comma 5, t.u.i.r., regolando anche le spese del presente giudizio.

Il motivo di ricorso incidentale, con cui il contribuente censura la violazione e falsa applicazione dell’art. 15, d.lgs. 31 dicembre 1992, n. 546, in combinato disposto con l’art. 91 c.p.c., per avere il giudice di seconde cure compensato le spese di lite, è assorbito.

P.Q.M.

La Corte accoglie il ricorso principale, dichiara assorbito l’incidentale , cassa la sentenza impugnata in ragione del motivo accolto e rinvia alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Sicilia, in diversa composizione, cui demanda di provvedere anche sulle spese del giudizio di legittimit à .

Così deciso in Roma, il 14 dicembre 2023

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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