Deducibilità dei costi: onere prova e outsourcing

La Corte di Cassazione ha confermato il disconoscimento della deducibilità dei costi per una società attiva nel settore delle macchine agricole. L’Agenzia delle Entrate aveva contestato l’inerenza e la certezza di spese per servizi di manutenzione affidati in outsourcing. La decisione ribadisce che spetta al contribuente fornire prove documentali analitiche e non generiche per giustificare la deducibilità dei costi, non essendo sufficiente la sola registrazione contabile delle fatture.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 24 marzo 2026 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Deducibilità dei costi: le regole per l’outsourcing

La questione della deducibilità dei costi rappresenta uno dei terreni di scontro più frequenti tra Amministrazione Finanziaria e imprese. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione chiarisce i confini dell’onere probatorio quando si parla di servizi esternalizzati.

L’analisi dei fatti

Una società operante nella vendita e manutenzione di macchinari agricoli ha subito un accertamento fiscale relativo a due annualità. L’Ufficio ha contestato la deducibilità di costi per servizi affidati in outsourcing a diverse imprese collegate. Secondo il fisco, tali spese mancavano dei requisiti di inerenza, certezza e oggettiva determinabilità. Sebbene il primo grado di giudizio avesse dato ragione all’impresa, la Corte di Giustizia Tributaria di secondo grado ha ribaltato il verdetto, confermando la legittimità dei recuperi a tassazione operati dall’Agenzia delle Entrate.

La decisione della Corte di Cassazione

I giudici di legittimità hanno respinto il ricorso della società, confermando che la deducibilità dei costi non può fondarsi su documentazione generica. La Corte ha rilevato che i “rapporti di lavoro” allegati alle fatture non indicavano elementi essenziali come il numero di ore per singola prestazione, i dati identificativi dei mezzi riparati o i proprietari degli stessi. Inoltre, la mancanza di contratti con data certa e la presenza di anomalie documentali (come date aggiunte a penna su fotocopie) hanno reso le prove fornite dal contribuente del tutto insufficienti.

Le motivazioni

La Suprema Corte ha precisato che grava sul contribuente l’onere di provare non solo l’inerenza del costo all’attività d’impresa, ma anche la sua effettiva sussistenza e il preciso ammontare. Non basta presentare le fatture o dimostrare l’avvenuta contabilizzazione. È necessaria una documentazione di supporto analitica dalla quale si possa desumere la specifica ragione della spesa. Nel caso di specie, l’assenza di personale dipendente presso una delle società fornitrici e la genericità degli accordi hanno impedito di verificare la congruità dei costi sostenuti.

Le conclusioni

In conclusione, per garantire la deducibilità dei costi in caso di outsourcing, le imprese devono dotarsi di un apparato documentale rigoroso. Contratti dettagliati, report di lavorazione precisi e tracciabilità delle prestazioni sono elementi indispensabili per superare il vaglio dell’Amministrazione Finanziaria. La sentenza ribadisce inoltre che le nuove norme sull’onere della prova (introdotte nel 2022) non hanno efficacia retroattiva per le controversie nate sotto il regime precedente, mantenendo fermo il principio che chi vuole dedurre un costo deve dimostrarne la legittimità in modo inequivocabile.

Quali requisiti deve avere un costo per essere deducibile?
Un costo deve possedere i requisiti di competenza temporale, certezza dell’esistenza, oggettiva determinabilità dell’ammontare e inerenza all’attività d’impresa.

Basta la fattura per provare la deducibilità di un servizio?
No, la sola fattura o la contabilizzazione non bastano. Occorre documentazione di supporto che specifichi i dettagli della prestazione e la ragione economica della spesa.

Cosa rischia l’impresa con contratti di outsourcing generici?
Rischia il disconoscimento dei costi da parte del fisco, con conseguente recupero delle imposte (IRES, IRAP, IVA) e l’applicazione di sanzioni amministrative.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 6019 Anno 2026

Civile Ord. Sez. 5 Num. 6019 Anno 2026

Presidente: NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 17/03/2026

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 1825/2025 R.G. proposto da RAGIONE_SOCIALE, in persona del legale rappresentante pro tempore , rappresentata e difesa dall’AVV_NOTAIO;

-ricorrente-

contro

RAGIONE_SOCIALE, in persona del Direttore pro tempore , rappresentata e difesa dall’Avvocatura RAGIONE_SOCIALE;

-controricorrente-

avverso la SENTENZA della CORTE DI GIUSTIZIA TRIBUTARIA DI SECONDO GRADO DELLA PUGLIA n. 2181/2024 depositata il 14 giugno 2024;

udita la relazione svolta nell’adunanza camerale del 5 febbraio 2026 dal Consigliere NOME COGNOME;

FATTI DI CAUSA

All’esito di una verifica fiscale condotta dalla Guardia di Finanza, la Direzione Provinciale di Bari dell’RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE emetteva nei confronti della RAGIONE_SOCIALE, esercente attività di vendita, riparazione e manutenzione di macchine agricole e zootecniche, due distinti avvisi di

accertamento relativi agli anni 2013 e 2014 mediante i quali disconosceva la deducibilità ai fini RAGIONE_SOCIALE imposte dirette (IRES, IRAP) e la detraibilità ai fini dell’IVA dei costi sostenuti dalla prefata società per servizi affidati in outsourcing ad altre imprese, e precisamente alla RAGIONE_SOCIALE, alla RAGIONE_SOCIALE e alla ditta individuale RAGIONE_SOCIALE; ne conseguivano le corrispondenti riprese a tassazione e l’irrogazione RAGIONE_SOCIALE sanzioni amministrative pecuniarie previste dalla legge.
I rilievi dell’Ufficio si fondavano sul ritenuto difetto dei requisiti di inerenza, certezza, determinatezza o determinabilità dei costi suddetti.

RAGIONE_SOCIALE reagiva proponendo due autonomi ricorsi dinanzi alla Commissione Tributaria Provinciale (CTP) di Bari, la quale, riuniti i procedimenti e riconosciuta la fondatezza RAGIONE_SOCIALE ragioni addotte dalla contribuente, annullava entrambi gli atti impositivi.

La decisione veniva, però, successivamente riformata dalla Corte di giustizia tributaria (CGT) di secondo grado della Puglia, che con sentenza n. 2181/2024 del 14 giugno 2024, in accoglimento dell’appello dell’Amministrazione Finanziaria, rigettava gli originari ricorsi della parte privata.

Contro questa sentenza la RAGIONE_SOCIALE ha proposto ricorso per cassazione affidato a due motivi.

L’RAGIONE_SOCIALE ha resistito con controricorso.

La causa è stata avviata alla trattazione in camera di consiglio, ai sensi dell’art. 380 -bis .1 c.p.c..

RAGIONI DELLA DECISIONE

Con il primo motivo di ricorso, formulato ai sensi dell’art. 360, primo comma, num. 3 num. 4, c.p.c., è denunciata la violazione dell’art. 109 del t.u.i.r., dell’art. 7, comma 5 -bis, del d.lgs. n. 546 del 1992, nonché degli artt. 2697 e 2729 c.c..

1.1 Si censura l’impugnata sentenza:

(a)per aver immotivatamente negato la congruità dei costi sostenuti dalla RAGIONE_SOCIALE per servizi di manutenzione e riparazione di macchine agricole affidati in outsourcing ad altre imprese;

(b)per aver illegittimamente posto a carico della contribuente l’onere della prova dell’inerenza dei costi in questione, laddove, invece, spettava all’Amministrazione Finanziaria dimostrare la loro non inerenza;

(c)per aver fondato il proprio convincimento su mere congetture, anziché su una pluralità di presunzioni qualificate;

(d)per aver disatteso la regola di giudizio che impone di annullare l’atto impositivo qualora la prova della sua fondatezza manchi o sia contraddittoria o comunque insufficiente.

Con il secondo motivo, proposto a norma dell’art. 360, primo comma, num. 4, c.p.c., è lamentata la violazione degli artt. 115 e 132, secondo comma, num. 4, c.p.c., dell’art. 36, comma 2, num. 4, del d.lgs. n. 546 del 1992 e dell’art. 111 Cost..

2.1 Si rimprovera alla CGT di secondo grado di non aver considerato che le circostanze di fatto addotte dalla contribuente non erano state contestate dall’Amministrazione Finanziaria, sicchè «’dovevano’ essere poste a fondamento della decisione».

2.2 Viene, inoltre, denunciata la nullità della sentenza per motivazione apparente, sull’assunto che la stessa si risolverebbe in una sequenza di «affermazioni apodittiche e tautologiche» .

Nell’ordine logico -giuridico si appalesa prioritario l’esame del secondo motivo, con il quale viene prospettato anche un preteso vizio di nullità dell’impugnata sentenza.

3.1 Il motivo è privo di fondamento.

3.2 Deve anzitutto escludersi che la motivazione della gravata pronuncia sia solo apparente, risultando agevolmente comprensibili dalla sua lettura le ragioni per le quali la CGT di secondo grado pugliese ha ritenuto meritevole di accoglimento l’appello dell’Amministrazione

Finanziaria.

In particolare, per quanto qui ancora interessa, i giudici regionali hanno attribuito rilievo dirimente alla ravvisata mancanza di congruità, certezza e oggettiva determinabilità dei costi di cui si discute, sottolineando che la documentazione esibita nel corso della verifica fiscale alla Guardia di Finanza (fatture emesse dalla RAGIONE_SOCIALE, dalla RAGIONE_SOCIALE e della ditta RAGIONE_SOCIALE; ‘rapporti di lavoro’ ad esse allegate) non offriva alcun elemento utile ai fini della loro quantificazione.
Nemmeno può ritenersi che l’apparato argomentativo della decisione sia affetto da palese illogicità o manifesta contraddittorietà laddove viene evidenziato che «la RAGIONE_SOCIALE e risultata possedere i prospetti, indicati come ‘Riepiloghi di lavorazione’, recanti l’indicazione RAGIONE_SOCIALE ore complessivamente lavorate nel periodo, del prezzo unitario per ora, l’addebito di spese anticipate ed arrotondamenti, ma non e stato allegato alcun prospetto di dettaglio (ad es., scheda di lavorazione), da cui desumere il numero RAGIONE_SOCIALE ore impiegate dai dipendenti della RAGIONE_SOCIALE per ogni singola prestazione, indispensabil per rilevare sia l’origine che l’esatta quantificazione e congruità della spesa» .
Invero, nel punto della sentenza sopra trascritto il collegio di secondo grado ha inteso porre in risalto che i prospetti in parola erano inidonei a fornire la prova richiesta alla contribuente, poiché indicavano soltanto il numero RAGIONE_SOCIALE ore complessivamente lavorate in un dato periodo e il relativo prezzo unitario, sì da non consentire di determinare il tempo impiegato per ogni singola lavorazione dai dipendenti della RAGIONE_SOCIALE, unica ditta esterna ad aver stipulato un formale «contratto di prestazioni di servizi» (ancorchè privo di data certa).
3.3 Quanto, poi, alla lamentata inosservanza dell’art. 115, primo comma, c.p.c., va sùbito notato che la ricorrente, in violazione dell’onere di specificità imposto dall’art. 366, primo comma, num. 6, del medesimo codice, ha omesso di trascrivere i passaggi essenziali degli scritti di

contro

parte che attesterebbero, rispetto a una puntuale deduzione, una mancata contestazione (cfr. Cass. n. 15058/2024, Cass. n. 27754/2024, Cass. n. 9724/2025, Cass. n. 34884/2025).

3.4 Fermi i rilievi che precedono, la sollevata doglianza è comunque priva di fondamento, alla stregua del consolidato orientamento di questa Corte regolatrice secondo cui nel processo tributario il principio di non contestazione non implica a carico dell’Amministrazione un onere di allegazione ulteriore rispetto a quanto da essa esposto nell’atto impositivo impugnato, nel quale i fatti costitutivi della pretesa sono già stati allegati in modo difforme dalla posizione assunta in sede giudiziale dal contribuente (cfr. Cass. n. 10017/2022, Cass. n. 16984/2023, Cass. n. 14816/2025, Cass. n. 32557/2025).
Anche il primo motivo è infondato.

4.1 Secondo la giurisprudenza di legittimità, i costi sostenuti dall’imprenditore sono deducibili qualora posseggano i requisiti:

(a)di competenza, quanto al tempo;

(b) di certezza, quanto all’esistenza;

(c)di oggettiva determinabilità, quanto all’ammontare;

(d)di inerenza all’attività d’impresa.

È stato, altresì, precisato che grava sul contribuente l’onere di provare non solo l’indefettibile requisito dell’inerenza, ma anche l’effettiva sussistenza dei costi e il loro preciso ammontare, attraverso una documentazione di supporto dalla quale possa ricavarsi, oltre che l’importo, anche la ragione della spesa, non essendo sufficiente addurne l’avvenuta contabilizzazione (cfr. Cass. n. 7214/2015, Cass. n. 30799/2017, Cass. n. 22940/2018, Cass. n. 23293/2022, Cass. n. 7718/2025).

4.2 Ai surriferiti princìpi di diritto si è uniformata la Corte regionale, la quale, premesso che l’Ufficio aveva contestato che « alcuni costi in atti specificati, pur regolarmente documentati e contabilizzati dalla ‘RAGIONE_SOCIALE

srl’ per prestazioni di servizi erogati da società terze, non fossero deducibili, perché non inerenti e non sufficientemente certi ex art. 109 TUIR» (pag. 2 della sentenza, primo periodo della parte dedicata allo svolgimento del processo), ha accertato in fatto che la contribuente non aveva assolto l’onere probatorio da cui era gravata.

4.3 In proposito, i giudici d’appello hanno osservato che: -«le fatture di spesa emesse da RAGIONE_SOCIALE, RAGIONE_SOCIALE e RAGIONE_SOCIALE no corredate da ‘Rapporti di lavoro’ che indicano, per ogni prestazione, il riassunto dei servizi di riparazione e manutenzione eseguiti e le rispettive date di esecuzione» ; -«nei citati rapporti, però, non e indicato alcun elemento utile per la determinazione del costo RAGIONE_SOCIALE prestazioni, dei mezzi ed attrezzature (numero di targa, telaio, matricola, ecc.), nonché dei proprietari degli stessi mezzi» ; -«inoltre, l’analisi dei documenti in questione a consentito ai verificatori di rilevare come gli stessi o il risultato della fotocopiatura di n. 55 copie uniche unico elemento di difformità e costituito dalla trascrizione della data in cui e avvenuta la prestazione, il cui elemento e stato annotato a penna, sintomo evidente che la data della prestazione e stata trascritta dopo che il rapporto di lavoro e stato riprodotto dall’originale» ; -«la RAGIONE_SOCIALE, interpellata in merito, a giustificato le carenze e le anomalie evidenziate con l’avvenuta esecuzione dell’identica tipologia di lavori svolti da operai diversi ed in differenti periodi, su una stessa tipologia di mezzi» ; -«la giustificazione non regge , atteso che per le prestazioni fatturate dai commissionari RAGIONE_SOCIALE e COGNOME NOME non e stato esibito alcun contratto (come sarebbe stato lecito attendersi), mentre, per le prestazioni fatturate dalla RAGIONE_SOCIALE, l’appellata a esibito un ‘Contratto di prestazioni di servizi’, recante la data del 01.07.2012, non registrato e pertanto privo di data certa e, dunque, inopponibile all’Ufficio» ; -«peraltro, detta scrittura reca un generico obbligo della RAGIONE_SOCIALE
RAGIONE_SOCIALE di eseguire, su incarico della committente, prestazioni attinenti l’installazione, riparazione, primo avviamento di mezzi e attrezzature agricole, utilizzando attrezzature, spazi aziendali e pezzi di ricambio della committente, ma non reca alcuna indicazione dei parametri da utilizzare per la quantificazione dei relativi costi» ; -«la RAGIONE_SOCIALE e risultata possedere i prospetti, intestati come ‘Riepiloghi di lavorazione’, recanti l’indicazione RAGIONE_SOCIALE ore complessivamente lavorate nel periodo, del prezzo unitario per ora, l’addebito di spese anticipate ed arrotondamenti, ma non e stato allegato alcun prospetto di dettaglio (ad es., scheda di lavorazione), da cui desumere il numero RAGIONE_SOCIALE ore impiegate dai dipendenti della RAGIONE_SOCIALE, per ogni singola prestazione, indispensabil per rilevare sia l’origine che l’esatta quantificazione e congruità della spesa» ; -« le voci di ‘addebito di spese anticipate’, indicate nei prospetti, non risulta no supportate dal benchè minimo documento» ; -«per quel che riguarda il fornitore RAGIONE_SOCIALE, essendo emersa l’assenza di personale dipendente della società, alla richiesta di chiarimenti da parte dei verificatori il sig. COGNOME NOME dichiarava che, poichè la RAGIONE_SOCIALE e proprietaria degli immobili in cui la RAGIONE_SOCIALE svolge l’attività d’impresa, al fine di acquisire liquidità per il pagamento dei mutui contratti e RAGIONE_SOCIALE imposte dovute, le lavorazioni di cui alle fatture emesse erano state eseguite direttamente dai fratelli COGNOME NOME e NOME, vale a dire dagli stessi amministratori e soci della RAGIONE_SOCIALE» .
4.4 A fronte di un così articolato accertamento in fatto, dietro lo schermo della violazione di legge, la censura in scrutinio finisce per sollecitare un nuovo e diverso apprezzamento di merito; il che non è consentito nel giudizio di cassazione, nel quale la denuncia del vizio di cui all’art. 360, primo comma, num. 3, c.p.c. deve riguardare l’erronea interpretazione della norma ritenuta regolatrice del caso concreto e non può essere mediata dalla riconsiderazione RAGIONE_SOCIALE risultanze istruttorie (cfr.
Cass. n. 15568/2020, Cass. n. 34817/2022, Cass. n. 16442/2024, Cass. n. 30450/2025).

4.5 Per il resto, non appare configurabile la violazione degli artt. 2697 e 2729 c.c., avendo la CGT di secondo grado correttamente individuato nella contribuente la parte onerata di dimostrare la certezza, congruità e oggettiva determinabilità dei costi contestati e dovendo, conseguentemente, escludersi che spettasse, invece, all’Amministrazione Finanziaria offrire la prova della fondatezza della pretesa impositiva mediante una «pluralità di presunzioni qualificate» .

4.6 Riguardo, infine, alla norma contenuta nel comma 5bis dell’art. 7 del d.lgs. n. 546 del 1992, introdotta dall’art. 6, comma 1, della legge n. 130 del 2022, va in questa sede ribadito che essa ha natura sostanziale e non processuale, sicchè non è applicabile ratione temporis alle fattispecie anteriori alla data della sua entrata in vigore (16 settembre 2022), come quella che ci occupa (cfr. Cass. n. 16493/2024, Cass. n. 18781/2024, Cass. n. 20816/2024, Cass. n. 22565/2024, Cass. n. 638/2026).

In definitiva, il ricorso deve essere respinto.

Le spese del presente giudizio di legittimità seguono la soccombenza e si liquidano come in dispositivo.

Stante l’esito dell’impugnazione, viene resa nei confronti della ricorrente l’attestazione contemplata dall’art. 13, comma 1 -quater , del d.P.R. n. 115 del 2002 (Testo unico in materia di spese di giustizia).

P.Q.M.

La Corte rigetta il ricorso e condanna la ricorrente RAGIONE_SOCIALE, in persona del legale rappresentante pro tempore , a rifondere all’RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE RAGIONE_SOCIALE le spese del giudizio di legittimità, liquidate in complessivi 7.000 euro, oltre ad eventuali oneri prenotati a debito.

Ai sensi dell’art. 13, comma 1 -quater , del d.P.R. n. 115 del 2002 (Testo unico in materia di spese di giustizia), dà atto della sussistenza dei

presupposti processuali per il versamento da parte della ricorrente di un ulteriore importo a titolo di contributo unificato pari a quello previsto per la proposta impugnazione, a norma del comma 1bis RAGIONE_SOCIALE stesso articolo, se dovuto.

Così deciso in Roma, nella camera di consiglio della Sezione Tributaria della Corte Suprema di Cassazione, in data 5 febbraio 2026.

Il Presidente NOME COGNOME

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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