Documentazione extracontabile: prova di evasione?

La Corte di Cassazione, con l’ordinanza n. 28491/2025, ha stabilito che la documentazione extracontabile trovata presso un’azienda costituisce prova presuntiva valida per un accertamento fiscale. Se tali documenti contengono elementi dettagliati di una vendita (acquirente, prezzo, acconto), si presume che rappresentino operazioni non dichiarate. In questo caso, una società di arredamento sosteneva che gli appunti fossero semplici ‘prenotazioni’, ma non ha fornito alcuna prova a sostegno. La Corte ha confermato la decisione di merito, rigettando il ricorso e sottolineando che l’onere di smentire la presunzione grava sul contribuente.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 5 novembre 2025 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Documentazione Extracontabile: Quando Semplici Appunti Diventano Prova di Evasione Fiscale

La corretta tenuta della contabilità è un pilastro fondamentale per ogni impresa, ma cosa succede quando vengono scoperti appunti, ordini o agende non ufficiali? La recente ordinanza della Corte di Cassazione analizza proprio il valore probatorio della documentazione extracontabile in un accertamento fiscale. La decisione chiarisce quando tali documenti, pur non essendo parte della contabilità ufficiale, possono essere utilizzati dall’Amministrazione finanziaria come prova di redditi non dichiarati, spostando l’onere della prova sul contribuente.

I Fatti del Caso: Appunti o Vendite in Nero?

A seguito di una verifica fiscale, la Guardia di Finanza reperiva presso una società operante nel settore dell’arredamento una serie di documenti non ufficiali. Sulla base di questi, l’Agenzia delle Entrate emetteva un avviso di accertamento per Ires, Iva e Irap, contestando un maggior reddito non dichiarato per l’anno 2012.

La società contribuente si opponeva, sostenendo che la documentazione in questione non rappresentava contratti di compravendita conclusi, bensì mere ‘prenotazioni d’acquisto’ relative a future ed eventuali vendite. In sostanza, si trattava, a dire dell’azienda, di appunti interni privi di rilevanza fiscale.

Il Percorso Giudiziario: Decisioni Opposte tra Primo e Secondo Grado

In primo grado, la Commissione Tributaria Provinciale accoglieva la tesi della società, annullando l’atto impositivo. I giudici ritenevano fondata la difesa del contribuente, secondo cui i documenti erano semplici prenotazioni.

Tuttavia, la Commissione Tributaria Regionale, in sede di appello, ribaltava completamente la decisione. Secondo i giudici di secondo grado, la documentazione extracontabile era sufficientemente dettagliata da costituire prova presuntiva di vendite effettive e non dichiarate. La CTR sottolineava come l’azienda si fosse limitata ad affermare la natura di ‘prenotazione’ di tali documenti, senza però fornire alcuna prova concreta a sostegno della propria tesi, come ad esempio dichiarazioni di terzi (i presunti clienti). Di conseguenza, la CTR riformava la sentenza e confermava la piena validità dell’accertamento fiscale.

L’Analisi della Cassazione sulla validità della documentazione extracontabile

La società proponeva quindi ricorso in Cassazione, basandolo su quattro motivi, tra cui la presunta nullità della sentenza d’appello per motivazione apparente e la violazione delle norme sull’onere della prova (art. 2697 c.c.) e sulla valutazione delle presunzioni (art. 2729 c.c.).

La Suprema Corte ha rigettato tutti i motivi, confermando l’impianto logico-giuridico della sentenza d’appello. I giudici di legittimità hanno chiarito diversi punti fondamentali:

1. Motivazione Sufficiente: La motivazione della CTR, seppur sintetica, non era né apparente né inesistente. Essa spiegava chiaramente perché la documentazione fosse considerata prova di vendite reali: la completezza delle informazioni contenute (nominativo dell’acquirente, ammontare, modalità di pagamento, acconto versato) costituiva un quadro indiziario grave, preciso e concordante.
2. Onere della Prova: Una volta che l’Amministrazione Finanziaria ha fornito elementi presuntivi con tali caratteristiche, l’onere di fornire la prova contraria si sposta sul contribuente. Nel caso specifico, la società avrebbe dovuto dimostrare attivamente che quelle operazioni non si erano concluse o che avevano una natura diversa. Limitarsi a negare, senza produrre prove (come testimonianze dei clienti o altra documentazione), non è sufficiente a superare la presunzione legale.
3. Valore della Contabilità in Nero: La Corte ha ribadito il suo orientamento consolidato secondo cui la cosiddetta ‘contabilità in nero’, rinvenuta presso l’imprenditore, può assumere un rilievo probatorio pregnante e decisivo.

Le Motivazioni della Decisione

La decisione della Cassazione si fonda sul principio che la documentazione extracontabile, quando dettagliata e specifica, cessa di essere un semplice appunto interno per diventare un elemento indiziario di forte valenza probatoria. Il giudice di merito ha correttamente ritenuto che i documenti in questione, descrivendo operazioni commerciali concluse in tutti i loro elementi essenziali, fossero idonei a fondare la presunzione di maggiori ricavi. La ricorrente, d’altra parte, non è riuscita a contrastare efficacemente questa presunzione, non avendo fornito alcuna prova che potesse dimostrare la reale natura di ‘mere prenotazioni’ di tali scritture. La Corte ha quindi considerato infondate le censure, poiché la società si limitava a riproporre le proprie affermazioni verbali senza confrontarsi con il nucleo della motivazione della sentenza impugnata, ovvero la sua totale inerzia probatoria.

Conclusioni

Questa ordinanza rappresenta un importante monito per tutte le imprese sulla gestione di qualsiasi tipo di documentazione, anche quella non ufficiale. La presenza di appunti, agende o registri paralleli può esporre a seri rischi in caso di verifica fiscale. Se l’Amministrazione Finanziaria riesce a dimostrare che tali documenti contengono indizi gravi, precisi e concordanti di operazioni non dichiarate, la presunzione di evasione diventa legittima. A quel punto, non basta più negare: spetta al contribuente l’onere, spesso difficile, di dimostrare con prove concrete la reale natura di tali annotazioni per evitare le conseguenze di un accertamento.

Quando la documentazione extracontabile diventa prova di evasione fiscale?
La documentazione extracontabile diventa una prova presuntiva valida per un accertamento fiscale quando contiene elementi gravi, precisi e concordanti che delineano una transazione commerciale completa, come il nome dell’acquirente, l’importo, le modalità di pagamento e l’acconto versato. In questi casi, si presume che rappresenti vendite non dichiarate.

A chi spetta l’onere della prova in caso di accertamento basato su documenti non ufficiali?
Una volta che l’Amministrazione finanziaria presenta documenti extracontabili che costituiscono una presunzione grave, precisa e concordante di evasione, l’onere della prova si inverte e spetta al contribuente dimostrare che tali documenti si riferiscono a operazioni non concluse o di natura diversa (ad esempio, semplici prenotazioni).

Una motivazione ‘succinta’ da parte di un giudice rende la sentenza nulla?
No. Secondo la Corte, una motivazione, anche se sintetica, non rende nulla la sentenza, a condizione che sia sufficientemente completa, comprensibile e illustri chiaramente le ragioni logico-giuridiche alla base della decisione, come avvenuto nel caso di specie.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 28491 Anno 2025

Civile Ord. Sez. 5 Num. 28491 Anno 2025

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 27/10/2025

ORDINANZA

sul ricorso proposto da:

RAGIONE_SOCIALE , in persona del legale rappresentante pro tempore , rappresentata e difesa, giusta procura speciale stesa a margine del ricorso, dall’AVV_NOTAIO del Foro di Catanzaro, che ha indicato recapito EMAIL, ed elettivamente domiciliata presso lo studio dell’AVV_NOTAIO, al INDIRIZZO in Roma;

-ricorrente –

contro

RAGIONE_SOCIALE , in persona del Direttore, legale rappresentante pro tempore , rappresentata e difesa, ex lege , dall’RAGIONE_SOCIALE, e domiciliata presso i suoi uffici, alla INDIRIZZO in Roma;

-controricorrente –

avverso

la sentenza n. 290, pronunciata dalla Commissione Tributaria Regionale della Calabria il 18.2.2020, e pubblicata il 26.1.2021; ascoltata la relazione svolta dal Consigliere NOME COGNOME; la Corte osserva:

Fatti di causa

Oggetto: Ires, Iva ed Irap, 2012

-Prenotazione d’acquisto, o compravendita mobiliare –

Documentazione extracontabile

Prova presuntiva.

A seguito di accertamenti fiscali eseguiti dalla Guardia di Finanza e compendiati in Processo Verbale di Costatazione regolarmente consegnato alla contribuente, l’RAGIONE_SOCIALE, condividendo le conclusioni del PVC in cui si contestava la percezione di un maggior reddito non dichiarato in conseguenza del reperimento di documentazione extracontabile, notificava il 26.12.2016 alla RAGIONE_SOCIALE l’avviso di accertamento n. NUMERO_DOCUMENTO, avente ad oggetto il maggior reddito non dichiarato ai fini Ires, Iva ed Irap, in relazione all’anno 2012.
La contribuente proponeva ricorso avverso l’atto impositivo, innanzi alla Commissione Tributaria Provinciale di Catanzaro censurando, innanzitutto, che la pretesa documentazione extracontabile contestata non si componeva di contratti di compravendita di elementi di arredamento, bensì di meri atti di prenotazione in relazione ad un futuro acquisto. La CTP riteneva fondate le difese proposte dalla società, e pertanto annullava l’atto impositivo.

Avverso la sentenza sfavorevole conseguita nel primo grado del giudizio spiegava appello l’Ente impositore innanzi alla Commissione Tributaria Regionale della Calabria. La CTR riteneva che la documentazione reperita presso l’impresa si risolvesse effettivamente in documentazione extracontabile idonea a provare atti di compravendita e perciò il conseguimento di un maggior reddito non dichiarato. Per l’effetto, il giudice del gravame riformava la decisione di primo grado e riaffermava la piena validità ed efficacia dell’atto impositivo.
RAGIONE_SOCIALE ha proposto ricorso per cassazione, avverso la decisione assunta dal giudice dell’appello, affidandosi a quattro strumenti di impugnazione. Resiste mediante controricorso l’RAGIONE_SOCIALE.

La contribuente ha anche depositato memoria.

Motivi della decisione

Con il primo motivo di ricorso, proposto ai sensi dell’art. 360, primo comma, n. 4, cod. proc. civ., in conseguenza della violazione dell’art. 36 del D.Lgs. n. 546 del 1992 e dell’art. 132, secondo comma, n. 4, cod. proc. civ., la contribuente contesta la nullità della decisione assunta dalla CTR perché presenta una motivazione ‘apparente e/o inesistente’, non dando ‘ragione dei motivi che sorreggono il decisum’ (ric., p. 4).

Mediante il secondo strumento d’impugnazione, introdotto ai sensi dell’art. 360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ., la ricorrente censura la nullità della sentenza impugnata in conseguenza della violazione dell’art. 2697 cod. civ., per avere il giudice dell’appello erroneamente ritenuto che la società non abbia fornito alcuna prova circa la reale natura della documentazione extracontabile rinvenuta presso l’impresa.

Con il terzo motivo di ricorso, proposto ai sensi dell’art. 360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ., la contribuente critica la nullità della decisione del giudice di secondo grado, in conseguenza della violazione dell’art. 39, primo comma, lett. d), del Dpr n. 600 del 1973, dell’art. 54 del Dpr n. 633 del 1972, e dell’art. 2729 cod. civ., per avere il giudice del gravame ‘erroneamente disconosciuto la valenza probatoria degli elementi addotti dalla società ricorrente’ (ric., p. 8), anche contraddicendo la valutazione espressa in proposito dalla CTP.
Mediante il quarto mezzo d’impugnazione, introdotto ai sensi dell’art. 360, primo comma, n. 3, cod. proc. civ., la ricorrente denuncia la violazione dell’art. 109, comma 2, lettera a), del Tuir (Dpr n. 917 del 1986), per non avere il giudice dell’appello tenuto conto che i corrispettivi RAGIONE_SOCIALE cessioni di beni mobili si considerano conseguiti, e sono quindi imponibili, soltanto alla data di consegna o spedizione dei beni.

Con il primo motivo di ricorso la contribuente contesta la nullità della decisione assunta dalla RAGIONE_SOCIALE per aver adottato una

motivazione meramente apparente, non illustrando i motivi che sorreggono il decisum .

5.1. La controricorrente Amministrazione finanziaria ha affermato l’inammissibilità del ricorso proposto dalla contribuente, in relazione al primo motivo, perché volto a contrastare l’apparenza della motivazione della decisione d’appello, pur in presenza di una decisione completa ed esauriente. Invero, quando sia contestata la nullità della sentenza impugnata perché fondata su una motivazione meramente apparente, come è consentito, la verifica richiesta consiste proprio nel riscontrare se la motivazione sia o meno completa ed esauriente ed una simile istanza non è pertanto inammissibile.
5.2. Tanto premesso, la controricorrente replica all’argomentare della contribuente che la motivazione della CTR è completa, ed accerta l’intervenuta evasione sul fondamento di documentazione extracontabile, pacificamente utilizzabile ai fini dell’accertamento fiscale così come in sede processuale, documentazione in grado di assicurare elementi di prova presuntiva gravi, precisi e concordanti. Evidenzia, peraltro, non contrastata sul punto dalla ricorrente, che i contratti acquisiti presso l’impresa presentano una totale completezza nella descrizione RAGIONE_SOCIALE operazioni commerciali concluse, essendo riportate ‘la data dell’operazione, il nominativo dell’acquirente, l’ammontare del contratto, le modalità di pagamento pattuite, l’ammontare dell’acconto corrisposto dal cliente ed il nominativo del soggetto cui tale acconto fu consegnato’ (controric., p. 10).
5.3. La motivazione espressa dal giudice di secondo grado, per quanto succinta, appare sufficientemente completa e ben comprensibile.

La CTP aveva ritenuto che la documentazione extracontabile rinvenuta presso l’impresa non assicurasse prova adeguata della conclusione di transazioni di vendita di complementi d’arredo,

potendo anche interpretarsi come rappresentativa di mere prenotazioni in vista di un futuro (eventuale?) acquisto, come sostenuto dalla società. La CTR, nel riformare la decisione dei primi giudici, ha valutato che l’allegazione della società secondo cui la documentazione rinvenuta dalla GdF si risolveva in mere prenotazioni di acquisto, e non in contratti di vendita, è rimasta una mera prospettazione priva di qualsiasi riscontro. ‘Il contribuente si è limitato ad affermare che alcune di tali operazioni non sarebbero state concluse, ma sarebbero state solo ‘prenotate’ e tuttavia nessuna dimostrazione ha fornito al riguardo, dimostrazione che ben poteva essere acquisita anche attraverso dichiarazioni di terzi o altro’ (sent. CTR, p. III), ma la società non ha prodotto nulla di simile.
5.4. La motivazione della decisione del giudice di secondo grado è quindi presente ed agevolmente comprensibile. La ricorrente, però, non si confronta con la stessa, non la contrasta efficacemente. Neppure illustra in qual modo ritenga di aver provato la reale natura della documentazione extracontabile rinvenuta presso i suoi uffici; non spiega perché la valutazione della CTR, la quale richiedeva alla parte di produrre elementi di prova che, ove i suoi argomenti fossero stati effettivamente fondati, non avrebbe dovuto avere difficoltà a reperire, dovrebbe ritenersi errata.
Il primo motivo di ricorso risulta pertanto infondato, e deve perciò essere respinto.

Mediante il secondo ed il terzo strumento di impugnazione la ricorrente contesta la violazione di legge in cui ritiene essere incorso il giudice dell’appello per aver erroneamente ritenuto che la società non abbia fornito alcuna prova circa la reale natura della documentazione extracontabile rinvenuta presso l’impresa, anche contraddicendo la valutazione espressa in proposito dalla CTP. I motivi di ricorso presentano elementi di connessione e possono

essere trattati congiuntamente, per ragioni di sintesi e chiarezza espositiva.

6.1. L’Amministrazione finanziaria ha contestato l’inammissibilità del secondo motivo di ricorso, e l’argomento è estensibile anche al terzo, perché la censura sarebbe fondata su una non consentita richiesta di riesame nel merito RAGIONE_SOCIALE emergenze istruttorie.

A quanto sembra doversi ritenere la società, con i suoi motivi di ricorso secondo e terzo, intende lamentare l’omesso esame da parte del giudice dell’appello di elementi probatori pur valorizzati dal giudice di primo grado, nonché l’erronea applicazione RAGIONE_SOCIALE regole legali in materia di prova presuntiva. In considerazione della modalità di contestazione e descrizione della censura prescelte, la critica può ritenersi ammissibile.

6.2. La CTR, nel riformare la decisione di primo grado, ha rilevato che l’accertamento svolto nei confronti della RAGIONE_SOCIALE si è fondato su elementi indiziari gravi, precisi e concordanti, costituiti dalla documentazione extracontabile rinvenuta dalla Guardia di Finanza, ‘dalla quale si ricavava ragionevolmente l’effettuazione di vendite non dichiarate’ (sent. CTR, p. II). Inoltre, come si è innanzi già ricordato, il giudice del gravame ha posto l’accento sull’assenza di una qualsiasi prova contraria offerta dalla società. La RAGIONE_SOCIALE ha quindi concluso la propria valutazione ricordando come la Suprema Corte abbia chiarito che la documentazione extracontabile rinvenuta nella disponibilità dell’imprenditore, la c.d. contabilità in nero, può assumere un pregnante e decisivo rilievo probatorio.
6.3. A fronte di questi sintetici ma chiari argomenti, la ricorrente oppone che ‘nel corso dei procedimenti davanti alle Commissioni Tributarie Provinciale e Regionale l’odierna ricorrente aveva provato, che tale documentazione, di mero supporto a quella fiscale, a sua volta correttamente tenuta, veniva compilata

esclusivamente al fine di monitorare le promesse di acquisto di mobili per una migliore organizzazione di vendita e di qualificazione del personale addetto’ (ric., p. 7). La società si limita poi, con il terzo strumento di impugnazione, ad insistere sulla natura di prenotazioni di vendita della documentazione rinvenuta presso i suoi uffici e ricorda che questa natura era stata pure condivisa dai giudici di primo grado.

6.4. La valutazione espressa dalla CTR risulta chiaramente intellegibile. La Guardia di Finanza ha reperito presso l’impresa atti che il giudice dell’appello ha ritenuto di poter qualificare come documentazione extracontabile idonea ad assicurare nelle forme di legge la prova presuntiva della stipula da parte della società di contratti di vendita che hanno comportato il conseguimento di redditi non dichiarati.

6.5. La ricorrente non si confronta con la chiara motivazione espressa dal giudice del gravame, non la contrasta. Afferma la società che avrebbe assicurato la prova della natura di atti di prenotazione della pretesa documentazione extracontabile rinvenuta dalla GdF, ma neppure illustra quale prova abbia fornito, prima ancora che possa valutarsene l’eventuale rilevanza ed utilizzabilità. Come si è visto, peraltro, è lo stesso giudice dell’appello a sottolineare che nessuna prova contraria alle presunzioni derivanti dall’accertamento tributario ha fornito la società, la quale neppure censura questo passaggio essenziale della motivazione del giudice di secondo grado.
La contribuente si limita a riproporre affermazioni puramente verbali, e non appare in grado di contrastare gli argomenti proposti dalla CTR a fondamento della propria decisione.

Il secondo ed il terzo motivo di ricorso risultano pertanto infondati, e devono perciò essere respinti.

Mediante il quarto mezzo d’impugnazione la ricorrente censura la violazione di legge in cui ritiene essere incorsa la CTR

per non aver tenuto conto che i corrispettivi RAGIONE_SOCIALE cessioni di beni mobili si considerano conseguiti, e sono quindi imponibili, alla data della spedizione o della consegna.

7.1. Invero appare disagevole l’analisi di quest’ultimo motivo di ricorso. Nulla scrive la CTR in materia di anno di imputazione fiscale RAGIONE_SOCIALE cessioni mobiliari per cui è causa.

La ricorrente invoca la pronuncia in proposito della CTP, che non ha cura di riportare, come neppure riporta le formule con cui avrebbe (eventualmente) riproposto la questione in grado di appello.

Anche a prescindere da tali rilievi, merita ancora di essere evidenziato che la ricorrente neppure ha indicato quale prova avrebbe assicurato, in relazione a ciascuna RAGIONE_SOCIALE transazioni commerciali contestate, circa la corretta data di imputazione fiscale del negozio.

Il motivo di ricorso si rivela pertanto mal proposto e non scrutinabile, e deve pertanto essere dichiarato inammissibile.

Solo per completezza può aggiungersi che nessun giudicato interno si forma su punti della decisione che rimangono controversi.

In definitiva, il ricorso deve essere rigettato.

Le spese di lite seguono l’ordinario criterio della soccombenza e sono liquidate in dispositivo, in considerazione della natura RAGIONE_SOCIALE questioni affrontate e del valore della controversia.

8.1. Deve anche darsi atto che ricorrono i presupposti processuali per il versamento, da parte della ricorrente, del c.d. doppio contributo.

La Corte di Cassazione,

P.Q.M.

rigetta il ricorso proposto dalla RAGIONE_SOCIALE , in persona del legale rappresentante pro tempore , che condanna al pagamento RAGIONE_SOCIALE spese di lite in favore della costituita

contro

ricorrente, e le liquida in complessivi Euro 6.500,00 per compensi, oltre spese prenotate a debito.

Ai sensi del d.P.R. 30 maggio 2002, n. 115, art. 13, comma 1 quater , dà atto della sussistenza dei presupposti processuali per il versamento, da parte della ricorrente, dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello da corrispondere per il ricorso a norma del citato art. 13, comma 1 bis , se dovuto.

Così deciso in Roma il 23 ottobre 2025.

Il Presidente NOME COGNOME

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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