Documentazione contabile: se non esibita, addio costi

Una società si è vista negare la deducibilità dei costi e la detrazione dell’IVA a causa della mancata esibizione della documentazione contabile durante una verifica. La giustificazione addotta, ossia lo stato di detenzione del legale rappresentante, non è stata ritenuta sufficiente dalla Corte di Cassazione. La sentenza sottolinea che il contribuente ha l’onere di provare non solo l’impedimento, ma anche l’impossibilità assoluta di produrre i documenti richiesti, confermando l’accertamento fiscale.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 16 settembre 2025 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Documentazione contabile: se non la produci, i costi sono indeducibili

La corretta tenuta e la pronta esibizione della documentazione contabile rappresentano un pilastro fondamentale per qualsiasi impresa. Non si tratta solo di un obbligo formale, ma della chiave per dimostrare la legittimità delle proprie operazioni fiscali. Una recente sentenza della Corte di Cassazione ha ribadito con fermezza questo principio, chiarendo che neppure circostanze eccezionali come la detenzione del legale rappresentante possono, di per sé, giustificare la mancata produzione dei documenti richiesti in sede di verifica, con conseguenze gravissime per il contribuente.

I fatti del caso

Una società operante nel settore automobilistico veniva sottoposta a una verifica fiscale da parte dell’Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza. Dalle indagini emergeva il suo coinvolgimento in una complessa “frode carosello”, dove la società agiva come entità interposta. A seguito dei controlli, venivano contestate diverse irregolarità per l’anno d’imposta 2006, tra cui l’irregolare tenuta della contabilità e, soprattutto, l’indebita deduzione di costi non documentati per oltre 10 milioni di euro e la detrazione di IVA per più di 2 milioni di euro.

Di fronte all’avviso di accertamento, la società si difendeva sostenendo di non aver potuto esibire la documentazione contabile per una causa di forza maggiore: il suo legale rappresentante si trovava in stato di detenzione presso la casa circondariale di Rebibbia. Secondo la tesi difensiva, questa circostanza rendeva impossibile il reperimento dei documenti e avrebbe dovuto giustificare la mancata esibizione.

Sia la Commissione Tributaria Provinciale che quella Regionale respingevano il ricorso, ritenendo che la società fosse pienamente consapevole della frode e che la giustificazione addotta non fosse sufficiente.

La decisione della Corte sulla documentazione contabile

La Corte di Cassazione, investita del caso, ha confermato la decisione dei giudici di merito, respingendo il ricorso della società. I giudici hanno affrontato punto per punto i motivi di doglianza, fornendo chiarimenti cruciali.

Il punto centrale della controversia era la pretesa causa di forza maggiore. La Corte ha stabilito che la semplice affermazione dello stato di detenzione del legale rappresentante non è sufficiente a integrare una causa di forza maggiore. Per essere esonerata dalle conseguenze della mancata esibizione, la società avrebbe dovuto fornire la prova rigorosa non solo della detenzione, ma anche dell’assoluta impossibilità di recuperare e produrre la documentazione contabile richiesta.

Nel caso specifico, la società non aveva neanche indicato dove si trovassero i documenti o quali sforzi avesse compiuto per reperirli. Questa omissione è stata fatale.

Inammissibile il riesame dei fatti in Cassazione

La Corte ha inoltre dichiarato inammissibile il motivo di ricorso relativo alla detrazione IVA. La società lamentava che l’Ufficio non avesse provato la sua malafede. Tuttavia, i giudici hanno ribadito che la Corte di Cassazione è un giudice di legittimità, non di merito. Pertanto, non può riesaminare le prove o sostituire la propria valutazione dei fatti a quella dei giudici dei gradi precedenti, i quali avevano già accertato la piena conoscenza della frode da parte della società.

Le motivazioni

La motivazione della sentenza si fonda su principi consolidati del diritto tributario. La mancata esibizione di libri, registri e documenti contabili durante un accesso o una verifica fa scattare una presunzione a sfavore del contribuente. Tale comportamento osta alla possibilità di utilizzare successivamente tali documenti in sede contenziosa, a meno che non si dimostri una causa di non imputabilità, come il caso fortuito o la forza maggiore. La Corte ha precisato che la detenzione, sebbene sia un evento grave, non costituisce automaticamente forza maggiore. È onere del contribuente dimostrare che, nonostante la detenzione, non vi era alcuna possibilità per altri soggetti (come un amministratore delegato, un procuratore o personale incaricato) di accedere ai documenti e fornirli ai verificatori. La società si è limitata a una generica allegazione, senza fornire alcuna prova concreta di tale impossibilità. Di conseguenza, la preclusione probatoria è scattata correttamente, rendendo indeducibili i costi e indetraibile l’IVA per mancanza di prova della loro esistenza e inerenza.

Le conclusioni

La sentenza rappresenta un monito severo per tutti i contribuenti. La gestione e la custodia della documentazione contabile sono un onere imprescindibile. La legge non ammette scorciatoie o giustificazioni generiche in caso di mancata esibizione. La detenzione del legale rappresentante non è una scusante automatica; è necessario provare con elementi concreti l’impossibilità oggettiva di adempiere alla richiesta del Fisco. In assenza di tale prova, le conseguenze sono drastiche: l’intero ammontare dei costi e dell’IVA a credito dichiarati viene recuperato a tassazione, con un impatto economico devastante per l’impresa.

La detenzione del legale rappresentante giustifica la mancata esibizione della documentazione contabile?
No, non automaticamente. La Corte di Cassazione ha stabilito che la società deve dimostrare l’impossibilità assoluta di recuperare e presentare i documenti, non essendo sufficiente la semplice allegazione dello stato di detenzione del suo amministratore.

Cosa succede se un’azienda non presenta i libri contabili durante una verifica fiscale?
Se la documentazione non viene esibita, i costi dichiarati e l’IVA a credito possono essere interamente disconosciuti dall’Amministrazione Finanziaria. L’onere di provare l’esistenza, l’importo e l’inerenza dei costi ricade sul contribuente, e senza documenti tale prova diventa impossibile.

È possibile chiedere alla Corte di Cassazione di riesaminare le prove e i fatti di una causa tributaria?
No. La Corte di Cassazione è un giudice di legittimità, il che significa che valuta solo la corretta applicazione delle norme di legge (errori di diritto). Non può effettuare una nuova valutazione dei fatti o delle prove, compito che spetta esclusivamente ai giudici di merito dei gradi precedenti.

Testo del provvedimento

Sentenza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 2477 Anno 2025

Civile Sent. Sez. 5 Num. 2477 Anno 2025

Presidente: COGNOME

Relatore: NOME

Data pubblicazione: 02/02/2025

SENTENZA

sul ricorso iscritto al n. 28424/2016 R.G. proposto da:

RAGIONE_SOCIALE elettivamente domiciliata in Roma INDIRIZZO presso lo studio dell’avvocato NOME COGNOME (CODICE_FISCALE che la rappresenta e difende

-ricorrente-

contro

RAGIONE_SOCIALE , elettivamente domiciliata in Roma INDIRIZZO presso l’AVVOCATURA GENERALE DELLO STATO (NUMERO_DOCUMENTO) che la rappresenta e difende

-controricorrente-

nonchè contro

MINISTERO DELL’ECONOMIA

-intimato- avverso la sentenza della C.T.R. del Lazio n. 3062/2016 depositata il 18/05/2016.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 22/10/2024 dal Consigliere NOME COGNOME

Sentite le parti;

Sentito il P.G. dott. NOME COGNOME che ha concluso per il rigetto del ricorso;

FATTI DI CAUSA

Emerge dalla sentenza impugnata oltre che dagli atti di parte (ricorsi, controricorsi) per il profilo ancora d’interesse che, a seguito di due distinte attività di indagine, svolta dalla Agenzia delle dogane e dalla Guardia di finanza, la società contribuente risultò aver ricoperto il ruolo di soggetto interposto tra il primo cedente nazionale e gli acquirenti finali.

Dall’attività di indagine scaturirono due processi verbali di constatazione, uno redatto il 11.05.2006 e l’altro il 16.12.2009.

Con il primo si contestò alla società l’irregolare tenuta della contabilità mentre con l’altro, per l’anno di imposta 2006, l’infedele dichiarazione ai fini delle imposte dirette per indebita deduzione di costi non inerenti, in quanto non documentati, pari ad euro 10.438.530,00 nonché l’infedele dichiarazione ai fini IVA per IVA indebitamente detratta per un importo complessivo pari ad euro 2.083.506,00.

In relazione al periodo oggetto della verifica il contribuente non esibì alcun libro, registro e/o documento.

In assenza della documentazione prevista, non essendo possibile verificare il requisito dell’inerenza, ex art. 109, comma 5, del d.P.R. n. 917 del 1986 venne recuperato a tassazione l’intero importo dei componenti negativi dichiarati.

Vennero, quindi, accertati un maggior reddito di impresa, un maggior valore della produzione ai fini IRAP e venne recuperata l’IVA indebitamente detratta.

Il contribuente impugnò l’avviso di accertamento e la C .T.P. respinse il ricorso.

Venne quindi interposto appello e la C.T.R. lo respinse.

Il giudice di merito richiamò, analiticamente, le ragioni poste a fondamento della decisione della C.T.P., condividendole e facendole proprie, e concluse per la piena consapevolezza dell’emissione di fatture (soggettivamente) inesistenti da parte della società contribuente.

Si evidenziò inoltre che ‘a fronte di tale impianto motivazionale, affiancato dalla difesa in giudizio dell’Agenzia delle Entrate, le deduzioni dell’appellante non appaiono convincenti. In primo luogo essa afferma che, in tema di IVA, non sussista una responsabilità oggettiva, nel senso che l’Amministrazione è tenuta a dare dimostrazione dell’esistenza di una piena conoscenza, in capo al contribuente accertato, della frode carosello. Tale affermazione di principio, con cui si apre la parte in diritto dell’appello è smentita dagli elementi e dalle argomentazioni in diritto della Commissione tributaria provinciale, sintetizzate in precedenza, dalle quali emerge la sussistenza dell’elemento soggettivo (della conoscenza), contestato all’appellante.
Il secondo motivo, sviluppato da quest’ultima, è quello della interconnessione fra reato ed accertamento tributario, nel senso che quest’ultimo, quanto alla indeducibilità dei costi, presuppone necessariamente la rilevanza penale e l’accertamento in tale sede prima di fare luogo all’applicazione dei provvedimenti tributari de quibus . Anche a questo proposito, sia la difesa dell’Agenzia delle Entrate che il giudice di primo grado hanno chiarito che alcuna preclusione deriva dall’art. 8 del d.l. n. 16/2012, allorché, alla base dell’accertamento, si ponga la circostanza di per sé decisiva -della mancanza delle scritture contabili. Del resto, l’appellante, ribadendo la sua tesi, non svolge alcuna argomentazione decisiva a suo favore, se non riaffermare (come, cioè, aveva fatto in primo grado) che l’indeducibilità sarebbe conseguenza esclusiva dei soli fatti costituenti reato, mentre, come si è visto in precedenza, la sentenza di primo grado ha, del tutto, condivisibilmente, affermato che la mancanza delle risultanze contabile ben poteva giustificare l’indeducibilità dei costi, in quanto, appunto, non contabilizzati, rendendo grandemente elevato il rischio della loro concreta inesistenza.’
Vennero, inoltre, respinte le ulteriori doglianze formulate dalla società ricorrente evidenziandosi, tra le altre cose, in relazione alla detraibilità dell’IVA che ‘la società afferma, puramente e semplicemente, che avrebbe dato la prova della sua buona fede attraverso la produzione di regolari contratti, che escluderebbero la sua conoscenza in ordine alla natura soggettivamente inesistente della RAGIONE_SOCIALE Quello testé esposto (e riportato nell’ordine di trattazione seguito dell’appellante per evidenti ragioni di completezza di esposizione risulta un mero tentativo di giustificare il proprio comportamento, tentativo che, però si rileva insoddisfacente, alla luce delle argomentazioni addotte dal giudice di primo grado….’.
Avverso la prefata sentenza ricorre il contribuente con 3 motivi.

Resiste con controricorso l’Agenzia.

Il Ministero dell’Economia è rimasto intimato.

MOTIVI DELLA DECISIONE

Preliminarmente il ricorso nei confronti del Ministero dell’economia e delle finanze, non evocato nel precedente grado di giudizio, è inammissibile, per difetto di legittimazione passiva sostanziale (Cass. 06/12/2017, n. 29183, ex plurimis).

Possono ora trattarsi i singoli motivi di ricorso.

Con il primo motivo si censura la sentenza per violazione degli artt. 52 del d.P.R. n. 633 del 1972, art. 32 del d.P.R n. 600 del 1973, commi 4 e 5 ed art. 39, comma 2, del d.P.R. n. 600 del 1973.

La sentenza sosterebbe erroneamente la mancanza della documentazione contabile per l’anno 2006, in quanto non esibita ai verificatori.

La documentazione, tuttavia, non sarebbe stata esibita per causa di forza maggiore. Ciò sarebbe agevolmente desumibile dal verbale del processo verbale di constatazione del 16.12.2009 in quanto redatto presso la casa circondariale di Rebibbia ove, all’epoca, si trovava ristretto il legale rappresentante della società NOME COGNOME.

Sicché non trattandosi di rifiuto ai sensi delle disposizioni innanzi invocate, la documentazione contabile, idonea secondo il ricorrente a provare l’inerenza di costi e successivamente esibita nel giudizio di primo grado, avrebbe dovuto essere considerata dal giudice di merito.

3. Con il secondo motivo di ricorso si denuncia la violazione e falsa applicazione degli artt. 8, comma 1, del d.l. n. 16 del 2012, conv. in l. n. 44 del 2012, dell’art. 109 del d.P.R. n. 917 del 1986 e dell’art. 2697 c.c.

Si evidenzia come le fatture acquisti esibite dalla società contribuente presentino i requisiti richiesti dalle norme innanzi indicate per essere considerate costi deducibili in quanto non si tratta di costi derivanti da delitto non colposo e possiedono altresì i requisiti dell’inerenza, completezza, certezza, determinatezza e determinabilità.

Con il terzo motivo si denuncia la violazione e falsa applicazione dell’art. 19 del d.P.R. n. 633 del 1972 e dell’art. 2697 c.c.

Con l’ultimo strumento impugnatorio la società ricorrente si duole del mancato riconoscimento del diritto alla detrazione dell’IVA sugli acquisti nonostante l’ufficio non avesse ottemperato all’onere della prova su di esso gravante, in ordine alla dimostrazione della conoscenza o conoscibilità da parte della stessa, laddove la ricorrente avrebbe dimostrato la propria buona fede.

Il primo motivo del ricorso deve essere respinto in quanto infondato.

Nella sentenza impugnata, infatti, non vi è alcun riferimento alla questione (relativa al tipo di accertamento effettuato) sollevata, né il ricorrente ha localizzato l’atto nel quale egli ha formulato la relativa doglianza, né ancora è stato riportato l’avviso nella parte contestata, e ciò in violazione dell’art. 366, comma 1, n. 6 c.p.c.

Qualora una questione giuridica – implicante un accertamento di fatto – non risulti trattata in alcun modo nella sentenza impugnata, il ricorrente che la proponga in sede di legittimità, onde non incorrere nell’inammissibilità per novità della censura, ha l’onere non solo di allegare l’avvenuta deduzione della questione dinanzi al giudice di merito, ma anche, per il principio di autosufficienza del ricorso per cassazione, di indicare in quale atto del giudizio precedente lo abbia fatto, per consentire alla Corte di controllare “ex actis” la veridicità di
tale asserzione, prima di esaminare nel merito la censura stessa (Cass.n. 32804 del 2019).

Sotto altro profilo deve osservarsi come Cass. n. 21798 del 2022, ha osservato che a norma dell’art. 52, comma 5, del d.P.R. n. 633 del 1972, perché la dichiarazione, resa dal contribuente nel corso di un accesso, di non possedere libri, registri, scritture e documenti (compresi quelli la cui tenuta e conservazione non sia obbligatoria), richiestigli in esibizione, determini la preclusione a che gli stessi possano essere presi in considerazione a suo favore ai fini dell’accertamento in sede amministrativa o contenziosa, occorrono: 1) la sua non veridicità o, più in generale, il suo concretarsi, in quanto diretta ad impedire l’ispezione del documento, in un sostanziale rifiuto di esibizione, accertabile con qualunque mezzo di prova e anche attraverso presunzioni; 2) la coscienza e la volontà della dichiarazione stessa; 3) il dolo, costituito dalla volontà del contribuente di impedire che, nel corso dell’accesso, possa essere effettuata l’ispezione del documento; pertanto, non integrano i presupposti applicativi della preclusione le dichiarazioni (il cui contenuto corrisponda al vero) dell’indisponibilità del documento, non solo se questa sia ascrivibile a caso fortuito o forza maggiore, ma anche se imputabile a colpa, quale ad esempio la negligenza e imperizia nella custodia e conservazione.
La circostanza che il legale rappresentante fosse detenuto non esclude (sebbene il tema non risulti affrontato in sentenza ma accennato solo nel controricorso) che potesse indicare ove acquisire i documenti, circostanza questa che non risulta prospettata dalla società che si limita a ribadire solo lo stato di detenzione senza dell’amministratore delegato senza nemmeno allegare condotte da parte del legale che potessero escluderne il dolo o la colpa.

6.Respinto il primo motivo, la seconda doglianza, ad esso connesso, è assorbita.

7.Il terzo motivo è inammissibile.

Per consolidato orientamento di legittimità, le espressioni violazione o falsa applicazione di legge, di cui all’art. 360, comma 1, n. 3) c.p.c. descrivono i due momenti nei quali si articola il giudizio di diritto, ovvero quello concernente la ricerca e l’interpretazione della norma ritenuta regolatrice del caso concreto e quello afferente all’applicazione della norma stessa, una volta correttamente individuata ed interpretata.

Più precisamente, il vizio di violazione di legge consiste nell’inesatta ricognizione, da parte del provvedimento impugnato, della fattispecie astratta recata da una norma di legge e si risolve nella negazione o affermazione erronea dell’esistenza o inesistenza di una norma, ovvero nell’attribuzione ad essa di un contenuto che non possiede, avuto riguardo alla fattispecie in essa delineata, mentre il vizio di falsa applicazione di legge consiste o nell’assumere la fattispecie concreta giudicata sotto una norma che non le si addice, perché la fattispecie astratta da essa prevista -pur rettamente individuata e interpretata- non è idonea a regolarla, o nel trarre dalla norma, in relazione alla fattispecie concreta, conseguenze giuridiche che contraddicano la pur corretta sua interpretazione.
Non rientra, invece, nell’àmbito applicativo dell’evocato paradigma processuale l’allegazione di un’erronea ricognizione della fattispecie concreta a mezzo delle risultanze di causa, la quale è esterna all’esatta interpretazione della norma e inerisce alla tipica valutazione del giudice di merito, sottratta perciò al sindacato di legittimità (cfr. Cass. n. 9293/2023, Cass. n. 21844/2022, Cass. n. 14199/2012, Cass. n. 21944/2020).

Va, inoltre, rilevato che, in ossequio all’onere di specificità dei motivi sancito dall’art. 366, comma 1, n. 4), c.p.c., il ricorrente che denunci un simile vizio è tenuto, a pena d’inammissibilità della censura, a indicare le norme di legge di cui intende lamentare la violazione, a esaminarne il contenuto precettivo e a raffrontarlo con le affermazioni in diritto contenute nella sentenza impugnata, da richiamare espressamente, onde far risaltare che queste ultime non sono rispettose del precetto normativo, non potendosi demandare alla Corte il compito di individuare -con una ricerca esplorativa officiosa trascendente le sue funzioni- la norma violata o i punti della sentenza che si pongono in contrasto con essa (cfr. Cass. n. 19822/2023, Cass. n. 37257/2022, Cass. n. 17567/2022, Cass. n. 8003/2022, Cass. Sez. Un. n. 23745/2020).
Nel caso di specie, la società ricorrente, attraverso l’apparente denuncia della pretesa violazioni di norme di legge e di princìpi di diritto, mira a sollecitare una diversa ricostruzione della quaestio facti rispetto a quella operata dalla C.T.R. e ad ottenere un riesame del materiale probatorio, allo scopo di farne derivare una decisione diversa da quella cui è pervenuto il giudice distrettuale e conforme alle proprie aspettative.

Si tenta, per questa via, di realizzare la surrettizia trasformazione del giudizio di legittimità in un non consentito terzo grado di merito (cfr. Cass. n. 12465/2022, Cass. n. 11261/2022, Cass. n. 8758/2017), così totalmente obliterandosi che il vizio di cui all’art. 360, comma 1, n. 3) c.p.c. non può essere mediato dalla riconsiderazione delle risultanze istruttorie (cfr. Cass. n. 33186/2023, Cass. n. 32398/2022, Cass. n. 15568/2020, Cass. n. 27475/2019).

In conclusione il ricorso è respinto. Le spese, in favore dell’Agenzia delle Entrate, sono liquidate come da dispositivo.

Ai sensi dell’art. 13 comma 1 -quater del d.P.R. n. 115 del 2002, inserito dall’art. 1, comma 17 della l. n. 228 del 2012, dà atto della sussistenza dei presupposti processuali per il versamento, da parte del ricorrente principale, dell’ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello dovuto per il ricorso principale, a norma del comma 1-bis, dello stesso articolo 13, se dovuto.

P.Q.M.

Respinge il ricorso. Condanna il ricorrente al pagamento delle spese processuali in favore dell’Agenzia delle entrate, controricorrente, che liquida in Euro 35.000,00 per compensi, oltre alle spese prenotate a debito.

Così deciso in Roma il 22 ottobre 2024

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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