Rimborso spese: esclusione da contributi e analisi

La Corte di Cassazione, con una recente ordinanza, ha stabilito che il rimborso spese non documentabili per le trasferte è escluso dalla base imponibile previdenziale solo se le spese, pur senza ricevuta, sono elencate in modo analitico. Il caso riguardava la contestazione da parte degli enti previdenziali a una società per aver erogato tali rimborsi senza assoggettarli a contribuzione. La Corte ha chiarito che la legge richiede una specificazione dettagliata delle spese per giustificarne l’esclusione, annullando la decisione di merito che aveva ritenuto sufficiente il solo rispetto del limite di spesa giornaliero.

A cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO - Avvocato

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Pubblicato il 28 settembre 2025 in Diritto del Lavoro, Giurisprudenza Civile

Rimborso spese non documentabili: quando è esente da contributi?

La gestione delle trasferte dei dipendenti e il relativo rimborso delle spese rappresentano un aspetto cruciale per ogni azienda. Una recente ordinanza della Corte di Cassazione ha fornito un chiarimento fondamentale sul trattamento fiscale e contributivo del rimborso spese non documentabili, stabilendo principi rigorosi per la sua esclusione dalla base imponibile. Questa decisione ha importanti implicazioni pratiche sia per i datori di lavoro che per i lavoratori.

I Fatti del Caso

Il caso trae origine da un avviso di addebito emesso da due enti previdenziali nei confronti di una società. Gli enti contestavano alla società di aver erogato a un suo dipendente somme a titolo di ‘rimborso di spese non documentabili’ senza assoggettarle alla contribuzione previdenziale. Secondo gli istituti, tali somme avrebbero dovuto essere incluse nella retribuzione imponibile.

La società e il suo legale rappresentante si sono opposti a tale pretesa. La Corte di Appello, in un primo momento, ha dato loro ragione, annullando l’avviso di addebito. Secondo i giudici di merito, la normativa applicabile (l’art. 51, comma 5, del Testo Unico delle Imposte sui Redditi) doveva essere interpretata nel senso di escludere dalla base imponibile i rimborsi per ‘altre spese anche non documentabili’, purché entro un certo limite giornaliero, senza la necessità che tali spese fossero specificate analiticamente.

La questione giuridica e il ricorso in Cassazione

Contro la decisione della Corte di Appello, gli enti previdenziali hanno proposto ricorso in Cassazione. La questione centrale sottoposta alla Suprema Corte era la seguente: per beneficiare dell’esenzione contributiva, è sufficiente che il rimborso spese non documentabili rispetti il tetto massimo di spesa giornaliero previsto dalla legge, oppure è necessario che tali spese siano comunque elencate in modo dettagliato e specifico (‘analitico’)?

Gli enti sostenevano che l’interpretazione corretta della norma richiedesse necessariamente una specificazione analitica delle spese, anche se non supportata da documenti giustificativi (come scontrini o ricevute). L’assenza di tale dettaglio, a loro avviso, trasformava il rimborso in una mera erogazione forfettaria, da includere a pieno titolo nella base imponibile.

Le Motivazioni della Sentenza

La Corte di Cassazione ha accolto i ricorsi degli enti previdenziali, ribaltando la decisione della Corte di Appello. La Suprema Corte ha fornito una rigorosa interpretazione dell’art. 51, comma 5, del d.P.R. 917/1986.

Il Collegio ha spiegato che la norma distingue nettamente due regimi per le trasferte:
1. Indennità forfettaria: una somma fissa giornaliera che concorre a formare il reddito per la parte che eccede determinati limiti.
2. Rimborso analitico: il rimborso di spese specifiche sostenute dal dipendente. In questo caso, la legge esclude dalla base imponibile i rimborsi di spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentate, nonché i ‘rimborsi di altre spese, anche non documentabili’, fino a un importo massimo giornaliero.

Il punto cruciale, secondo la Corte, risiede nell’incipit della norma che regola questa seconda ipotesi: ‘In caso di rimborso analitico delle spese…’. Questa espressione governa l’intero periodo. Pertanto, anche le ‘altre spese non documentabili’ (come piccole mance, caffè, giornali) devono rientrare in un contesto di rimborso analitico. Ciò significa che, sebbene non sia richiesta una prova documentale, è indispensabile che il lavoratore fornisca un elenco dettagliato e specifico delle spese sostenute. L’esposizione analitica è funzionale al controllo e alla verifica dell’effettività della spesa, distinguendola da un’erogazione liberale o da una retribuzione mascherata.

Conclusioni: Implicazioni Pratiche per Aziende e Lavoratori

La decisione della Cassazione ha conseguenze dirette e significative per la gestione amministrativa delle trasferte. Per escludere legittimamente il rimborso spese non documentabili dalla base contributiva e fiscale, non è più sufficiente erogare una somma entro i limiti di legge. È necessario che l’azienda adotti una procedura che preveda la compilazione, da parte del dipendente, di una nota spese dettagliata che elenchi specificamente ogni singola spesa sostenuta, anche quelle di modico importo per le quali non è disponibile una pezza giustificativa. Questa pronuncia impone un maggior rigore amministrativo ma offre una maggiore certezza giuridica, riducendo il rischio di contenziosi con gli enti previdenziali e l’amministrazione finanziaria.

I rimborsi per piccole spese di trasferta senza scontrino sono sempre esenti da contributi?
No. Secondo la Corte di Cassazione, sono esenti solo se, pur in assenza di documenti, vengono elencate in una nota spese dettagliata e analitica che ne giustifichi la natura.

Cosa si intende per ‘rimborso analitico’ di spese non documentabili?
Significa che il lavoratore deve fornire al datore di lavoro un elenco specifico di tutte le piccole spese sostenute durante la trasferta per le quali chiede il rimborso (es. caffè, giornale, mance), anche se per queste non possiede uno scontrino o una ricevuta.

Qual è la differenza tra l’indennità di trasferta forfettaria e il rimborso analitico?
L’indennità forfettaria è una somma fissa giornaliera riconosciuta al lavoratore, che concorre a formare il reddito sopra una certa soglia. Il rimborso analitico, invece, copre le spese effettivamente sostenute e specificate dal lavoratore, ed è esente da contributi e imposte entro i limiti e alle condizioni previste dalla legge, inclusa la necessità di un elenco dettagliato per le spese non documentabili.

Testo del provvedimento

Ordinanza di Cassazione Civile Sez. L Num. 15053 Anno 2025

Civile Ord. Sez. L Num. 15053 Anno 2025

Presidente: COGNOME NOME

Relatore: COGNOME

Data pubblicazione: 05/06/2025

ORDINANZA

sul ricorso 29194-2019 proposto da:

RAGIONE_SOCIALE in persona del suo Presidente e legale rappresentante pro tempore, in proprio e quale mandatario della RAGIONE_SOCIALE elettivamente domiciliati in ROMA, INDIRIZZO presso l’Avvocatura Centrale dell’Istituto, rappresentati e difesi dagli avvocati NOME COGNOME NOME COGNOME NOME COGNOME, NOME COGNOME;

– ricorrente –

contro

COGNOME in proprio ed in qualità di legale rappresentante pro tempore della RAGIONE_SOCIALE, elettivamente domiciliati in ROMA, INDIRIZZO presso lo studio dell’avvocato COGNOME che li rappresenta e difende unitamente all’avvocato NOME COGNOME;

Oggetto

Art 51, comma

5, d.P.R. 917/86

Rimborsi spese

R.G.N. 29194/2019

COGNOME

Rep.

Ud. 12/03/2025

– controricorrente –

nonché contro

I.N.A.I.L. – ISTITUTO NAZIONALE PER L’ASSICURAZIONE CONTRO GLI INFORTUNI SUL LAVORO;

– intimato –

e sul RICORSO SUCCESSIVO SENZA N.R.G. proposto da:

RAGIONE_SOCIALE – ISTITUTO NAZIONALE PER L’ASSICURAZIONE CONTRO RAGIONE_SOCIALE, in persona del legale rappresentante pro tempore, elettivamente domiciliato in ROMA, INDIRIZZO presso lo studio degli avvocati NOME COGNOME, COGNOME, che lo rappresentano e difendono;

– ricorrente successivo –

contro

– controricorrente al ricorso successivo nonché contro

RAGIONE_SOCIALE in persona del suo Presidente e legale rappresentante pro tempore, in proprio e quale mandatario della RAGIONE_SOCIALE

– intimato – avverso la sentenza n. 597/2019 della CORTE D’APPELLO di TORINO, depositata il 18/07/2019 R.G.N. 159/2018; udita la relazione della causa svolta nella camera di consiglio del

12/03/2025 dalla Consigliera Dott. NOME COGNOME

RILEVATO CHE:

La Corte di appello di Torino, in parziale accoglimento dell’appello proposto da NOME COGNOME ha «annulla(to) l’avviso di addebito Inps opposto e dichiara(to) illegittima la variazione Pat Inail».

1.1. In discussione, per quanto solo rileva in questa sede, la corresponsione di somme a titolo di «rimborso di spese non documentabili», ai fini della riconduzione nella base imponibile previdenziale, la Corte territoriale ha ritenuto che l’ art. 51, comma 5, d.P.R. n. 917 del 1987 ( ex art.48 TUIR) dovesse interpretarsi nel senso di escludere, dal calcolo della retribuzione imponibile, le somme erogate a titolo di «rimborsi altre spese anche non documentabili» nei limiti di 30.000 lire giornaliere anche se «non analitiche».
Avverso la decisione, ha proposto ricorso principale l’INPS, con un unico motivo. L ‘INAIL ha depositato un ricorso successivo (che è quindi da considerare incidentale) articolato sempre in un unico motivo. NOME COGNOME ha resistito, ad entrambi i ricorsi, con controricorso.

CONSIDERATO CHE:

Con i ricorsi, principale e incidentale, gli Enti in epigrafe hanno denunciato la violazione dell’art. 51 , comma 5, d.P.R. n. 917 del 1987 ( ex art.48). Assumono che l’interpretazione della norma offerta dalla Corte di appello non è corretta. Secondo gli Istituti, per escludere dalla base retributiva imponibile le somme erogate per «piccole spese non documentabili»,

sostenute in occasione di trasferte, è necessario che le spese siano «analitiche» e cioè nel dettaglio specificate.

3.1. I ricorsi sono fondati.

3.2. L’art. 51, comma 5, d.P.R. n. 917 del 1986, nella formulazione ratione temporis applicabile, dispone che: «Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente Lire 90.000 al giorno, elevate a Lire 150.000 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di Lire 30.000, elevate a Lire 50.000 per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito».
3.3. Nell’esaminare la disposizione in oggetto, la Corte (in ultimo, Cass. nr. 1500 del 2025) ha osservato che «le somme erogate a titolo di indennità di trasferta non sono sempre esenti da contribuzione perché concorrono a formare reddito. In particolare: a) se si tratta di trasferta nell’ambito del territorio comunale, esse concorrono a formare reddito,

tranne per quanto attiene alle spese di trasporto comprovate; b) le trasferte al di fuori del comune concorrono a formare il reddito sopra le 90.000 Lire o le 150.000 Lire giornaliere a seconda che siano trasferte entro il territorio italiano o all’estero; c) se si tratta di rimborso «analitico» di spese vive (vitto, alloggio, etc.), i rimborsi concorrono comunque a formare il reddito oltre le 30.000 Lire o 50.000 Lire giornaliere, a seconda che siano trasferte entro il territorio nazionale o all’estero».
3.4. Nella fattispecie concreta, come innanzi esposto, si controverte unicamente di «rimborsi spese non documentabili». La lite verte sulla necessità o meno che le stesse siano analitiche.

3.5. A fronte della tesi proposta dagli Enti che subordina il beneficio del l’esenzione d ai contributi/premi al fatto che i rimborsi riguardino spese dettagliate e specificate (anche se non dimostrabili), vi è la tesi della parte privata, accolta nella sentenza impugnata, che reputa irragionevole la necessità di una specifica descrizione delle «piccole spese» ove per queste non sia poi necessaria alcuna dimostrazione.

3.6. Osserva il Collegio che, suggestiva la tesi in ultimo esposta, la lettera della legge e la sua ratio orientano sicuramente per la rigorosa ricostruzione suggerita dalle parti ricorrenti.

3.7. Come si ricava dal testo normativo, il regime della trasferta, complessivamente disciplinato dall’art. 51, co mma 5, cit., distingue le spese ‘ effettivamente ‘ sostenute dal dipendente (che solo qui rilevano e sono disciplinate dalla seconda parte del comma 5) da quelle che, invece, sono riconosciute in via forfettaria (prima parte del comma 5),

attraverso la corresponsione di una provvista di denaro in cifra fissa.

3.8. Le prime -perché si realizzi la condizione del rimborso con esclusione dalla retribuzione imponibile nei limiti di leggedevono essere analitiche, a prescindere dalla possibilità di una loro dimostrazione. Da un punto di vista lessicale, la norma, infatti, nella parte in cui le regolamenta, è sorretta da un incipit («In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, .») che informa tutto il resto del periodo. Da un punto di vista sistematico, l ‘esposizione analitica delle spese sostenute è sempre funzionale al controllo e alla giustificazione delle stesse; in definitiva, alla effettività della spesa.
A tali principi non si è, invece, conformata la sentenza impugnata. La pronuncia va dunque cassata con rinvio alla Corte di appello di Torino che, in diversa composizione, si atterrà alle superiori indicazioni e regolerà anche le spese del giudizio di legittimità.

PQM

La Corte accoglie i ricorsi e rinvia, anche per le spese, alla Corte di Appello di Torino, in diversa composizione.

Così deciso in Roma, nell’adunanza camerale, il 12 marzo 2025.

La Presidente NOME COGNOME

La selezione delle sentenze e la raccolta delle massime di giurisprudenza è a cura di Carmine Paul Alexander TEDESCO, Avvocato a Milano, Pesaro e Benevento.

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