Preclusione probatoria e deducibilità dei costi

La Corte di Cassazione ha rigettato il ricorso di una società contribuente confermando la legittimità della preclusione probatoria applicata dall’Agenzia delle Entrate. La controversia riguardava il disconoscimento di costi per prestazioni di manodopera non adeguatamente documentati durante la fase amministrativa. I giudici hanno stabilito che la produzione tardiva di documenti in giudizio è inammissibile se il contribuente non prova che il ritardo è dovuto a cause a lui non imputabili. Inoltre, la mancanza di data certa sui contratti e l’assenza di prova sull’inerenza dei costi hanno reso definitiva la pretesa fiscale.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 25 marzo 2026 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Preclusione probatoria: i rischi della mancata esibizione documentale

La preclusione probatoria rappresenta un limite invalicabile nel contenzioso tributario, agendo come una sanzione per il contribuente che non collabora tempestivamente con l’Amministrazione Finanziaria. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione ha ribadito con fermezza che i documenti non esibiti durante una verifica fiscale non possono, di regola, essere utilizzati successivamente per difendersi in tribunale.

Il caso e la contestazione dei costi

La vicenda trae origine da alcuni avvisi di accertamento emessi nei confronti di una società per II.DD. e IVA. L’ufficio fiscale contestava l’indebita deduzione di costi relativi a prestazioni di manodopera, ritenendo che la documentazione fornita durante l’ispezione fosse insufficiente a giustificare l’effettività e l’inerenza delle spese. Nonostante la società avesse prodotto ulteriori documenti durante il processo di primo grado, il giudice d’appello aveva riformato la decisione favorevole alla contribuente, dichiarando tali prove inutilizzabili.

La decisione della Corte di Cassazione

I giudici di legittimità hanno confermato la linea rigorosa del giudice d’appello. La Corte ha chiarito che il dovere di collaborazione tra fisco e contribuente non è una mera facoltà. Se l’ufficio richiede specifici documenti e il contribuente non li fornisce senza una valida giustificazione, scatta automaticamente la preclusione probatoria. Questo significa che quegli stessi documenti non potranno più entrare nel processo, rendendo la difesa estremamente difficile se non impossibile.

Implicazioni sulla deducibilità e inerenza

Oltre al profilo procedurale, la sentenza affronta il merito della deducibilità. Anche qualora i documenti fossero stati ammessi, la loro inidoneità a provare l’inerenza dei costi avrebbe comunque portato al rigetto. La mancanza di data certa sui contratti d’appalto e l’assenza di un collegamento diretto tra le prestazioni ricevute e l’attività d’impresa sono stati elementi determinanti per confermare l’accertamento fiscale.

Le motivazioni

La Corte ha fondato la sua decisione sulla duplice natura della preclusione prevista dall’art. 32 del d.P.R. 600/1973. Da un lato, vi è l’esigenza di garantire l’efficienza dell’azione amministrativa, impedendo che il contribuente possa riservarsi prove decisive per la fase giudiziale. Dall’altro, è stato evidenziato che l’onere di provare la causa non imputabile del ritardo spetta esclusivamente al contribuente. Nel caso di specie, l’allegazione secondo cui i documenti erano ‘accatastati in un archivio difficilmente raggiungibile’ non è stata considerata una prova idonea di forza maggiore o caso fortuito. Inoltre, la Corte ha sottolineato che il requisito dell’inerenza deve essere provato con certezza, non bastando la semplice esibizione di fatture se queste non sono supportate da contratti con data certa e documentazione che attesti l’effettivo impiego delle risorse nell’attività produttiva.

Le conclusioni

In conclusione, la sentenza riafferma che la strategia difensiva del contribuente deve iniziare sin dal primo contatto con l’Agenzia delle Entrate. Ignorare o evadere parzialmente le richieste documentali durante un controllo espone al rischio concreto di non poter più dimostrare le proprie ragioni in sede giudiziaria. La preclusione probatoria non è solo una regola tecnica, ma uno strumento per assicurare la trasparenza e la correttezza dei rapporti tributari. Per le imprese, questo si traduce nella necessità di mantenere una contabilità impeccabile, contratti con data certa e una documentazione analitica che possa resistere a qualsiasi scrutinio, garantendo così la piena deducibilità dei costi sostenuti.

Cosa accade se non consegno i documenti richiesti dal fisco durante un controllo?
Si rischia la preclusione probatoria, ovvero l’impossibilità di utilizzare quei documenti come prova nel successivo processo tributario, a meno di non dimostrare che il ritardo è dipeso da cause non imputabili.

È possibile produrre in tribunale documenti non esibiti in fase di accertamento?
Sì, ma solo se il contribuente fornisce la prova rigorosa di un impedimento oggettivo, come un caso fortuito o una causa di forza maggiore, che ha reso impossibile la consegna tempestiva.

Perché la data certa è fondamentale per la deducibilità dei costi?
La data certa attesta l’esistenza del contratto in un momento preciso, permettendo di verificare l’inerenza della spesa rispetto al periodo d’imposta e prevenendo contestazioni sulla veridicità dell’operazione.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 3468 Anno 2026

Civile Ord. Sez. 5 Num. 3468 Anno 2026

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 17/02/2026

sul ricorso RG 22807/2016 proposto da:

RAGIONE_SOCIALE, in persona del legale rappresentante p.t., rappresentata e difesa dall’AVV_NOTAIO, elettivamente domiciliata presso lo studio dell’AVV_NOTAIO in Roma, INDIRIZZO;

– RAGIONE_SOCIALE –

contro

RAGIONE_SOCIALE, in persona del Direttore pro tempore, rappresentata e difesa dall’Avvocatura RAGIONE_SOCIALE, con domicilio eletto in Roma, INDIRIZZO;

– controRAGIONE_SOCIALE –

proposto avverso la sentenza n. 530/5/2016 della COMM.TRIB.REG. del l’EMILIA -ROMAGNA, depositata il 26/2/2016;

Udita la relazione della causa svolta in data 14/11/2025 dal Consigliere NOME COGNOME.

FATTI DI CAUSA

La Commissione tributaria regionale dell ‘Emilia -Romagna con sentenza n. 530/5/2016 depositata il 26/2/2016 accoglieva gli appelli riuniti proposti dall ‘RAGIONE_SOCIALE avverso le sentenze della Commissione tributaria provinciale di Forlì nn. 118 e 119/3/2012 di accoglimento dei ricorsi introduttivi proposti dalla RAGIONE_SOCIALE aventi ad oggetto due avvisi di accertamento per II.DD. e IVA 2006 e 2007 notificati alla società.

Si legge in sentenza che venivano contestati alla contribuente rapporti commerciali con la ditta RAGIONE_SOCIALE per prestazioni di manodopera relative ai due anni di imposta suddetti per complessivi, rispettivamente, euro 67.414 ed euro 25.279, quali costi che la RAGIONE_SOCIALE, cui era stata richiesta documentazione in sede di procedimento amministrativo, non era stata in grado giustificare tramite contratti o altri elementi attestanti con certezza la tipologia di prestazione commissionata.

I giudici di prime cure con due distinte sentenze annullavano gli avvisi, ritenendo che la contribuente aveva posto a disposizione dell’RAGIONE_SOCIALE tutta la documentazione contabile, tenendo un comportamento di buona fede e correttezza con riferimento ai rapporti intercorsi.

Le decisioni venivano integralmente riformate dal giudice d’appello, che riteneva tardiva la produzione documentale in giudizio rispetto alle

richieste avanzate dall’RAGIONE_SOCIALE in sede di procedimento amministrativo. Anche a voler valutare tali documenti, comunque, non erano idonei a dimostrare l’inerenza dei costi, oltre che l’esistenza e il loro preciso ammontare, ai sensi dell’art.109 TUIR. L’ onere della prova non era stato assolto dalla società in quanto mancava data certa nei contratti, come pure la relazione strumentale, ossia il collegamento del bene o servizio reso oggetto RAGIONE_SOCIALE fatture all’attività di impresa della contribuente ai fini della detraibilità ex art.19, comma 1, d.P.R. n.633/1972 e della deducibilità dei costi.
Avverso tale decisione propone ricorso principale per cassazione la contribuente, affidato a cinque motivi, che illustra con memoria ex art.380 bis-1. cod. proc. civ., cui replica l ‘RAGIONE_SOCIALE con controricorso.

RAGIONI DELLA DECISIONE

Con il primo motivo la contribuente, in relazione all’art.360, primo comma, n. 5, cod. proc. civ. deduce l ‘omesso esame circa un fatto decisivo per il giudizio che è stato oggetto di discussione fra le parti. La società lamenta che la Commissione Tributaria Regionale di Bologna non avrebbe tenuto conto dell’indicazione effettuata dalla Commissione Tributaria Provinciale di Forlì, la quale, nelle motivazioni RAGIONE_SOCIALE sentenze di primo grado, ha espressamente affermato: « E’ condiviso il fatto che RAGIONE_SOCIALE abbia, a seguito della richiesta fatta dall’RAGIONE_SOCIALE Forlì, messo a disposizione le fatture ricevute, i pagamenti effettuati con i relativi estratti conto bancari, riportanti gli assegni emessi a saldo RAGIONE_SOCIALE prestazioni ricevute regolarmente fatturate, contratti stipulati per ogni singola prestazione ricevuta, le scritture elementari di base dove sono indicati i nominativi degli operai della ditta RAGIONE_SOCIALE, con le ore effettuate, i materiali impiegati e quant’altro è necessario per la determinazione del costo di produ-
zione… » e che « …su tali basi si deve ritenere sufficientemente motivata la legittimità del comportamento della RAGIONE_SOCIALE, che ha puntualmente documentata la esistenza e la inerenza del rapporto intercorso con la RAGIONE_SOCIALE» . Al contrario, il giudice d’appello non avrebbe preso in alcuna considerazione ai fini della decisione la suddetta documentazione depositata dalla società (v. p. 7 ricorso) e, comunque, valutato se la documentazione fosse sufficiente.

Con il secondo motivo di ricorso, in relazione all’art.360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ. si prospetta la violazione o falsa applicazione dell’art. 32, 5° comma, d.P.R. n. 600/1973 per aver la Commissione Tributaria Regionale di Bologna, in accoglimento RAGIONE_SOCIALE censure avanzate nei ricorsi in appello presentati dall’RAGIONE_SOCIALE, considerato inutilizzabili ex art. 32 D.P.R. n. 600/1973 i documenti pervenuti oltre i termini indicati in seno agli inviti e presentati unitamente ai ricorsi di primo grado.
Specificamente, si duole che il giudice di appello abbia ritenuto che la motivazione indicata dalla RAGIONE_SOCIALE nei ricorsi dinanzi alla Commissione Tributaria Provinciale – ovvero che la documentazione richiesta si trovava accatastata in un archivio non facilmente raggiungibile non fosse idonea a fornire la prova del fatto che il contribuente non fosse stato in grado di produrre i documenti in questione all’atto dell’invito formulato dall’ufficio per ‘per causa a lui non imputabile’ e che l’onere di forni re tale prova gravasse sul contribuente ex art. 2697 cod. civ..
La società vuole con il motivo evidenziare che la documentazione in questione -cioè quella non consegnata entro i termini dell’invito -sarebbe composta esclusivamente dalle copie dei contratti di appalto stipulati dalla RAGIONE_SOCIALE con la RAGIONE_SOCIALE.

Al contrario, tutta l’altra documentazione utile a dimostrare il rapporto commerciale intercorrente tra la RAGIONE_SOCIALE e la RAGIONE_SOCIALE (fatture ricevute, annotazioni di verifica RAGIONE_SOCIALE commesse, schede di scritture elementari di controllo RAGIONE_SOCIALE ore lavorate per singola commessa dagli addetti, copia dei pagamenti, degli estratti conto RAGIONE_SOCIALE scritture contabili e dei registri iva, ecc) sarebbe stata consegnata nei termini indicati.

Orbene, secondo la RAGIONE_SOCIALE, il contribuente in un caso come quello di specie potrebbe limitarsi anche solo a dichiarare la causa a lei non imputabile in base alla quale non è stato in grado di fornire la documentazione richiesta dall’ufficio nell’invito, senza che sia necessaria la prova contestuale di tale ‘non imputabilità’.

I due motivi, connessi, possono essere esaminati congiuntamente e sono affetti da concorrenti profili di inammissibilità e di infondatezza.

3.1. Va premesso che la sentenza n.137/2025 della Corte costituzionale ha definito i limiti del diritto al silenzio del contribuente, alla luce del l’art. 6 CEDU nonché con l’art. 14, comma 3, lettera g ), PIDCP che espressamente riconosce il diritto a non deporre contro sé stesso e a non confessarsi colpevole, nonché con gli artt. 24 e 111, Cost. rispetto al dovere di collaborazione nei rapporti con l’Amministrazione finanziaria anche nelle indagini tributarie, ritenendo legittima la preclusione probatoria (art. 32, commi 4 e 5, d.P.R. 600/73) per gli elementi informativi che hanno un contenuto univocamente «a favore del contribuente», e sempre che non siano già in possesso dell’Amministrazione, chiarendo così il delicato equilibrio tra diritti di difesa e esigenze di accertamento fiscale.
3.2. Orbene, il giudice ha espresso sulla questione una duplice ratio decidendi e va al proposito reiterato che in tema di ricorso per cassazione, qualora la decisione impugnata si fondi su di una pluralità di

ragioni, tra loro distinte ed autonome e singolarmente idonee a sorreggerla sul piano logico e giuridico, l’omessa impugnazione di tutte le “rationes decidendi” rende inammissibili le censure relative alle singole ragioni esplicitamente fatte oggetto di doglianza, in quanto queste ultime, quand’anche fondate, non potrebbero comunque condurre, stante l’intervenuta definitività RAGIONE_SOCIALE altre non impugnate, all’annullamento della decisione stessa (v., tra le tante, Cass. 11 gennaio 2007 n. 389; successive conformi, Cass. Sez. Un. 29 marzo 2013 n. 7931; Cass. 4 marzo 2016 n. 4293).
3.3. Nel caso in esame da un lato la CTR ha in primo luogo ritenuto la produzione documentale in giudizio tardiva rispetto alle richieste avanzate dall’RAGIONE_SOCIALE in sede di procedimento amministrativo , ossia non evasa ai sensi dell’art.32, quarto comma, d.P.R. n.600/73 (Cass. n.10489 del 2014; conforme, tra le altre, Cass. n.16548 del 2018) e, in secondo luogo, ha valutato la documentazione e l’ha ritenuta comunque non idonea.

3.4. La prima ratio , oggetto del secondo motivo, non viene aggredita dalla società attraverso la dimostrazione del fatto contrario, ossia l’avvenuta produzione in sede amministrativa in risposta alla richiesta dell’Amministrazione, oppure l’impossibilità di effettuare tempes tivamente la risposta in sede di procedimento amministrativo. La società si limita sostanzialmente ad affermare che avrebbe già prodotto tutto tranne i contratti e a lamentare il fatto che la mole di documenti prodotti in giudizio è stata ritenuta idonea in primo grado e si duole del fatto che il giudice d’appello non abbia concordato con tale iniziale statuizione. Sotto tale profilo, dunque, come eccepito in controricorso, sussiste il difetto di autosufficienza della censura, senza che questo difetto sia colmato dalla deduzione, contenuta per la prima volta nella memoria illustrativa secondo cui «In particolare, la documentazione
presentata tempestivamente dal RAGIONE_SOCIALE all’ufficio di Forlì dell’RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE si componeva RAGIONE_SOCIALE fatture ricevute per le prestazioni di mano d’opera effettuate presso l’officina da personale della RAGIONE_SOCIALE e RAGIONE_SOCIALE schede in allegato alle fatture (docc. 1 e 5 prodotti in atti unitamente ai ricorsi alla Commissione Provinciale di Forlì)».

3.5. Infatti, la memoria ex art.380 bis.1. cod. proc. civ. può solo illustrare e non introdurre elementi fattuali che dovevano essere presenti nel ricorso per cassazione. Inoltre, comunque, l’allegazione che precede non offre la possibilità di dimostrare ai fini dell’art.32, quarto comma, d.P.R. n.600/73 cosa è stato prodotto dalla società nel procedimento amministrativo a seguito dell’invito n.NUMERO_DOCUMENTO2011 e confrontarlo con ciò che è stato prodotto in giudizio, al fine di superare l’accertamento di tardività compiuta dal giudice e la conseguente sanzione di inutilizzabilità. Pacifici i presupposti di applicazione della norma da ultimo citata (v. Cass. n.16960 del 2016), non vi è dubbio poi che la prova dell’impossibilità di effettuare l’esibizione documentale in precedenza, per causa non imputabile al contribuente, ossia forza maggiore, fatto del terzo, caso fortuito, dev’essere da questi dimostrata (cfr. Cass. n.24503 del 2015), a differenza di quanto ritiene la RAGIONE_SOCIALE.
3.6. Per conseguenza, diviene inammissibile anche il primo motivo, sia perché che la ratio concorrente di tardività della produzione resta intatta, sia perché il primo mezzo è comunque chiaramente diretto ad ottenere un rinnovato apprezzamento della prova, precluso al giudice di legittimità nei termini esposti.

Il terzo motivo di ricorso, in riferimento all’art.360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ., prospetta la violazione o falsa applicazione dell’art. 2704 cod. civ., con riferimento al capo della sentenza impu-

gnata in cui il giudice ha affermato, anche volendo prendere in considerazione i contratti di appalto tardivamente prodotti dalla RAGIONE_SOCIALE, che gli stessi «non sembrerebbero» idonei a soddisfare il requisito dell’inerenza di cui all’art. 109 d.P.R. n. 917/1986, poiché «la documentazione manca di data certa nei contratti».

5. Con il quarto motivo la società, senza indicare il pertinente paradigma di censura ai fini dell’art.360, primo comma, cod. proc. civ., deduce che la sentenza impugnata è viziata e illegittima, per violazione o falsa applicazione dell’art. 101, 2° comma, cod. proc. civ., poiché la Commissione Tributaria Regionale di Bologna avrebbe posto a fondamento della sua decisione una questione rilevabile di ufficio, ossia la mancanza di data certa ex art. 2704 cod. civ. sui contratti di appalto prodotti in atti dal RAGIONE_SOCIALE senza effettuare la comunicazione di cui all’art. 101, 2° comma cod. proc. civ., con cui doveva invitare le parti a depositare RAGIONE_SOCIALE memorie contenenti osservazioni sulla medesima questione sollevata d’ufficio.
6. Con il quinto motivo la RAGIONE_SOCIALE, ancora senza indicare il pertinente paradigma di censura ai fini dell’art.360, primo comma, cod. proc. civ., deduce la violazione o falsa applicazione dell’art.109 TUIR. La Commissione Tributaria Regionale, applicando l’art. 109 del d.P.R. n. 917/86, avrebbe ritenuto erroneamente che la documentazione presentata, «non sembrerebbe idonea a soddisfare il requisito di inerenza» , evidenziando che, quanto alla ‘inerenza’, l’art. 109, comma 5° del TUIR stabilisce che le spese e gli altri componenti negativi sono deducibili, se e nella misura in cui si riferiscono ad attività o beni da cui derivano ricavi o altri proventi che concorrono a formare il reddito d’impresa. All’opposto di quanto ritenuto dal Giudice di appello, le fatture e la documentazione allegata e presentata risultava idonea a provare senza alcun dubbio che si trattava di costi per servizi legati alla
produzione di macchine ‘pulisci spiaggia’ prodotte e vendute dalla RAGIONE_SOCIALE

7. I tre motivi, da trattare congiuntamente, sono inammissibili, non solo per la tecnica di formulazione gravemente carente in assenza financo di indicazione del pertinente paradigma di censura (4° e 5° motivo), ma anche perché, come sopra visto, non è stata superata la ratio decidendi che ha ritenuto inutilizzabile la documentazione versata tardivamente in giudizio, dopo essere stata richiesta alla società nel procedimento amministrativo, senza che questa abbia dimostrato la causa a lei non imputabile di tale mancata ostensione o la piena corrispondenza tra quanto già prodotto in sede di procedimento a seguito di richiesta e quanto prodotto in giudizio.
7.1. Ciò detto, comunque, quanto alla ratio oggetto RAGIONE_SOCIALE censure, la decisione del giudice di disconoscimento dei costi non si basa affatto sulla sola interpretazione dei contratti di appalto e sull’accertamento di assenza di data certa, avendo il giudice accertato l’assenza di prova della relazione strumentale, il collegamento del bene o servizio reso oggetto RAGIONE_SOCIALE fatture all’attività di impresa della contribuente. Né la statuizione è relativa solo al requisito dell’inerenza dei costi poiché il giudice ha ritenuto, più radicalmente ancora non provata «la loro effettiva sussistenza e il loro preciso ammontare» (p.4 sentenza) e, dunque, la RAGIONE_SOCIALE non censura il fatto che il giudice ha innanzitutto a monte escluso la prova della certezza dei costi, prima ancora che l’ulteriore profilo dell’inerenza .
8. Il ricorso dev’essere in ultima analisi rigettato, e le spese di lite, liquidate come da dispositivo, seguono la soccombenza.

P.Q.M.

La Corte rigetta il ricorso e condanna la società alla rifusione RAGIONE_SOCIALE spese di lite in favore dell’RAGIONE_SOCIALE entrate, liquidate in euro 5.900,00 per compensi, oltre spese prenotate a debito.

Si dà atto del fatto che, ai sensi del d.P.R. n. 115 del 2002, art. 13, comma 1-quater, sussistono i presupposti per il versamento dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello per il ricorso, a norma RAGIONE_SOCIALE stesso articolo 13, comma 1-bis, se dovuto.

Così deciso in Roma, nella camera di consiglio del 14 novembre 2025

Il Presidente NOME COGNOME

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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