Copia documenti: quando fa piena prova nel processo?

La Corte di Cassazione accoglie il ricorso di un contribuente, stabilendo che la copia documenti prodotta in giudizio ha valore di prova se la controparte non la contesta in modo specifico e tempestivo. I giudici di merito avevano errato nel ritenerla inefficace solo perché non era l’originale, senza verificare l’esistenza di un formale disconoscimento da parte dell’Agenzia delle Entrate. La sentenza chiarisce i requisiti per un valido disconoscimento della conformità all’originale.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 9 gennaio 2026 in Diritto Tributario, Giurisprudenza Tributaria

Copia Documenti: La Cassazione Stabilisce le Regole per la Prova nel Processo

L’ordinanza n. 29226/2024 della Corte di Cassazione offre un importante chiarimento sul valore probatorio della copia documenti nel processo tributario. In un mondo sempre più digitalizzato, la distinzione tra originale e copia assume contorni giuridici precisi, la cui violazione può determinare l’esito di una controversia. Questa decisione sottolinea che una copia non può essere svalutata a priori, ma acquisisce piena efficacia probatoria se la controparte non la contesta secondo regole ben definite.

I Fatti del Caso

La vicenda nasce da un avviso di accertamento notificato a un socio di una società in nome collettivo. L’Agenzia delle Entrate contestava l’indeducibilità di alcuni costi derivanti da operazioni ritenute soggettivamente inesistenti, sostenendo che la società fornitrice fosse una mera “scatola vuota”, priva di organizzazione e capacità di eseguire le prestazioni fatturate.

Il contribuente impugnava l’atto, ma sia la Commissione Tributaria Provinciale che quella Regionale respingevano il suo ricorso. Il motivo? Secondo i giudici di merito, il contribuente non aveva fornito la prova dell’effettività delle operazioni, limitandosi a produrre copie di contratti, assegni ed estratti conto, senza depositare i documenti originali. La Commissione Regionale, in particolare, riteneva “irrituale” la riserva del contribuente di depositare gli originali in udienza, considerandola una violazione dei termini di legge.

Il Valore della Copia Documenti secondo la Cassazione

Contro la decisione di secondo grado, il contribuente proponeva ricorso in Cassazione, lamentando la violazione delle norme sul valore probatorio delle riproduzioni meccaniche (art. 2719 c.c.).

La Suprema Corte ha accolto il ricorso, ribaltando la prospettiva dei giudici di merito. Il punto centrale non era la deducibilità dei costi, ma una questione procedurale preliminare: il valore della copia documenti prodotta in giudizio. La Corte ha affermato un principio fondamentale: una copia fotostatica ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, a meno che la sua conformità non venga formalmente e specificamente contestata dalla parte contro cui è prodotta.

Le Regole per un Valido Disconoscimento

La Cassazione ha chiarito che il disconoscimento non può essere generico o basato su clausole di stile. Per essere efficace, la contestazione deve rispettare due requisiti:

1. Tempestività: Deve avvenire nella prima udienza o nella prima risposta successiva alla produzione del documento.
2. Specificità: Deve indicare in modo chiaro e univoco sia il documento contestato sia gli aspetti specifici per cui si ritiene che la copia differisca dall’originale.

Se manca un disconoscimento con queste caratteristiche, la copia assume lo stesso valore dell’originale. Anche in caso di contestazione formale, il giudice non è bloccato: può comunque accertare la conformità della copia all’originale attraverso altri mezzi di prova, incluse le presunzioni.

Le Motivazioni

La ratio decidendi della Corte si fonda sulla necessità di garantire un corretto svolgimento del processo e di non gravare le parti di oneri probatori eccessivi. I giudici di legittimità hanno ritenuto che la Commissione Tributaria Regionale avesse commesso un errore di diritto nel considerare i documenti prodotti come “informali” e la riserva di deposito degli originali come “irrituale”, senza prima verificare se l’Agenzia delle Entrate avesse sollevato una contestazione formale, specifica e tempestiva.

In sostanza, il giudice di merito avrebbe dovuto prima accertare l’esistenza di un valido disconoscimento e solo dopo, eventualmente, valutare le conseguenze sul piano probatorio. Svalutare a priori la documentazione solo perché in copia ha costituito una violazione delle regole processuali sulla prova documentale.

Le Conclusioni

Questa ordinanza ha importanti implicazioni pratiche. Stabilisce che la produzione di una copia documenti è una prassi pienamente legittima nel processo. La parte che intende contestarne il valore deve attivarsi immediatamente e in modo circostanziato. Un atteggiamento passivo o una contestazione generica non sono sufficienti a privare la copia della sua efficacia probatoria. La Corte ha quindi cassato la sentenza impugnata, rinviando la causa alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado, che dovrà riesaminare il caso applicando i corretti principi sul valore probatorio delle copie e sulle modalità del loro disconoscimento.

Una copia di un documento ha lo stesso valore probatorio dell’originale in un processo?
Sì, secondo la Corte di Cassazione, una copia fotostatica ha la stessa efficacia probatoria dell’originale, a condizione che la parte contro cui è prodotta non ne disconosca espressamente e specificamente la conformità.

Come si deve contestare la conformità di una copia documenti all’originale?
La contestazione (disconoscimento) deve essere tempestiva, ovvero avvenire nella prima difesa o udienza successiva alla produzione del documento. Inoltre, deve essere specifica, indicando chiaramente quali aspetti della copia si presume non siano conformi all’originale. Non sono sufficienti contestazioni generiche o formule di stile.

Cosa succede se una parte non contesta una copia o lo fa in modo generico?
Se il disconoscimento manca, è tardivo o è generico, la copia si considera come pienamente conforme all’originale e acquisisce lo stesso valore probatorio. Il giudice non può svalutarla d’ufficio solo perché non è l’originale.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. 5 Num. 29226 Anno 2024

Civile Ord. Sez. 5 Num. 29226 Anno 2024

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: NOME

Data pubblicazione: 12/11/2024

Irpef

ORDINANZA

sul ricorso iscritto al n. 23854/2016 R.G. proposto da:

NOME, rappresentato e difeso, come da procura a margine del ricorso, dall’AVV_NOTAIO e dall’AVV_NOTAIO, elettivamente domiciliati presso l’AVV_NOTAIO, in Roma alla INDIRIZZO;

-ricorrente –

contro

RAGIONE_SOCIALE, in persona del Direttore pro tempore , rappresentata e difesa dall’Avvocatura Generale dello Stato e presso la stessa domiciliata in Roma alla INDIRIZZO;

-resistente – avverso la sentenza della Commissione tributaria regionale della Campania, n. 2024/2016, depositata in data 4/03/2016, non notificata;

udita la relazione della causa nell ‘ adunanza camerale del l’ 11/09/2024 tenuta dal AVV_NOTAIO NOME COGNOME.

RILEVATO CHE

NOME COGNOME proponeva ricorso contro l’avviso di accertamento di maggiore reddito imponibile a fini Irpef per l’ anno di imposta 2007, derivante dall’accertamento nei confronti della società RAGIONE_SOCIALE di NOME COGNOME, di cui era socio al 50%, alla quale era stata contestata la indeducibilità dei costi sopportati nei confronti della RAGIONE_SOCIALE, società priva di qualsiasi organizzazione e non in grado di svolgere le prestazioni di cui alle fatture emesse, ritenendo quindi le operazioni soggettivamente inesistenti.
La Commissione tributaria provinciale di Napoli rigettava il ricorso, evidenziando l ‘ irrilevanza, al fine di comprovare l ‘ effettività dei rapporti, dei soli contratti e degli assegni bancari, ritenendo necessaria la produzione degli estratti conto bancari, rilasciati in copia conforme dall’istituto di credito.

La Commissione tributaria regionale della Campania rigettava l’appello del contribuente, evidenziando, in particolare, che la società aveva definito la lite in base alla l. n. 289 del 2002 ma che ciò non impediva al socio di coltivare il giudizio; condivideva la valutazione dei giudici di primo grado secondo la quale l ‘ effettività RAGIONE_SOCIALE prestazioni dovesse essere dimostrata mediante la produzione dell’originale dei documenti e anche d egli estratti conto bancari, essendosi il contribuente irritualmente riservato il deposito degli estratti conto in udienza, ciò in violazione dei termini di legge.
Contro tale decisione propone ricorso NOME COGNOME in base ad un motivo.

L’RAGIONE_SOCIALE ha depositato atto di costituzione al fine di partecipare all’eventuale udienza di discussione.

La causa è stata fissata per l’adunanza camerale dell’ 11/09/2024.

CONSIDERATO CHE

Con l’unico motivo, proposto ai sensi dell’art. 360, primo comma, n. 3) cod. proc. civ., si deduce violazione e falsa applicazione dell’art. 14, comma 4bis , della l. n. 537 del 1993 e dell’ art. 2719 cod. civ ., anche in relazione all’art. 212 cod. proc. civ., lamentando che in tema di operazioni soggettivamente inesistenti non sia preclusa la deducibilità dei costi, in assenza di sentenza penale, ove essi siano inerenti, certi, effettivi e determinati o determinabili; deduce inoltre che l’ufficio non aveva mai contestato o disconosciuto la conformità dei documenti depositati agli originali, originali che peraltro erano stati depositati nel giudizio relativo all’altro socio , NOME COGNOME, risoltosi in suo favore, e che quindi egli si era riservato di depositare.
Occorre premettere che la società ha definito in via agevolata il relativo contenzioso e l’altro socio ha ottenuto sentenza favorevole dalla CTR della Campania.

2. Il motivo è fondato nei termini che seguono.

Secondo costante giurisprudenza di questa Corte (Cass . 05/04/2022, n. 11020; Cass. 30/10/2013, n. 24426; Cass . 20/06/2012, n. 10167), in tema di imposte sui redditi, a norma dell’art. 14, comma 4bis , della legge 24/12/1993, n. 537, nella formulazione introdotta con l’art. 8, comma primo, d.l. 2/03/2012, n. 16, sono deducibili per l’acquirente dei beni i costi RAGIONE_SOCIALE operazioni soggettivamente inesistenti, se non utilizzati per il reato, salvo che si tratti di costi che, a norma del d.P.R. 22/12/1986, n. 917, siano in contrasto con i principi di effettività, inerenza, competenza, certezza, determinatezza o determinabilità.
La ratio decidendi della CTR non si fonda sulla previsione indicata ma sulla circostanza che i documenti prodotti dal contribuente

(contratti, mezzi di pagamento, estratti conto bancari) fossero  informali  non essendo stato fatto deposito degli originali.

Sul punto questa Corte ha affermato che in caso di produzione in giudizio di una copia fotografica di scrittura, così come – più in generale – di una riproduzione meccanica, il disconoscimento di conformità previsto rispettivamente dagli artt. 2719 e 2712 cod.civ. deve aver luogo nella prima udienza o nella prima risposta successiva alla produzione, valendo il medesimo onere di tempestività previsto dall’art. 157, secondo comma, cod. proc. civ. con riferimento al rilievo del difetto di un requisito di forma-contenuto dell’atto processuale stabilito nell’interesse della parte (Cass. 24/02/2023, n. 5755; Cass. 16/01/2018, n. 882).
In secondo luogo, il disconoscimento RAGIONE_SOCIALE copie fotostatiche di scritture prodotte in giudizio, ai sensi dell’art. 2719 cod. civ., impone che, pur senza vincoli di forma, la contestazione della conformità RAGIONE_SOCIALE stesse all’originale venga compiuta, a pena di inefficacia, mediante una dichiarazione che evidenzi in modo chiaro ed univoco sia il documento che si intende contestare, sia gli aspetti differenziali di quello prodotto rispetto all’originale, non essendo invece sufficienti né il ricorso a clausole di stile né generiche asserzioni (Cass. 20/06/2019, n. 16557; Cass. 25/05/2021, n. 14279).
Infine, questa Corte ha anche affermato che in tema di prova documentale, il disconoscimento, ai sensi dell’art. 2719 cod. civ., della conformità tra una scrittura privata e la copia fotostatica, prodotta in giudizio non ha gli stessi effetti di quello della scrittura privata, previsto dall’art. 215, primo comma, n. 2, cod. proc. civ., in quanto, mentre quest’ultimo, in mancanza di verificazione, preclude l’utilizzabilità della scrittura, la contestazione di cui all’art. 2719 cod. civ. non impedisce al giudice di accertare la conformità della copia all’originale anche mediante altri mezzi di prova, comprese le
presunzioni (Cass. 18/01/2022, n. 1324; Cass. 26/10/2020, n. 23426; Cass. 23/05/2018, n. 12737; Cass. 17/02/2015, n. 3122; Cass. 4/03/2004, n. 4395). La contestazione di conformità innesca, pertanto, il potere dovere del giudice del merito di valutare (anche per mezzo di presunzioni) se la copia prodotta abbia efficacia rappresentativa dei fatti indicati.

A tali principi non si è attenuta la CTR nel ritenere, senza indagare se vi fosse espresso e specifico disconoscimento, genericamente informali i documenti prodotti e irrituale la riserva di depositare gli originali (peraltro posti a base del ricorso dell’altro socio, accolto da altra sezione della CTR).

Pertanto il ricorso va accolto; la sentenza va cassata con rinvio alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Campania, in diversa composizione, cui è demandato di provvedere sulle spese del giudizio di legittimità.

P.Q.M.

accoglie il ricorso; cassa la sentenza impugnata e rinvia alla Corte di giustizia tributaria di secondo grado della Campania, in diversa composizione, cui demanda di provvedere sulle spese del giudizio di legittimità.

Così deciso in Roma, il 11 settembre 2024.

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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