Mancata esibizione documenti: quando sono validi?

La Corte di Cassazione ha stabilito che la mancata esibizione documenti durante una verifica fiscale, dovuta alla chiusura occasionale degli uffici, non ne determina l’inutilizzabilità in giudizio. Per la sanzione processuale è necessario un ‘sostanziale rifiuto’ del contribuente, la cui prova spetta all’Amministrazione Finanziaria. In assenza di un invito formale a produrre la documentazione, il contribuente può legittimamente presentarla in sede contenziosa per dimostrare le proprie ragioni.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 31 ottobre 2025 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Mancata Esibizione Documenti: Cosa Succede se l’Ufficio è Chiuso?

La mancata esibizione documenti contabili durante una verifica fiscale non sempre comporta la loro inutilizzabilità nel successivo processo tributario. Con una recente ordinanza, la Corte di Cassazione ha chiarito che, se l’impossibilità di ispezione è dovuta a una chiusura occasionale della sede e non a un rifiuto del contribuente, la documentazione può essere validamente prodotta in giudizio. Analizziamo insieme questa importante decisione.

I Fatti di Causa

Il caso nasce da un avviso di accertamento IVA notificato a una società. L’Agenzia delle Entrate aveva disconosciuto un credito IVA poiché i suoi funzionari, recatisi presso la sede legale per una verifica, l’avevano trovata chiusa, rendendo impossibile l’ispezione. La società impugnava l’atto, ma la Commissione Tributaria Provinciale (CTP) respingeva il ricorso. In appello, la Commissione Tributaria Regionale (CTR) ribaltava la decisione, accogliendo le ragioni del contribuente. La CTR evidenziava che non c’era stato alcun rifiuto o volontà di ostacolare il controllo, ma solo una chiusura contingente e occasionale degli uffici. A riprova della buona fede, la società aveva depositato in giudizio tutta la documentazione contabile che dimostrava l’esistenza del credito.

Il Ricorso dell’Agenzia e la mancata esibizione documenti

L’Agenzia delle Entrate, non soddisfatta della decisione di secondo grado, ha presentato ricorso in Cassazione. Il motivo principale era la presunta violazione delle norme che regolano gli accessi e le ispezioni fiscali. Secondo l’Amministrazione finanziaria, il comportamento del contribuente, che non si era reso reperibile per diversi giorni, doveva essere considerato illegittimo e, di conseguenza, la documentazione prodotta solo in fase processuale doveva essere dichiarata inutilizzabile.

Le Motivazioni della Corte di Cassazione

La Suprema Corte ha rigettato il ricorso dell’Agenzia, ritenendo il motivo infondato e fornendo un’importante chiave di lettura sulla mancata esibizione documenti. I giudici hanno operato una distinzione fondamentale tra due scenari:
1. Richiesta tramite questionario: Quando l’Amministrazione richiede documenti tramite un invito formale o un questionario, il mancato invio entro i termini equivale a un rifiuto. In questo caso, i documenti non potranno essere utilizzati in un eventuale processo, a meno che il contribuente non dimostri che l’inadempimento è dovuto a una causa non imputabile.
2. Richiesta durante un accesso o ispezione: Quando la richiesta avviene durante un’ispezione presso la sede del contribuente, la mancata esibizione preclude l’utilizzo in giudizio solo se si traduce in un “sostanziale rifiuto di rendere disponibile la documentazione”. La prova di tale rifiuto, tuttavia, spetta all’Amministrazione finanziaria.

Nel caso specifico, la Cassazione ha sottolineato che non solo non c’è mai stato un accesso effettivo (essendo gli uffici chiusi), ma soprattutto l’Agenzia delle Entrate non ha mai inviato un invito specifico e formale al legale rappresentante della società per esibire i documenti, con l’avvertimento delle conseguenze pregiudizievoli in caso di inadempimento. Di conseguenza, la semplice chiusura degli uffici non poteva essere interpretata come una volontà di sottrarsi all’ispezione. La produzione documentale in giudizio era, quindi, pienamente legittima.

Conclusioni

Questa ordinanza ribadisce un principio di garanzia per il contribuente. La sanzione dell’inutilizzabilità processuale dei documenti non può scattare automaticamente a fronte di una mera difficoltà operativa incontrata dai verificatori, come la chiusura temporanea degli uffici. È necessario che l’Amministrazione finanziaria dimostri un comportamento ostruzionistico e un “sostanziale rifiuto” da parte del contribuente, che deve essere messo nelle condizioni di collaborare attraverso richieste formali e specifiche. In assenza di questi presupposti, il diritto alla difesa in giudizio, anche attraverso la produzione di prove documentali, rimane pienamente tutelato.

Se i verificatori fiscali trovano l’ufficio chiuso, i documenti contabili possono essere presentati in seguito durante il processo?
Sì. Secondo la Corte di Cassazione, la semplice chiusura occasionale degli uffici non equivale a un rifiuto di esibire la documentazione. Se l’Amministrazione finanziaria non prova un comportamento ostruzionistico e non ha inviato un invito formale alla produzione dei documenti, questi possono essere legittimamente presentati in giudizio.

Qual è la differenza tra non rispondere a un questionario fiscale e non mostrare i documenti durante un’ispezione?
La mancata risposta a un questionario, dopo un formale avvertimento, comporta l’inutilizzabilità dei documenti in un futuro processo (salvo prova di causa non imputabile). Invece, durante un’ispezione in loco, l’inutilizzabilità scatta solo se la mancata esibizione si configura come un ‘sostanziale rifiuto’, la cui prova è a carico dell’Agenzia delle Entrate.

Quando la mancata esibizione di documenti in sede di verifica li rende inutilizzabili in giudizio?
La documentazione diventa inutilizzabile solo quando la mancata esibizione durante un’ispezione costituisce un ‘sostanziale rifiuto’ a collaborare da parte del contribuente. Non è sufficiente la mera impossibilità di accedere ai locali; l’Amministrazione Finanziaria deve dimostrare che vi è stata una volontà del contribuente di sottrarsi al controllo.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 3958 Anno 2024

Civile Ord. Sez. 5 Num. 3958 Anno 2024

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: NONNO NOME

Data pubblicazione: 13/02/2024

Oggetto : Tributi – IVA –

Mancata esibizione dei documenti

in sede amministrativa –

Produzione – Condizioni.

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 9017/2015 R.G. proposto da RAGIONE_SOCIALE , in persona del Direttore pro tempore , rappresentata e difesa dall’Avvocatura Generale dello RAGIONE_SOCIALE, presso la quale è domiciliata in Roma, INDIRIZZO;

-ricorrente –

contro

COGNOME NOME , COGNOME NOME , COGNOME NOME e COGNOME NOME , già soci di RAGIONE_SOCIALE, cancellata dal registro RAGIONE_SOCIALE imprese il 15 febbraio 2010, elettivamente domiciliati in Roma, INDIRIZZO, presso lo studio dell’AVV_NOTAIO, rappresentati e difesi dall’AVV_NOTAIO, che li rappresenta e difende giusta procura speciale a margine del controricorso;

-controricorrenti – avverso la sentenza della Commissione tributaria regionale della Campania n. 3253/45/14, depositata il 2 aprile 2014.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 27 settembre 2023 dal Consigliere NOME COGNOME.

FATTI DI CAUSA

Con la sentenza n. 3253/45/14 del 02/04/2014, la Commissione tributaria regionale della Campania (di seguito CTR), in sede di rinvio conseguente a Cass. n. 16967 del 05/10/2012, accoglieva l’appello proposto da NOME, NOME, NOME e NOME, soci della cessata RAGIONE_SOCIALE, avverso la sentenza n. 720/05/02 della Commissione tributaria provinciale di Caserta (di seguito CTP), che aveva respinto il ricorso proposto dalla società contribuente nei confronti di un avviso di accertamento per IVA relativa all’anno d’imposta 1996.
1.1. Come si evince dalla sentenza impugnata, l’avviso di accertamento era stato emesso a seguito del disconoscimento di un credito IVA in ragione dell’impossibilità, per l’Ufficio, di eseguire la verifica presso i locali dell’impresa, risultati chiusi.

1.2. La CTR accoglieva l’appello proposto dai soci di RAGIONE_SOCIALE evidenziando che: a) non vi era stato alcun rifiuto da parte degli organi societari alle richieste degli ispettori, né alcuna volontà della società contribuente di impedire l’accertamento, ma soltanto il fatto contingente e occasionale della chiusura, al momento dell’accesso, degli uffici di RAGIONE_SOCIALE; b) quest’ultima non aveva alcun interesse ad evitare i controlli, tanto da avere depositato in giudizio tutta la documentazione contabile necessaria a dimostrare l’esistenza del credito IVA ed era sicuramente operativa; c) l’accertamento IVA concerneva la medesima situazione di fatto già esaminata dalla CTR a fini IRPEG ed ILOR, che aveva comportato la declaratoria di spettanza dei costi sostenuti dalla società e l’annullamento del relativo avviso di accertamento.
Avverso la sentenza di appello AE proponeva ricorso per cassazione, affidato ad un unico motivo.

I soci COGNOME resistevano in giudizio con controricorso.

RAGIONI DELLA DECISIONE

Con l’unico motivo di ricorso AE deduce violazione dell’art. 52 del d.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633, in relazione all’art. 360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ., per avere la CTR erroneamente ritenuto legittimo il comportamento della società contribuente, sebbene la sede legale sia stata chiusa per diversi giorni e il legale rappresentante non avrebbe ottemperato all’invito a comparire inoltrato dall’Amministrazione finanziaria ai fini dell’accertamento del credito.

1.1. Il motivo è infondato.

1.2. Secondo la giurisprudenza di questa Corte, « In tema di accertamento tributario, occorre distinguere l’ipotesi in cui l’amministrazione finanziaria richieda al contribuente documenti mediante questionario, ai sensi dell’art. 32 del d.P.R. n. 600 del 1973 in materia di imposte dirette, ovvero dell’art. 51 d.P.R. n. 633 del 1972, in materia di IVA, da quella avanzata nel corso di attività di accesso, ispezione o verifica ex art. 33 d.P.R. n. 600 cit., quanto all’imposizione reddituale ed ex art. 52 del d.P.R. n. 633 cit., quanto all’IVA, poiché – ferma restando la necessità, in ogni ipotesi, che l’amministrazione dimostri che vi era stata una puntuale indicazione di quanto richiesto, accompagnata dall’espresso avvertimento circa le conseguenze della mancata ottemperanza nel primo caso, il mancato invio nei termini concessi della suindicata documentazione equivale a rifiuto, con conseguente inutilizzabilità della stessa in sede amministrativa e contenziosa, salvo che il contribuente non dichiari, all’atto della sua produzione con il ricorso, che l’inadempimento è avvenuto per causa a lui non imputabile, della cui prova è, comunque, onerato; nel secondo caso, invece, la mancata esibizione di quanto richiesto ne preclude la valutazione a favore del contribuente solo ove si traduca in un sostanziale rifiuto di rendere disponibile la documentazione,
incombendo la prova dei relativi presupposti di fatto sull’amministrazione finanziaria » (Cass. 16757 del 14/06/2021).

1.2.1. In particolare, l’omessa esibizione da parte del contribuente dei documenti in sede amministrativa determina l’inutilizzabilità della successiva produzione in sede contenziosa solo in presenza dello specifico presupposto, la cui prova incombe sull’Amministrazione finanziaria, costituito dall’invito specifico e puntuale all’esibizione, accompagnato dall’avvertimento circa le conseguenze della sua mancata ottemperanza (cfr. Cass. n. 27069 del 27/12/2016; Cass. n. 10670 del 04/05/2018).
1.3. Nel caso di specie, è pacifico che un accesso presso la sede legale non vi sia mai stato né risulta, dall’accertamento in fatto contenuto nella sentenza impugnata, che l’Amministrazione finanziaria abbia formulato uno specifico invito al legale rappresentante della società contribuente di esibire alcuni documenti, con l’indicazione, altresì, RAGIONE_SOCIALE conseguenze pregiudizievoli derivanti dal mancato adempimento.

1.4. Inoltre, la CTR ha debitamente accertato (e la circostanza non può essere messa in discussione da AE con la proposizione di una censura di violazione di legge) che il comportamento tenuto dal legale rappresentante della società contribuente non sia interpretabile come volontà di sottrarsi all’ispezione.

In conclusione, il ricorso va rigettato e la ricorrente va condannata al pagamento, in favore dei controricorrenti, RAGIONE_SOCIALE spese del presente giudizio, liquidate come in dispositivo avuto conto di un valore dichiarato della lite di circa euro 30.000,00.

P.Q.M.

La Corte rigetta il ricorso e condanna la ricorrente al pagamento, in favore dei controricorrenti, RAGIONE_SOCIALE spese del presente giudizio, che si liquidano in euro 4.100,00, oltre alle spese forfettarie nella misura del 15%, ad euro 200,00 per spese borsuali e agli accessori di legge.

Così deciso in Roma il 27 settembre 2023.

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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