Il caso della stipula atti a distanza durante la pandemia
Durante l’emergenza sanitaria da COVID-19, un notaio ha adottato particolari modalità organizzative nello svolgimento della propria attività professionale. Il professionista ha effettuato la stipula atti a distanza avvalendosi di strumenti di collegamento audiovisivo. In concreto, Il Notaio si collegava in videoconferenza con i clienti da remoto, mentre i dipendenti dello studio raccoglievano fisicamente le firme delle parti. Contemporaneamente, Il Notaio non ha inviato al Consiglio Notarile la documentazione e i dati repertoriali richiesti per la vigilanza.
Il Consiglio Notarile ha avviato un procedimento disciplinare nei confronti del professionista. L’organo di controllo ha contestato la mancata trasmissione dei documenti e l’esercizio della professione senza la presenza fisica del pubblico ufficiale. Il procedimento si è concluso con la sanzione della censura e con una sanzione pecuniaria di quindicimila euro.
Il Notaio ha impugnato la decisione sostenendo che le norme emergenziali per la tutela della salute giustificassero l’uso delle tecnologie audiovisive. Inoltre, il professionista ha eccepito la tardività della contestazione disciplinare, avviata dopo otto mesi dall’acquisizione delle notizie, e ha richiamato esigenze di riservatezza dei clienti.
L’obbligo di collaborazione con l’organo di controllo
I giudici di merito hanno confermato integralmente il provvedimento sanzionatorio. La Corte d’Appello ha chiarito che il termine per promuovere l’azione disciplinare ha natura ordinatoria (cioè indica un orientamento temporale e non comporta la decadenza del procedimento). Il tempo impiegato per completare gli accertamenti è stato ritenuto del tutto congruo, specialmente nel contesto dell’emergenza pandemica.
Riguardo al mancato invio degli atti, i giudici hanno ribadito che l’obbligo di collaborazione con Il Consiglio Notarile ha carattere generale e inderogabile. Il professionista non può rifiutare la trasmissione di documenti o rinviarla unilateralmente. Le norme sulla riservatezza dei dati personali non possono essere opposte a un organismo pubblico che esercita funzioni istituzionali di vigilanza.
Le motivazioni della decisione sulla stipula atti a distanza
La vicenda è giunta dinanzi alla Corte di Cassazione, che ha rigettato il ricorso del professionista. La Suprema Corte ha confermato la validità delle motivazioni adottate nei precedenti gradi di giudizio.
I giudici di legittimità hanno stabilito che l’ordinamento impone al notaio di svolgere personalmente e in presenza fisica tutte le attività essenziali della stipula. Il pubblico ufficiale deve accertare di persona la volontà delle parti e assistere direttamente alla raccolta delle sottoscrizioni. Questa prestazione personale non può essere sostituita dall’intervento dei collaboratori né dall’uso di monitor o videoconferenze.
La Cassazione ha chiarito che la normativa emergenziale del 2020 non ha introdotto alcuna deroga ai doveri fondamentali previsti dalla legge notarile. Le disposizioni sul contenimento del contagio raccomandavano l’adozione di protocolli di sicurezza e il distanziamento interpersonale. Tuttavia, tali norme non autorizzavano il professionista ad assentarsi dallo studio o a delegare ai dipendenti le fasi centrali dell’atto.
Le conclusioni: la presenza fisica del professionista resta fondamentale
Con questa sentenza, la Suprema Corte ha riaffermato l’impossibilità di derogare all’obbligo di presenza fisica per il notaio, anche durante situazioni di emergenza sanitaria. L’uso delle piattaforme telematiche per la redazione di determinati atti è stato autorizzato dal legislatore solo in epoca successiva e per fattispecie tassativamente individuate.
La decisione evidenzia due principi fondamentali per il settore professionale. Da un lato, i termini interni dei procedimenti disciplinari non causano l’annullamento della sanzione se non arrecano un effettivo pregiudizio alla difesa. Dall’altro, la tutela della salute pubblica deve essere bilanciata con il rispetto dei doveri deontologici, senza ricorrere a soluzioni organizzative autonome non previste dalla legge.
Il Notaio è stato condannato al pagamento delle spese di giudizio. La condotta di stipula a distanza senza presenza fisica costituisce una violazione disciplinare non occasionale e lesiva del decoro professionale.
Il notaio può effettuare la stipula di un atto tramite videoconferenza?
Di regola no. Il notaio deve essere presente di persona e accertare direttamente la volontà delle parti, salvo i casi specificamente autorizzati dalla legge per particolari atti societari.
L’emergenza sanitaria giustificava la deroga alla presenza fisica del notaio?
No. La normativa emergenziale ha introdotto misure di sicurezza e distanziamento, ma non ha autorizzato la sostituzione della presenza fisica con strumenti audiovisivi a distanza.
Il notaio può opporre motivi di privacy all’organo di controllo che richiede gli atti?
No. L’obbligo di trasmissione dei documenti al Consiglio Notarile risponde a una funzione pubblica di vigilanza e non è limitato dalle norme sulla tutela dei dati personali.