Deducibilità costi contanti: no alla prova contabile

In un caso riguardante la deducibilità di costi per pubblicità pagati in contanti da un rivenditore di pneumatici, la Corte di Cassazione ha stabilito che le sole registrazioni contabili interne, come i mastrini di cassa, non sono sufficienti a dimostrare l’effettivo sostenimento della spesa. L’ordinanza sottolinea che la prova della deducibilità dei costi contanti spetta al contribuente, che deve fornire documentazione più solida per comprovare l’uscita finanziaria. La decisione dei giudici di merito, che avevano ritenuto sufficienti le annotazioni contabili, è stata cassata con rinvio.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 18 dicembre 2025 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Deducibilità Costi Contanti: La Sola Contabilità Non Basta

La corretta gestione fiscale e la deducibilità dei costi contanti rappresentano un tema cruciale per ogni impresa. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione ha ribadito un principio fondamentale: le sole annotazioni contabili interne non sono sufficienti a provare l’effettivo sostenimento di una spesa, soprattutto quando questa avviene tramite pagamenti non tracciabili. Analizziamo questa importante decisione e le sue implicazioni pratiche per gli imprenditori.

Il Caso: Costi Pubblicitari e la Contestazione del Fisco

La vicenda trae origine da un avviso di accertamento emesso dall’Agenzia delle Entrate nei confronti di un’impresa esercente l’attività di rivendita di pneumatici. L’Amministrazione finanziaria contestava la deduzione di costi per circa 25.000 euro, relativi a spese di pubblicità e propaganda sostenute verso una società e un’associazione sportiva dilettantistica.

Il motivo della contestazione era la mancanza di una documentazione completa che attestasse l’effettivo pagamento di tali somme. In particolare, i pagamenti erano avvenuti in gran parte in contanti e la loro prova si basava principalmente sui ‘mastrini di cassa’, ovvero registrazioni contabili interne dell’azienda.

Il contribuente aveva ottenuto ragione sia in primo grado sia in appello, dove i giudici avevano ritenuto sufficiente la corretta esposizione dei costi nella contabilità aziendale. L’Agenzia delle Entrate, non soddisfatta, ha portato il caso dinanzi alla Corte di Cassazione.

La Questione della Deducibilità dei Costi Contanti in Giudizio

Il cuore del problema ruota attorno all’articolo 2697 del codice civile, che disciplina l’onere della prova. L’Agenzia sosteneva che i giudici di merito avessero errato nel considerare provato un costo basandosi unicamente su registrazioni contabili prodotte dallo stesso contribuente. Secondo il Fisco, una semplice annotazione interna, specialmente se relativa a un pagamento in contanti non tracciabile, non può bastare a dimostrare che il denaro sia effettivamente uscito dalle casse aziendali per remunerare una prestazione.

Il contribuente, dal canto suo, sosteneva che la contestazione fosse tardiva, ma la Cassazione ha respinto questa eccezione, evidenziando come l’Agenzia avesse messo in dubbio la ‘certezza’ e l’effettività del costo sin dall’avviso di accertamento.

Le Motivazioni della Cassazione: la Prova va Oltre la Contabilità

La Corte di Cassazione ha accolto il ricorso dell’Agenzia delle Entrate, ribaltando la decisione precedente. I giudici supremi hanno richiamato un consolidato orientamento giurisprudenziale secondo cui, in tema di imposte sui redditi d’impresa, spetta sempre all’imprenditore dimostrare di aver effettivamente sostenuto i costi di cui chiede la deduzione.

Il punto centrale della decisione si basa sull’articolo 2709 del codice civile: le scritture contabili fanno prova contro l’imprenditore, ma non a suo favore. Pertanto, l’annotazione di un’uscita di cassa in un registro interno non può, da sola, costituire prova sufficiente del pagamento. Questa regola assume ancora più valore quando si tratta di movimenti in contanti, per loro natura privi di una tracciabilità esterna che ne confermi la veridicità.

Il giudice di appello, secondo la Corte, ha commesso un errore di diritto nel ritenere l’effettività dei costi dimostrata dalla ‘mera annotazione nelle scritture contabili interne dell’impresa’. Questo approccio non è conforme ai principi che regolano l’onere della prova in materia tributaria.

Le Conclusioni: Implicazioni per Imprese e Professionisti

La decisione in esame ha importanti conseguenze pratiche. Per garantire la deducibilità dei costi contanti, le imprese devono essere consapevoli che la sola registrazione in contabilità non è una garanzia sufficiente in caso di controllo fiscale. È indispensabile dotarsi di un apparato documentale solido che possa supportare la veridicità delle operazioni.

Questo include:
1. Contratti scritti: Formalizzare gli accordi con i fornitori, specialmente per servizi come pubblicità e sponsorizzazioni.
2. Documentazione della prestazione: Raccogliere prove concrete che il servizio è stato effettivamente reso (es. materiale pubblicitario, fotografie dell’evento sponsorizzato, report di attività).
3. Utilizzo di pagamenti tracciabili: Privilegiare sempre bonifici bancari, assegni o altre forme di pagamento che lascino una traccia inconfutabile del flusso finanziario. I pagamenti in contanti dovrebbero essere limitati e, se necessari, supportati da ricevute dettagliate e firmate dal percipiente.

In conclusione, l’onere di provare un costo deducibile ricade interamente sul contribuente. Affidarsi unicamente alle registrazioni interne è una strategia rischiosa che, come dimostra questa ordinanza, può portare al recupero delle imposte e all’applicazione di sanzioni.

Le registrazioni contabili interne sono sufficienti a provare un costo pagato in contanti ai fini della sua deducibilità?
No, secondo la Corte di Cassazione, le sole annotazioni contabili interne, come i mastrini di cassa, non sono sufficienti a dimostrare l’effettivo sostenimento di un costo, specialmente se pagato in contanti. Tali scritture non costituiscono prova a favore dell’imprenditore.

Su chi ricade l’onere di dimostrare che un costo è stato effettivamente sostenuto?
L’onere della prova ricade sul contribuente. È l’imprenditore che deve dimostrare non solo la corretta registrazione contabile, ma anche l’effettivo pagamento e l’inerenza del costo, utilizzando documentazione idonea che vada oltre le semplici scritture interne.

Cosa deve fare un’impresa per garantire la deducibilità dei costi?
L’impresa deve dotarsi di prove documentali robuste. Oltre alla fattura, sono utili contratti scritti, documentazione che attesti l’avvenuta prestazione del servizio e, soprattutto, l’utilizzo di metodi di pagamento tracciabili (come i bonifici) che forniscono una prova certa del flusso finanziario.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 25334 Anno 2024

Civile Ord. Sez. 5 Num. 25334 Anno 2024

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME NOME

Data pubblicazione: 20/09/2024

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 15893/2016 R.G. proposto da:

RAGIONE_SOCIALE, domiciliata ex lege in INDIRIZZO, presso l’RAGIONE_SOCIALE GENERALE DELLO STATO(P_IVA) che la rappresenta e difende -ricorrente- contro

COGNOME, elettivamente domiciliato in INDIRIZZO, presso lo studio dell’avvocato NOME (CODICE_FISCALE), rappresentato e difeso dall’avvocato NOME COGNOME (CODICE_FISCALE)

-controricorrente-

avverso SENTENZA di COMM.TRIB.REG. PUGLIA n. 2698/2015 depositata il 16/12/2015.

Udita la relazione svolta nella camera di consiglio del 11/09/2024 dal Consigliere NOME COGNOME.

FATTI DI CAUSA

Con avviso di accertamento per l’anno d’imposta 2011, emesso nei confronti di NOME COGNOME, esercente l’attività di rivendita di pneumatici, l’RAGIONE_SOCIALE Bari rettificava ex art. 39 comma 1 lett. d) del DPR n. 600/73, il reddito d’impresa del contribuente, imputando maggiori Irpef, Add. Reg.le Irpef, Add. Com. Irpef, Irap e Iva oltre sanzioni.

L’accertamento si fondava sui risultati della verifica effettuata dalla Guardia di Finanza, che contestava l’indebita detrazione, per mancata/incompleta documentazione, dei costi per spese di pubblicità e propaganda relativi a rapporti intrattenuti con la RAGIONE_SOCIALE e l’RAGIONE_SOCIALE, con recupero a tassazione dell’importo di euro 25.000,00.

Il ricorso proposto dal contribuente avanti alla CTP di Bari veniva accolto, con decisione che veniva confermata in sede di appello dalla Commissione regionale della Puglia con la sentenza indicata in epigrafe, qui impugnata.

Ricorre l’RAGIONE_SOCIALE con due motivi. Resiste il contribuente con controricorso.

RAGIONI DELLA DECISIONE

Con il primo motivo di ricorso l’RAGIONE_SOCIALE denuncia, in relazione all’art. 360, comma 1, n. 3, cod. proc. civ., la «Violazione dell’art. 2697 cod. civ.».

1.1. Lamenta la ricorrente che i giudici di appello abbiano ritenuto provato l’effettivo sostenimento dei costi solo perché correttamente esposti nella contabilità aziendale, e ciò in particolare per quanto attiene ai cospicui pagamenti effettuati in contanti, risultanti dai mastrini di cassa.

1.2. L’Amministrazione non rinnova le censure, anch’esse non accolte dai giudici del merito, attinenti alla inerenza e congruità dei costi in oggetto.

Merita comunque ricordare che a tale riguardo questa Corte ha affermato che «il peculiare regime approntato dall’art. 90, comma 8, citato, come evidenziato dalle recenti pronunce di questa Corte, in forza della sua natura agevolativa, fissa una presunzione assoluta di inerenza e congruità RAGIONE_SOCIALE sponsorizzazioni rese a favore di imprese sportive dilettantistiche laddove risultino soddisfatti i requisiti sopra indicati, ossia che i corrispettivi erogati siano destinati alla promozione dell’immagine o dei prodotti del
soggetto erogante e sia riscontrata, a fronte dell’erogazione, una specifica attività del beneficiario della medesima (Cass., 19 gennaio 2018, n. 1420; Cass., 6 maggio 2019, n. 11797; Cass., 15 gennaio 2020, n. 8540), e consente, di conseguenza, di ritenere integralmente deducibili tali spese dal soggetto sponsor (cfr. Cass., 27 luglio 2021, n. 21452)» (Cass. 4627 del 14/02/2023), principio costantemente ribadito (v. di recente Cass. n. 3479 del 7/02/2024; Cass. n. 9964 del 10/04/2024; Cass. n. 18726 del 9/07/2024).
1.3. La ricorrente lamenta, altresì, la violazione dei principi in materia di prova presuntiva per avere i giudici di appello ritenuto dimostrati i pagamenti in contanti esclusivamente in forza della produzione, da parte del contribuente, dei mastrini di cassa tratti dalla contabilità interna aziendale.

Va preliminarmente rigettata l’eccezione, sollevata dal controricorrente, di inammissibilità del motivo per novità della censura proposta.

2.1. A tale riguardo, in primo luogo, si rileva come, sin dall’atto di accertamento, l’RAGIONE_SOCIALE avesse contestato, oltre all’inerenza dei costi, anche il loro effettivo sostenimento, perché non sufficientemente documentato. Tanto emerge dall’avviso di accertamento, prodotto in ossequio al principio di autosufficienza e trascritto per estratti salienti come da estratti trascritti alle pp. 1 e 3 del ricorso, in particolare dalle contestazioni contenute nell’atto, in merito al difetto di ‘certezza’ in merito al sostenimento dei costi, in quanto non sorretti da idonea documentazione contrattuale ed esposti in fatture con descrizioni generiche.
Ad ulteriore riscontro si ravvisa che nel controricorso, alla pag. 2, è trascritto il passaggio dell’atto impositivo che riguarda il rilievo avente ad oggetto la necessità di verificare modalità e tempi dei pagamenti e che, sempre alla pag. 2 del controricorso, si evidenzia come, in fase precontenziosa di adesione, la contestazione dell’RAGIONE_SOCIALE si fosse concentrata sulla circostanza che i

pagamenti RAGIONE_SOCIALE fatture non risultassero adeguatamente documentati, perché sostenuti in larga parte mediante movimenti in contanti, e dunque non tracciabili.

2.2. E’ opportuno ricordare, con riguardo alla sufficienza della motivazione dell’atto impositivo, che «la motivazione dell’avviso di accertamento o di rettifica, presidiata dalla L. 27 luglio 2002, n. 212, articolo 7, ha la funzione di delimitare l’ambito RAGIONE_SOCIALE contestazioni proponibili dall’RAGIONE_SOCIALE nel successivo giudizio di merito e di mettere il contribuente in grado di conoscere l’an ed il quantum della pretesa tributaria al fine di approntare una idonea difesa, sicché il corrispondente obbligo deve ritenersi assolto con l’enunciazione dei presupposti adottati e RAGIONE_SOCIALE relative; invece, la prova attiene al diverso piano del fondamento sostanziale della pretesa tributaria ed al suo accertamento in giudizio in presenza di specifiche contestazioni dello stesso, sicché in definitiva tra l’una e l’altra corre la stessa differenza concettuale che vi è tra allegazione di un fatto costituivo della pretesa fatta valere in giudizio e prova del fatto medesimo» (Cfr. Cass. n. 6325 del 2.03.2023, n. 6325).
Nel caso di specie, una volta sollevata la contestazione, era dunque onere del contribuente dimostrare con mezzi idonei la sussistenza dei presupposti per la deduzione, ivi compreso l’effettivo sostenimento dei costi. Né era onere dell’RAGIONE_SOCIALE ex art. 115 cod. proc. civ. contestare verbatim ogni singola produzione avversaria.

2.3. La contestazione dell’Amministrazione è stata quindi rinnovata nell’atto di appello, come da estratto riportato, in ossequio al principio di specificità e autosufficienza, alle pag. 3 e 4 del ricorso.

La censura risulta infine ribadita nella memoria integrativa depositata avanti alla CTR, prodotta in questo giudizio di legittimità anche dal controricorrente, in particolare a pag. 4, ove si afferma che il pagamento RAGIONE_SOCIALE fatture era «per lo più concordato in

contanti, senza peraltro che sia fornita alcuna prova che tale importo sia stato effettivamente rimesso in favore dei beneficiari».

Tanto rilevato, va osservato, sempre in via preliminare, che il motivo è per altro profilo ammissibile, in relazione alla corretta indicazione del vizio di violazione di legge denunciato, in quanto non si risolve in una mera istanza di revisione RAGIONE_SOCIALE valutazioni e del convincimento del giudice, tesa all’ottenimento di una nuova pronuncia di fatto, ma censura la errata applicazione della disciplina normativa in materia di valore probatorio RAGIONE_SOCIALE scritture contabili dell’imprenditore.
4. Il motivo è, inoltre, fondato.

Ha affermato questa Corte di legittimità, in fattispecie per i tratti salienti analoga a quella qui in scrutinio, che «In tema di imposte sui redditi d’impresa, l’abrogazione, ad opera dell’art. 5 del d.P.R. n. 917 del 1996, dell’art. 75, comma 6, del d.P.R. n. 917 del 1986, che impediva la deduzione dei costi non regolarmente registrati nelle scritture contabili, non ne determina l’automatica deducibilità, dovendo l’imprenditore dimostrare di averli effettivamente sostenuti: tale prova, tuttavia, non può essere fornita esclusivamente mediante le annotazioni del libro giornale, in quanto le stesse, per un verso, non fanno fede della veridicità dei dati in esso esposti e, per un altro, non costituiscono prova a favore dell’imprenditore ai sensi dell’art. 2709 c.c.» (Cass. n. 18401 del 12/07/2018).
4.1. Il giudice di appello, ritenendo l’effettività dei costi sostenuti dimostrata in ragione della loro mera annotazione nelle scritture contabili interne dell’impresa, e nella specie nei mastrini di cassa, a maggior ragione questionabili in quanto unica documentazione di movimenti effettuati in contanti e non tramite mezzi di pagamenti tracciabili, non si è pertanto conformato al richiamato principio.

Risulta di conseguenza assorbito il secondo motivo di ricorso, con il quale, con riferimento all’art. 360, comma 1, n. 3 cod. proc. civ., si denuncia la «Violazione dell’art. 25, 5° c. L. n. 133/99»

In conclusione, il ricorso va accolto nei termini di cui in motivazione e la sentenza impugnata va cassata con rinvio alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Puglia affinché, in diversa composizione, proceda a nuovo e motivato esame nel rispetto dei principi sopra illustrati, nonché provveda alle spese del giudizio di legittimità.

P.Q.M.

La Corte accoglie il ricorso nei termini di cui in motivazione, cassa la sentenza impugnata, nei limiti del motivo accolto, e rinvia alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Puglia affinché, in diversa composizione, proceda a nuovo e motivato esame nonché provveda alle spese del giudizio di legittimità.

Così deciso in Roma, l’11/09/2024.

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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